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DOSSIER – Les points clé du choix de Progiciel de Gestion (PGI et GPAO)

Le choix d’un progiciel de gestion n’est pas simple. Ce document permet d’identifier les éléments principaux à mettre en oeuvre dans le choix d’un Progiciel de Gestion (PGI ou GPAO). Il n’a pas pour objectif d’être exhaustif. Par contre, il met en avant les axes essentiels de la démarche (ERP, PGI, GPAO, informatique, système).

La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.

Avant toute chose : Créer un groupe projet interne

Même si vous faites appel à un cabinet spécialisé qui va vous accompagner dans cette démarche stratégique, un groupe de travail interne pluridisciplinaire et transversal vous permettra de limiter les erreurs d’aiguillage et surtout de traiter l’intégralité des fonctionnalités du nouveau système. Ce groupe, de par ses spécificités et son professionnalisme aura à coeur de choisir une solution totalement adaptée à ses besoins propres.

Faites connaître les composantes et les objectifs précis de ce groupe de travail interne : leurs actions seront ainsi facilitées. Car n’oubliez pas que l’on travaille ici sur le système d’informations, et que la rétention de la connaissance est souvent de mise.

Adopter une méthode et un calendrier précis

Avant de démarrer le projet, le chef de projet aura pris le soin de s’imprégner d’une méthode de conduite de projet informatique (de nombreux livres sur le sujet, voir les éditions organisation). Cette méthode devra être phasée, expliquée et intégrée dans un planning global connu et compris par les différents membres de l’équipe projet.

Attention aux limites fonctionnelles

Ne pas choisir un progiciel intégré sur un domaine fonctionnel très réduit

La valeur ajoutée d’un progiciel intégré est proportionnelle à l’étendue du champ fonctionnel qui lui est confié. A champ fonctionnel égal, un progiciel dédié a plus de chance de répondre à vos besoins précis et aura des coûts de mise en oeuvre bien inférieurs.

Ne pas se focaliser sur les coûts

Attention : croire que le moins cher est le plus simple est une erreur… l’inverse aussi

Il est admis que pour 100 de licence donne entre 100 et 200 F en services externes d’accompagnement au démarrage : formation, paramétrage, adaptation de l’outil informatique conduite du changement, perte de rentabilité, mobilisation des énergies…

En clair, un PGI (ou une GPAO) de 300 KF pourra nécessiter un accompagnement de 100 KF, une adaptation du réseau de 80 kf, des coûts de formation de 50 KF …. et une mise en oeuvre allant de 100 kf à … 500 kf si le projet est mal mené.

Un investissement dans un bon système d’information doit ainsi être envisagé pour 4-5 ans. Un investissement global de 800 kF pour une entreprise de 100 personnes revient à amortir 150-200 kf annuellement. Soit environ le salaire annuel chargé d’un technicien. C’est aussi équivalent au coût global annuel de la perte d’1/4 d’heure par jour pour un tiers du personnel. Ce coût global est ainsi à rapprocher de notions très concrètes :
– pertes de temps en recherche,
– postes supplémentaires,
– analyses inutiles,
– ressaisies,
– baisse de motivation,
– pertes de temps en transfert d’information,
– consommables inutiles, …

Pensez vous toujours qu’une réflexion de fond sur votre Système d’Information est à reporter à plus tard ?

Petite analyse de coûts

Prenons 2 exemple de mise en place de progiciels dans une PMI de 100 personnes : l’un à 500 kf, l’autre à 600 kf + 150 kf d’accompagnement par un cabinet (soir 750 kf).

Le premier met 10 mois à se mettre en place, nécessite des formations non prévues au programme, génère des mécontentements dans l’entreprise, est source de baisse de productivité.

Le deuxième est complètement installé en 6 mois, a impliqué l’ensemble du personnel sur la démarche, a bénéficié d’une approche globale et itérative, a nécessité un soutien dans la conduite du changement.

Dans le premier cas, le surcoût peut être évalué à :
– coûts supplémentaires directs (100 kf)
– suppléments de personnel pour faire face aux charges de travail : 100 kf
– baisse de rentabilité … parfois, entre 3 et 5% de la masse salariale… INESTIMABLE !!!

Quel est celui qui est le plus efficient, non pas a priori mais a posteriori?

