Il existe une grande variété de terme pour définir ce qu’est le workflow. Nous n’en citerons que deux, une définissant ce que sont les logiciels de Workflow, et l’autre définissant ce que sont les procédures de mise en œuvre des Workflow.
Définitions de la gestion en Workflow
Pour simplifier, la gestion en Workflow est le fait de pouvoir enchaîner, de manière automatique, des successions de tâches réparties entre plusieurs utilisateurs.
Les logiciels de Workflow
Ensemble d’outils logiciel qui permettent :
– de structurer les procédures de travail
– de coordonner les charges et les ressources
– de superviser le déroulement et l’enchaînement de ces tâches
Les procédures de Workflow
Tout ensemble de tâches exécutées en parallèle ou en série par au moins deux membres d’un groupe pour atteindre un but commun.
Un exemple : CHRISTIAN a fait l’action 1, alors MARC sait automatiquement qu’il a l’action 2 à réaliser. A tout moment, il peut :
– S’aider de notices d’utilisation
– Ajouter des commentaires
– Ajouter des documents
– Faire avancer le Workflow (passer à l’étape suivante)
– Faire reculer le Workflow s’il identifie un problème (passer à l’étape précédente)
Comment conduire un projet Workflow ?
Il faut avant tout s’appuyer sur un outil et sur une méthodologie. Nous pouvons accompagner votre démarche, soit en formation, soit en outillage : www.intraknow.com
Afin de permettre de bien comprendre et de bien définir les workflow, on trouvera ci après une liste non exhaustive de workflow type que l’on retrouve communément dans les entreprises.
– Demande de congés
– Demande d’investissement
– Réclamation Client
– Demande de formation
– Demande d’intervention
– Démarrage nouveau produit
– Validation de note interne classique
– Validation de note interne sensible
– Remboursement de frais
– Engagement de frais
Mécanique du Workflow
Il s’agit avant tout de formaliser les processus pour les simplifier et les optimiser. Quatre phases sont ainsi obligatoires :
– Schématisation
– Analyse
– Amélioration
– Outillage
Une fois la schématisation et l’optimisation réalisées, une application de type Intranet vous permettra de gérer au quotidien ces WORKFLOW.