Un projet est la mise en action rigoureuse de 7 étapes clés.
1- La préparation du projet et l’élaboration d’un dossier de cadrage
2- La sélection des compétences pour réaliser le projet
3- La sélection et la mise en place d’outils qui vont me permettre de collaborer avec mon équipe
4- La définition d’un plan d’action
5- Le pilotage du projet
6- La capitalisation (retour d’expérience, valorisation des connaissances, apprentissage commun etc.)
7- La valorisation de l’équipe
1- Le dossier de cadrage
Idéalement, un projet doit démarrer par une « lettre de mission » correctement formalisée. Force est de constater que ce document est souvent absent ! Il est donc fortement recommandé de structurer un dossier de cadrage en se posant toutes les bonnes questions pour savoir quel(le)s sont :
– Les enjeux
– Les objectifs
– Les indicateurs
– Les opportunités
– Les moyens
– Les rôles
– Les responsabilités
– Les clients internes / externes
– Les compétences à mettre en œuvre
2- Les compétences
Une fois le dossier de cadrage précisé il est indispensable de qualifier les compétences à mettre en œuvre pour constituer l’équipe projet. Attention à ne pas « manquer le coche » et oublier une compétence nécessaire au bon déroulement du projet (et çà arrive souvent !). N’oublier pas qu’une compétence, c’est aussi un homme i.e. quelqu’un avec qui il va falloir travailler tant dans les bons moments que dans les plus pénibles.
3- Les outils
Travailler efficacement en équipe projet signifie avoir préalablement défini les outils, les méthodes et l’environnement collaboratif adéquat.
Cela permet en effet de pouvoir gagner en efficacité au niveau de la planification, de la communication de la traçabilité et de la capitalisation des connaissances. Vous n’allez pas perdre de temps à savoir où se trouve l’info ! Bref, on sait à tout moment qui doit faire quoi pour quand … et c’est bien pratique !
4- La définition du plan d’action
A cette étape vous devez être capable de définir le plan d’actions, le budget associé, les objectifs, les coûts internes et externes du projet. Une traçabilité rigoureuse des actions permettra de pouvoir faire un point rapide à à tout moment et aussi de pouvoir expliquer les écarts à postériori .. surtout pour les projets qui durent plus de 3/6 mois !
5- La pilotage du projet
Prenez soin de régulièrement partager vos objectifs et l’état des réalisations avec votre équipe et vos clients. N’oubliez pas la cible ! Il est fréquent de voir qu’au sein d’une même équipe, les choses peuvent être perçues de manières radicalement opposées. Il va vous falloir répéter. N’oubliez pas non plus le client, même si, parfois, certaines choses sont difficiles à dire.
6- La capitalisation
… Pour ne pas refaire les même erreurs ! Capitaliser c’est transformer le savoir en connaissance partageable ! N’hésitez pas à organiser une réunion bilan de 2 h avec l’équipe projet (les résultats / ce qui a marché / ce qui n’a pas marché) , afin d’en tirer des leçons pour le futur et de les capitaliser.
Cette action est presque systématiquement oubliée dans les entreprises. Et donc il n’est pas rare (70% des cas), de voir se répéter des erreurs déjà commises sur des projets similaires « je vous avais déjà dit ! Ca se passe toujours comme ça ».
Un manager de projet qui ne capitalise pas .. n’est pas un manager.
7- Valoriser le fuit de travail de l’équipe !
S’il est important de capitaliser, il est primordial de valoriser votre équipe. Il es bon de diffuser l’expérience et le savoir-faire résultant d’une réussite commune. Cela permet d’être disponible pour des actions ou des projets plus ambitieux et de montrer sa capacité à manager des projets avec efficacité !
>> Pour en savoir plus : intra’know comme outil de gestion de projet