Attention à la mode ERP

Il y a ERP et ERP (Enterprise Ressources Planning)!!!!

Opter pour un progiciel intégré parce que la concurrence en a installé un, ou parce que la pression d’une filière devient de plus en plus intense est dangereux. ne pas oublier que la démarche initiale essentielle est une bonne vision stratégique et la recherche de l’adéquation de l’outil aux besoins de l’entreprise.

C’est quoi un bon système d’information

Un bon système d’information doit répondre à plusieurs critères :
– il doit être proche des process de l’entreprise (de l’identification du prospect à l’analyse de gestion)
– il doit être global et non une succession d’applications avec des transferts et des intégrations dans tous les sens.
– il doit être simple à mettre en oeuvre, accepté par les opérateurs
– il doit être évolutif et intuitif
– il doit être validé par les acteurs utilisateurs

Quelques conseils… Une hésitation, une question sur les PGI ? Contactez nous.

Ne vous limitez jamais au discours du commercial représentant la solution GPAO/ERP. Etablissez une liste de 10/20 questions (disponibilités, archivage, hotline, …) et interrogez les utilisateurs actuels qui vous auront été communiquées par l’éditeur de la solution. C’est encore le meilleur moyen de veille à votre disposition à moindre frais. Au besoin, faites appel à un cabinet en communication pour réaliser ce test.

La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.

Et surtout : FAITES APPEL A DES SPECIALISTES.

ILS VOUS EVITERONT DE NOMBREUSES PERIPETIES !!!

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DOSSIER – La charte graphique d’un site WEB

Pour créer un site web, il faut tenir compte de nombreux éléments, notamment dans la charte graphique. Celle-ci, très importante doit contenir certains éléments indispensables.

Une partie sur la navigation et l’ergonomie du site

Définition du type de navigation utilisée dans le site. Rappel sur l’usage des cadres (frames) :

Aujourd’hui, l’usage des cadres ne pose plus de problèmes au niveau des navigateurs. Par contre, persiste le problème de référencement dans les moteurs de recherche des sites multi-cadres. Attention de ne pas créer une navigation trop compliquée pour permettre l’accès facile à tous les internautes, même aux novices. L’information doit être accessible pour la personne en moins de trois clics.

Une partie sur les choix techniques

Vous devez expliquer le choix des solutions techniques retenues pour les développeurs des pages web (Utilisation de Flash, shockwave ; java ; javascript).

Explication du choix des formats d’images (Jpeg, GIF). Les choix techniques dépendent souvent aussi de la cible visée : exemple : pour une « clientèle » assez jeune, on privilégiera des techniques surtout visuelles et donc attractives afin que la recherche d’informations sur le site se révèle être plus un plaisir qu’une contrainte.

La partie principale sur la charte graphique

Le choix des polices en harmonie avec le choix des couleurs. Le choix des formes (agressives ou formes élaborée). Le choix de l’image d’arrière plan ou de la couleur d’arrière plan (Utilisation des couleurs pastels ou vives…). Attention à ne pas altérer le visuel des images et photos avec une couleur trop vive ou pas assez visible.
Pour plus d’information sur ces sujets, contactez nous : contact@oopartners.com

Pour aller plus loin

Nous pouvons sur simple demande présenter des exemples concrets de réalisation de cette approche, tant dans des structures industrielles, commerciales, ou de service. Nous organisons également des sessions d’une journée permettant de découvrir les apports de ces méthodologies à des organisations spécifiques.

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DOSSIER – Comment appréhender l’outil ERP

Le sigle ERP signifie Enterprise Ressource Planning. On le traduit par Progiciel de Gestion Intégré. L’implémentation de ce type de progiciel est atypique. Son processus est très long, il est difficile de dégager des retours sur investissements fiables. On mesure ainsi difficilement le niveau d’investissement qui sera nécessaire, et les domaines fonctionnels de l’entreprise qui seront touchés.

Toutes ces zones d’ombre peuvent rebuter les équipes dirigeantes. Nous reprenons ici une série de questions sur ce sujet qui vous permettront d’y voir plus clair.

Quelle est la fonction exacte de l’ERP ?

C’est une solution permettant de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise. Elle doit normalement intégrer sur un unique système informatique toutes les fonctions de la société : la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, ou encore le commerce électronique.

Quels sont les objectifs de l’ERP ?

