La récente crise a permis de mettre en avant des manques importants en terme d’efficacité et d’organisation dans les entreprises de type PME/PMI. Celles ci sont confrontées à des difficultés croissantes d’organisation qui handicapent leur efficacité interne et fait perdre des points cruciaux de compétitivité. La mise en place d’une démarche de capitalisation des connaissances a ainsi pour objectif de répondre à ces nécessités.
Ce dossier est organisé en 3 points :
– Quelle est la problématique
– Quels sont les axes de mise en oeuvre
– Témoignage : un cas d’entreprise PME industrielle (30 personnes) très innovante
Quelle est la problématique
Il existe un nombre croissant d’informations qui circulent entre les collaborateurs :
– de part le contexte concurrentiel mouvant et changeant
– de part les outils mis en oeuvre (mail, veille, réseaux, intranet…)
– de part la culture et les habitudes de fonctionnement
Celles ci sont souvent utiles à l’individu sur le moment (environ 1/3), utiles pour le futur (1/3) mais aussi utiles pour des collaborateurs (1/3).
Les mécanismes et systèmes mis en place dans les entreprises permettent rarement de s’y retrouver avec efficacité :
– informations démultipliées
– informations diffuses
– informations non partagée
– informations partagées mais pas organisées
Il en résulte une perte énorme d’efficacité : suivant les typologies d’organisations, entre 5% (contexte industriel) et 20 % contexte ingénierie ou innovation.
A titre d’exemple, pour une PME de 10 personnes des ingénieurs et techniciens, cela représente un coût annuel compris entre 20.000 et 80.000 euros. La mise en place d’une méthodologie efficace peut ainsi s’avérer stratégique.
Les axes de mise en oeuvre
La gestion et la capitalisation des connaissances (knowledge management), est un mode de gestion systématique des savoirs, des savoir-faire, et de toute information de valeur circulant dans une entreprise. Son but est de :
– structurer les connaissances
– les conserver, les diffuser et les transmettre
– mais aussi les développer
– tout en harmonisant les pratiques internes
Le Knowledge Management est ainsi un véritable processus de valorisation du savoir impliquant certaines catégories clé de l’organisation. Ce processus se décompose en différentes étapes de création, d’enrichissement, de validation, de capitalisation et de diffusion de la connaissance.
Suivant le contexte et la culture de l’organisation, les axes de mise en oeuvre seront les suivants :
– la gestion de la veille
– la gestion de la relation client et fournisseurs
– les expertises métier
– la gestion des projets
– le pilotage des processus
– la gestion des expertises
– …
Il est rare que tous les axes soient traités de concert. Nous traitons en moyenne au moins 3 axes.
La méthode de mise en oeuvre devra intégrer 4 points clé :
– une plateforme collaborative de gestion des connaissances
– des interfaces ergonomiques et évolutives
– une méthodologie identifiée et facile à s’approprier
– un management d’équipe-projet très rapproché
L’objectif de mise en oeuvre sera d’obtenir des premiers résultats en moins de 3 mois !
Cas entreprise industrielle (30 personnes) très innovante
Témoignage de Jean-Louis SALTEL Pdg de SALTEL INDUSTRIES – Synthèse de la conférence organisée par la MEITO à Rennes le 2 juillet 2009
Pour assurer notre développement, nous avions la nécessité de répondre à des besoins contradictoires :
– Partager des informations … mais se protéger pour ne divulguer que ce qui est nécessaire
– Etre créatif et innovants … mais aussi structurer et s’organiser
– Accéder aux connaissances et à l’information facilement … sans alourdir le travail quotidien
– Mettre des méthodes structurantes … tout en permettant une prise en main rapide de celles-ci
Après 3 ans d’utilisation, l’analyse nous montre que cette démarche outillée a été essentielle dans le développement de la société :
– Méthode très structurée par application de standards
– Libère la créativité
– Plus de perte de temps, ne se pose pas la question de savoir ou mettre un document, un compte rendu…
– Simple d’utilisation et rapide pour être formé
Mais c’est aussi un outil essentiel pour le développement des individus
– Cohésion de l’équipe
– Facilité d’intégration des nouveaux entrants
– Permet de mettre de la rigueur dans l’organisation
– Chacun sait se situer, sait ce qu’il doit faire et où il se situe dans un processus formalisé
Il était pour nous indispensable d’en déployer une démarche de management très structurée, et l’approche Intra’Know qui allie outil et méthode pragmatique, nous a permis de nous structurer et d’avoir une organisation aussi performante que celle des leader du secteur.
Pour le management
– Excellent outil d’animation et de suivi des équipes
– Outil structurant
– Gains importants de crédibilité
Pour les collaborateurs
– C’est un outil indispensable qui se laisse vite oublier
– Très demandeurs d’utilisation et d’évolutions
– Ils ne pourraient plus s’en passer !
Et pour finir : des bénéfices indéniables
Grâce à une meilleure gestion du travail collaboratif, une capitalisation et une mobilisation systématique des expériences passées, un partage et une valorisation des meilleures pratiques, le knowledge management représente un véritable soutient pour les entreprises qui se sont lancées dans une politique de management par projets.
Au final, le knowledge management permet d’augmenter le taux de succès, tout en maintenant une réactivité et une efficacité élevée dans le cadre de la gestion de projet.
« Mettre en place le knowledge management, ce n’est pas obligatoire, c’est juste indispensable. »
Mettre en oeuvre : www.intraknow.com
Aller plus loin- http://www.ajila-conseil.com