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Vers les solutions Intranet de management des organisations

Après une première série de solutions Intranet, nous assistons aujourd’hui à une évolution des outils proposés aux PME/PMI. Il ne s’agit ainsi plus de mieux faire circuler l’information mais de contribuer à en améliorer la performance, le pilotage de l’entreprise par des indicateurs et des tableaux de bord adaptés. C’est l’objectif poursuivi par la solution IntraKnow qui a pour objectif de fournir une solution transversale aux problématiques de management d’organisation.

A l’origine de notre plateforme, une étude des besoins auprès de 35 PME/PMI

L’objectif de cette étude, pilotée par le Pôle productique de Nantes Saint Nazaire en 98 et 99 était de répondre à la question suivante : comment les nouvelles technologies allaient pouvoir répondre aux besoins d’amélioration de performance des PME/PMI.

Après rencontre de 35 dirigeants de PME/PMI (toutes entre 50 et 400 personnes – de tous secteurs), les dominantes étaient les suivantes :
– Structurer la connaissance de l’entreprise
– Structurer et diffuser l’information technique avec ses partenaires (client/fournisseurs)
– Optimiser les chantiers en interne (projet – conception – nouveaux produits – stratégie)
– Mettre en place des outils d’amélioration permanente

Avec quelques contraintes intrinsèques : contribuer à obtenir des outils
– Fiables et évolutifs
– Adaptés aux organisations de taille moyenne
– Peu coûteuses, avec un ROI rapide
Ces éléments ont constitués la base du cahier des charges d’IntraKnow

Les évolutions de l’Intranet

Les premières solutions Intranet que l’on trouve sur le marché avaient pour objectif de fournir des outils de communication. On parlait ainsi d’Intranet messagerie ou de portail Intranet comme on parle de portail pour des sites web thématique. Ce qui définissaient bien la volonté d’accès à de l’information généraliste ou dédiée.

Hervé SERIEYX, en décrivant l’entreprise réseau et l’entreprise étendue (voir ouvrages de l’auteur), signifiait simplement que l’entreprise était aujourd’hui au cœur d’un réseau de partenaires (internes ou externes) avec lesquels elle devrait de plus échanger et communique

Les nouvelles solutions (dits Intranet de 3ème génération) s’appuient toujours sur la technologie Intranet, mais permettent de mettre en commun des outils et fonctionnalités permettant d’optimiser les flux. 

L’intégration de ces outils est ainsi totalement transversale et permet de compléter le système d’information d’entreprise (ERP§PGI/GPAO…) de manière très opérationnelle :
– En intégrant une démarché de pilotage des processus
– En structurant la démarche projet
– En développant le management des connaissances
– En faisant évoluer la gestion de la qualité

Quatre exemples concrets de solution transversale

Une démarche de sécurité alimentaire – filière avicole – 10 acteurs industriels
La problématique
La solution
Développer une démarche stratégique avec un comité de pilotage qui évolue et dont les membres sont éloignés.
Une combinaison de modules classiques et des modules VEILLE et PROJET.
 
 
Une démarche de gestion de connaissances – société d’ingénierie – 16 personnes
La problématique
La solution
S’assurer de la pérennité des développements tout en optimisant la réalisation des projets.
Une combinaison de modules classiques et des modules QUALITE, DOCUMENT et PROJET.
 
Une démarche de contrôle de gestion industrielle – négoce de fruits / légumes – 120 personnes
La problématique
La solution
Mettre en œuvre une organisation par processus et initier des méthodes de pilotage de projet.
Une combinaison de modules classiques et des modules PROJET, DOCUMENT et PROCESSUS.
 
Une démarche d’optimisation des services – structure institutionnelle – 70 personnes
La problématique
La solution
Optimiser la réalisation des projets (trop longue et peu efficace), tout en simplifiant les circuits de décision.
Une combinaison de modules classiques et des modules CRM, PROJET et DOCUMENT.

Les fonctionnalités d’une solution Intranet de Management des organisations

Les solutions permettant à la fois de rationaliser les flux logiques (information, documentation, action) tout en développant des pratiques innovantes de conduite du changement sont aujourd’hui peu nombreuses. Nous vous proposons, à l’aide d’une plateforme Intranet / Extranet, de développer ces pratiques en vous appuyant sur les fonctionnalités suivantes qui vont permettre à vos collaborateurs, partenaires ou clients de développer une véritable dynamique d’amélioration continue :
– pour optimiser le pilotage
– pour optimiser les flux et les processus
– pour optimiser votre organisation

Exemple : un Intranet PROJET

Vous n’arrivez pas à coordonner les actions de vos équipes projet ? Nous vous permettons de développer une véritable dynamique de management de projet tout en capitalisant la connaissance interne permettant d’en améliorer l’efficacité à long terme. 

Quelques fonctionnalités :
– Gestion de projet
– Planification des actions
– Compte-rendu et bilans
– Suivi et contrôle d’avancement
– Gestion documentaire projet
– Visualisation de type GANTT

Exemple : un Intranet QUALITE

La gestion de la qualité est de plus en plus difficile à assurer ? Nous vous permettons de développer l’efficacité des équipes opérationnelles en vous appuyant sur les méthodes et pratiques utilisées quotidiennement par les équipes qualité. 

Quelques fonctionnalités :
– Gestion des non-conformités
– Gestion des documents normatifs
– Organisation de la métrologie
– Gestion de maintenance
– Gestion de projet et des plans d’actions
– Tableaux de bord qualité

Les avantages stratégiques d’une telle solution

Quelles améliorations en attendre ?
Les améliorations sont multiples. On peut citer par exemple :
– L’amélioration de la productivité et de l’efficacité de vos collaborateurs
– Une meilleure utilisation des méthodes : veille, management de projet, partage…
– Le développement des échanges internes et donc de la transversalité
– Une qualification du management : projet – suivi – connaissance – processus – tableaux de bord …

Des avantages indéniables
– Une vision transversale et non verticale
– Une prise en main en interne rapide
– De réduire le coût de vos projets
– Une démarche d’optimisation permanente
– D’accélérer leur conduite opérationnelle
– Un retour sur investissement de 6 mois
– D’améliorer leur visibilité et leur pilotage
– Une capitalisation de la connaissance interne 

La particularité de la solution IntraKnow
La solution que nous vous proposons est soutenue par la Région Bretagne et l’Anvar (développement de la performance des PME/PMI) :
– Une approche pragmatique et une connaissance approfondie du management des organisations
– Une plateforme très évolutive (d’un point de vue matériel et fonctionnel)
– Une solution simple d’utilisation, rapide à mettre en oeuvre et à paramétrer
– Une intégration itérative (chaque module est autonome et peut être ajouté à tout moment)

Aller plus loin- http://www.ajila-conseil.com