L’objectif principal d’un ERP est de simplifier les flux et processus d’une entreprise. Il doit ainsi permettre à l’entreprise d’être plus opérationnelle, plus réactive.

L’objectif complémentaire est de répondre aux nouveaux besoins des différents services. La difficulté principale réside dans le fait que chaque département fonctionne avec un système d’information spécialement adapté à son activité. Le progiciel devra cependant collecter des informations venant de différentes sources, donc sous différents formats. Il lui faut totalement paramétrer toutes les applications, définir les variables essentielles, personnaliser ces mêmes variables après les premières utilisations. Tout est ensuite réunit dans une unique base de données.

L’ERP doit ainsi permettre de diffuser l’information en interne de manière optimale. L’entreprise s’en trouve normalement plus réactive. Cette facilité de circulation de l’information permet d’élaborer des outils puissants de gestion et d’analyse, et donc d’aide à la décision.

Que va faire un ERP dans mon entreprise ?

L’ERP est sensé automatiser les tâches accomplies dans l’entreprise, en les faisant rentrer dans un processus particulier. Prenons l’exemple d’une commande client. Sa demande est prise en compte au département des commandes clients, qui utilise les informations présentes dans la base de données unique (historique du client, état des stocks…) pour traiter la demande. L’ERP fait ensuite transiter la commande jusqu’au prochain département concerné, et ainsi de suite.

Deux changements majeurs sont remarquables :

– Premièrement, chaque maillon de la chaîne formée par l’ERP possède toutes les informations nécessaires au moment où la balle est dans son camp. Par exemple, l’opérateur enregistrant une commande a accès aux informations financières concernant le client. Chaque personne possède plus d’informations, donc plus de responsabilités.
– Deuxièmement, il est à tout moment possible de vérifier l’état d’avancement de la commande. Il suffit d’interroger le progiciel.

Globalement, l’ERP confère deux types d’avantages :

– une vision d’ensemble de l’activité de l’entreprise – un dirigeant peut avoir accès à des statistiques et analyses lui permettant d’être aidé dans ses prises de décisions.
– la standardisation du fonctionnement interne – à une époque où les rachats, fusions et autres acquisitions sont monnaie courante, une grande entreprise ne peut que gagner en productivité si elle adopte un processus de fonctionnement unique.

Un ERP s’implémente-t-il aisément ?

Compte tenu des changements de fonctionnement évoqués dans la question précédente, il est évident que la mise en place d’un tel système peut s’avérer très complexe. En fait, plus l’entreprise est grande, plus elle souhaite élargir le domaine d’application de son ERP, et plus elle va devoir changer sa manière de fonctionner. Au delà de l’aspect technique et matériel, le changement concerne les hommes, d’une part, et la manière de fonctionner de l’entreprise dans sa globalité, d’autre part. C’est pourquoi l’implémentation d’un ERP peut prendre beaucoup de temps.

Dois-je opter pour l’ERP dans mon entreprise ?

L’ERP est un peu synonyme de remise en cause de la manière de fonctionner de l’entreprise. Plus l’implémentation est profonde, plus l’entreprise va transformer ses processus internes. Une entreprise qui ne constate pas de défaut majeur dans ses affaires (bonne productivité, clients et fournisseurs satisfaits…) ne gagnera peut-être pas grand chose à s’équiper.

Les détails techniques de l’implémentation doivent également être pris en compte. L’ERP prend-il en charge les processus de production vitaux de l’entreprise ? Si ce n’est pas le cas, deux cas de figure sont possibles. Soit il faudra changer les processus. Ce peut être long et coûteux, mais avantageux au bout du compte. Ou bien il faut modifier le progiciel : son implémentation risque de s’en trouver ralentie.

Pour réduire au minimum les risques d’échec, il faut bien préparer son implémentation en se posant les bonnes questions. Il est important de dégager les processus de productions les plus importants de l’entreprise. Ce sont eux qui vont dire où et comment doit s’implémenter l’ERP. On peut en déduire quels seront les principaux changements, informatiques et procéduraux. On en tire aussi une marge de progression probable et une estimation des coûts. Comparer les deux permet de dégager un indicateur essentiel pour la prise de ce genre de décision.

Quels sont (tous) les coûts de l’ERP ?

Un projet d’ERP a tellement d’ampleur qu’il est difficile de savoir avant de commencer où va devoir aller l’investissement. Voici les principales dépenses provoquées par une implémentation ERP :

La formation
Le coût est la plupart de temps sous estimé, n’oublions pas que plus profonde est l’implémentation, plus grand sera le nombre d’employés devant apprendre une nouvelle manière de travailler.

L’intégration et les tests
Le progiciel doit pouvoir prendre en charge les différents systèmes qu’il relie, et ces liens doivent être testés pour vérifier leur bon fonctionnement.

La conversion des données
Il s’agit ici de transformer de vieilles données pour les mettre à disposition du progiciel n’est pas toujours évident, il faut parfois les "nettoyer" pour ôter des informations inutiles.

Le recrutement
L’implémentation peut exiger des compétences techniques considérables, que l’entreprise ne possède pas forcément ; il ne s’agit pas d’une dépense ponctuelle, le besoin de compétences ne s’arrête pas à la fin de l’implémentation, bien au contraire.

Le manque de résultats
La période qui suit immédiatement la mise en place de l’ERP enregistrera probablement une baisse de l’activité de l’entreprise ; il ne faut pas oublier qu’un grand nombre d’employés va devoir trouver ses marques dans son nouvel environnement de travail.

L’implémentation d’un ERP est donc un projet logiciel hors normes, à la fois à cause du nombre de secteurs qu’il touche, mais aussi parce que le retour sur investissement peut-être très long. Malgré tout, il ne faut pas perdre de vue que le changement de mode de fonctionnement de l’entreprise doit la mener vers une plus grande unicité, et donc un fonctionnement bien plus efficace à long terme.

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DOSSIER – Mettre en oeuvre une GPAO, un PROGICIEL INTEGRE ou un PGI

Retrouvez ci après les éléments clé de cette démarche ou comment garantir le succès d’un projet stratégique de cet ordre (intranet) :
Une étude réalisée par le Standish Group auprès de 400 entreprises américaines met en avant les chiffres suivants :
– 31% des projets lancés n’aboutissent pas;
– 53% des projets dépassent leurs budgets initiaux,
– 16% seulement respectent les coûts et les délais

D’où l’importance de prendre quelques précautions avant de se lancer dans votre projet !

L’équipe

Une équipe projet devant conduire une démarche de sélection doit être composée :
– d’un responsable de projet, proche de la Direction Générale, pour piloter ce choix,
– d’utilisateurs, représentant chacun un domaine fonctionnel,
– de chefs de projet informatique et organisation qui se prononcent sur les domaines techniques et organisationnels.

Quelques règles

Choisissez vite
Le rythme de la phase de sélection va impulser son rythme à l’ensemble du projet.

La vitesse permet de rester concentré sur l’essentiel.
Il est important de mener parallèlement l’ensemble des tâches (contacts des éditeurs, _expression des besoins des utilisateurs, test des maquettes…)

Arbitrez dès le départ entre deux démarches de sélection
Tout au long de votre démarche, votre attention se portera sur des critères techniques et fonctionnels, ainsi que sur l’offre de service des éditeurs.
Si votre projet concerne des fonctions standard (comptabilité, achats simples…), les critères techniques du produit et la qualité de la proposition de l’éditeur seront les plus discriminants.
Si le périmètre retenu concerne des fonctions plus spécifiques (GPAO, administration des ventes…), concentrez-vous sur les critères fonctionnels.

Pilotez le processus de décision
Identifiez tous les acteurs associés à la décision : utilisateurs, responsables informatiques, direction …
Précisez les rôles de chacun dans la prise de décision.
Fixez des dates limites pour décider.
Assurez vous à l’avance d’avoir tous les éléments pertinents au moment de l’arbitrage.

Soyez pragmatique
Ayez un périmètre réaliste.
Choisissez une version de progiciel déjà opérationnelle
Ne croyez pas les éditeurs sur parole, demandez à voir des maquettes, des références ! 4

Choisissez un éditeur pérenne
Évaluez la pérennité logicielle : Si l’éditeur disparaît comment pouvez vous faire évoluer la solution ?
Évaluez la pérennité technique : Sur quelles bases de développement travaille t il ?
Prenez connaissance de sa stratégie : Quels types de partenariat est il en train de construire ?

Enchaînez immédiatement sur la suite du projet
Appuyez vous sur la mobilisation des premiers acteurs : ne laissez pas retomber le soufflé !

Avant toutes choses : évaluer avec précision l’existant

Pour choisir une solution de progiciel intégré, il faut être conscient des moyens dont on dispose, de leur utilité et de leurs limites.

Cette étape se fera obligatoirement avec un cabinet externe (entre 3 et 10 jours de conseil). Elle vous permettra de fiabiliser les zones fonctionnelles.

Il est important de connaître les forces de son système et ses faiblesses.
Quel est votre jugement sur la réponse fonctionnelle de votre système d’information ?
Quel est votre jugement sur le niveau technologique de votre système d’information ?
Existe-t-il des contraintes particulières auxquelles il faut savoir faire face (passage à l’an 2000…) ?

La maintenance du système d’information

Il s’agit là de s’interroger sur l’évolution de la fonction informatique au sein de votre entreprise.
Comment souhaitez-vous faire évoluer l’équipe informatique ?
Quelles compétences voulez-vous développer chez elle ?
Voulez-vous favoriser une externalisation de votre informatique ?

Conditions de mise en oeuvre du projet  
Il en va de la rentabilité d’une telle entreprise. Un progiciel n’est pas une solution miracle, il est coûteux et les risques d’échec existent.

Analyse de risques
Il faut être conscient de la complexité d’une telle entreprise.
Vous êtes-vous assuré de la cohérence de votre démarche avec les autres projets de votre entreprise, les refontes d’organisation en cours ?
Avez-vous évalué l’impact d’un projet de mise en place d’un progiciel intégré sur votre fonctionnement opérationnel ?
Avez-vous imaginé la mise en oeuvre des évolutions du progiciel ?
Avez-vous des moyens humains suffisants pour travailler à plein temps sur le projet ?
Réfléchir sur le Retour Sur Investissement (RSI)

Quels sont les coûts ?
Les coûts sont souvent sous-estimés : attention aux mauvaises surprises !
Il ne faut pas manquer de prendre en compte :
Les coûts existants : exploitation, maintenance, non qualité…
Les coûts du projet : investissements, ressources internes…
Les coûts de fonctionnement à venir : exploitation, maintenance, changements de version…
Quels sont les gains ?
Les surcoûts qui disparaissent : plus de saisies d’information redondantes…
Les gains techniques : qualitatifs, gains de productivité personnelle…
Les gains opérationnels : ce sont les plus difficiles à quantifier, mais il est indispensable de faire l’effort de les qualifier et de les quantifier. Cela permet de vraiment travailler sur les enjeux et de s’assurer un pilotage de qualité

Comment organiser le projet

Formuler et communiquer le sens du projet
Formulez en termes clairs et simples les enjeux puis déclinez-les en objectifs précis. Faites ensuite valider enjeux et objectifs par le management avant de les communiquer à l’ensemble des intéressés et mettez des indicateurs en place. (Illustration)

Organiser le projet autour d’acteurs garants des enjeux
Recherchez un directeur de projet porteur des enjeux et légitime. Portez attention au choix des acteurs de l’équipe projet. (Illustration)

Mettre en place un management par projet
Intégrez le projet dans la carrière personnelle du directeur de projet et des membres de l’équipe, par une valorisation du projet et une gestion de la reconversion. Détachez hiérarchiquement les principaux membres de l’équipe projet de leur service et rattachez-les à la Direction. Constituez aussi un "plateau de projet", à savoir un lieu physique réunissant tout les membres de l’équipe.

Construire à l’avance le dispositif d’instruction des points durs
Des divergences entre les souhaits des utilisateurs, les possibilités de l’outil et les changements voulus par la direction vont forcément mener à des situations de blocage. Selon l’importance de ces problèmes, ils devront être instruits et arbitrés à différents niveaux du projet (utilisateurs, instances de pilotage du projet ou direction générale, si nécessaire).

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École EBP International

L’EBP s’affirme comme l’une des formations post-Bac les mieux ciblées pour répondre aux exigences d’une carrière internationale. L’originalité de ce programme est de proposer aux étudiants de suivre des enseignements dans trois pays, de s’en approprier les cultures et les langues et d’obtenir trois diplômes dont un Master

Généralités

– Nombre d’étudiants par promotion : 105
– Admission : sur concours national : SESAME en Avril
– Durée des études : 5 ans