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Le travail collaboratif

Au cœur de la vaste entreprise de démollition de notre bon vieux système taylorien, les TIC ! Avec aujourd’hui comme rejeton légitime : le travail collaboratif dont un expert annonce ici qu’il est « le problème n°1 du management opérationnel pour les 20 prochaines années » et un praticien qu’il lui a permis de « multiplier son CA par 3 en 1 an sans augmentation de personnel… » Mais à quoi correspond cette nouvelle forme d’organisation du travail à laquelle Aristote ne serait pas nécessairement étranger ? Quels en sont les enjeux et les conséquences ? Serge K. Levan du cabinet de conseil spécialisé Main Consultants s’explique sur les « clés » et les « verrous » graphiques à l’appui pendant que Max Patissier, patron d’entreprise, adepte du travail collaboratif partage son expérience, chiffres à l’appui !

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Contenu de l’article

Main Consultants en quelques mots ?

Serge K. Levan : Main Consultants est un cabinet de conseil, créé il y a 11 ans (1992), dont la spécialité a toujours été l’innovation organisationnelle et l’usage avancé des systèmes de travail collaboratif. Au début des années 90 on parlait de Groupware, au milieu des années 90 on parlait d’Intranet, à la fin des années 90 on parlait de Portail, aujourd’hui on parle de Smart Enterprise Suite…

Mais il s’agit toujours d’une seule et même problématique pour nos organisations : comment changer fondamentalement nos postures managériales, comment adopter de nouvelles formes d’organisation et de communication, comment construire et s’approprier l’usage de nouveaux outils de travail collaboratif qui bouleversent nos modèles tayloriens ? Depuis une décennie Main Consultants a développé toutes ses compétences et toutes ses activités de conseil et de formation autour de cette problématique «HOT» (Humaine, Organisationnelle, Technologique : cf. figure 1).

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Dossier – Intranet Collaboratif : des exemples concrets

Un Intranet a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants).

Un intranet, c’est aussi :

– Un outil d’optimisation et d’accélération de la communication,
– Un outil d’amélioration de la productivité et de l’organisation,
– Un outil d’organisation et de capitalisation de connaissance,
– Un outil de travail quotidien au service de la stratégie d l’entreprise.

De fait, mettre en place un intranet n’est pas toujours simple. Voilà quelques exemples concrets de mise en place d’intranet collaboratifs avec la solution www.intraknow.com.

Mise en place d’un intranet au sein du secteur industriel – 25 utilisateurs

Jean Louis SALTEL – Saltel Industrie

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

J’ai créé en avril 2004 la société Saltel Industrie spécialisée dans le développement et la fabrication de produits très techniques en composite d’élastomère. Cette activité est essentiellement tournée vers l’industrie pétrolière. Evoluant dans un contexte très exigeant, j’ai développé plusieurs technologies depuis une quinzaine d’année et je me suis toujours posé des questions organisationnelles. J’étais à la recherche de méthodes et d’outils permettant de faciliter le travail collaboratif pour les équipes de R&D mais aussi pour les équipes de fabrication.

Quelle est la problématique à laquelle vous avez été confronté ?

Ma problématique était d’organiser de manière efficace et très structurée les méthodes de travail de différents acteurs dans un contexte de PME innovante, créative et réactive. Cette méthodologie devait être au niveau des exigences liées aux contraintes de l’activité du domaine pétrolier sans freiner l’activité créative de l’équipe. Elle devait donc intégrer des besoins contradictoires :

– Partager des informations en gardant, lorsqu’il le fallait, un aspect de confidentialité.

– Etre créatif et innovants tout en restant structuré et organisé

– Accéder aux connaissances et à l’information facilement sans alourdir le travail quotidien

– Mettre des méthodes structurantes tout en permettant une prise en main rapide de celles ci

Quelle est la solution technique que vous avez retenu et quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

La solution intra’know a été mise en place en mai 2006. Le choix d’une solution Intranet collaborative complète a permis d’intégrer en même temps les outils et les méthodes. L’ensemble des modules de gestion documentaire, de gestion de projet, de management de la qualité, de CRM et de gestion des processus ont été installés.

Quels sont les résultats obtenus au niveau de votre entreprise?

Le déploiement de cette solution nous a réellement apporté des plus organisationnels :

– en terme de méthode et d’efficacité

– tout en permettant de qualifier l’innovation

– mais aussi en terme de renforcement de la collaboration des équipes

– et en accélérant le processus de certification Iso 9001

Quels sont, à votre avis, les atouts principaux de la solution intra’know et de l’équipe ooPartners ?

La solution intra’know est puissante, structurante et simple d’utilisation. Elle couvre une très grande partie des besoins organisationnels d’une PME de notre domaine. Pour les managers, c’est un excellent outil d’animation et de suivi des équipes. Pour les utilisateurs, l’outil devient très vite indispensable et se laisse oublier, son utilisation va de soit ; ils peuvent alors se consacrer à ce qu’est leur « métier » c’est-à-dire à la création et au développement.

 

Quant à l’équipe ooPartners, elle sait adapter la solution à nos besoins spécifiques avec beaucoup de compréhension de la problématique exposée et de réactivité.

Nutrition – PME

Stéphane DELEAU – Valorex

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Depuis juillet 2002, je dirige l’entreprise Valorex. Notre domaine d’activité est la transformation des végétaux à des fins d’utilisation dans la nutrition animale et plus particulièrement l’extrusion des graines de lin, qui de part leur teneur en oméga 3 nous permettent un développement tout à fin opportun (démarche Bleu Blanc Cœur que l’on peut retrouver sur de nombreux produits alimentaires).

Quelle est la problématique à laquelle vous avez été confronté ?

L’entreprise est depuis 5 ans en fort développement. Ce développement se traduit par une augmentation de l’effectif, mais aussi et surtout une augmentation des contacts et des échanges plutôt stratégiques. En 2002, les échanges se font par notes, fax… Nous avons commencé par mettre en place une messagerie de type Outlook. Très vite les échanges ont été croissants mais pas toujours structurés. D’autre part, nous venions de faire une opération de transmission de patrimoine et les financiers liés à cette opération souhaitaient bénéficier d’un système de reporting simple et efficace. Nous avions à mieux organiser les échanges croisés chez les clients. Il nous fallait donc créer une base « clients » interactive. Dans le même esprit, les offres de produits et de services se sont étoffées, les propositions étaient à répertorier. Restait alors à mettre en place une passerelle entre le client, la société et ses produits : le système qualité.

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Nous avons commencé par la mise en place du module processus et pilotage qui nous a permis d’établir un reporting et d’accéder à un nouveau mode d’échange de données. Nous avons très rapidement mis en place quatre modules complémentaires : la base clients, la base documentaire, la base qualité et la base projet

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

Nous ne voulions pas à avoir à installer de logiciel sur les postes. Nous souhaitions un système très facile d’accès aux nomades. Surtout, il nous fallait structurer, organiser et optimiser nos échanges. La solution intra’know était celle qui répondait le mieux à l’ensemble de ces besoins complémnetaires.

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution intra’know et de l’équipe ooPartners ?

Cette solution est fiable, accessible, souple, efficace et conviviale. Ce sont également les principaux atouts de l’équipe de ooPartners Solutions.

BTP – 300 personnes

Vincent COLIN – CARDINAL

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Je suis responsable informatique de l’entreprise CARDINAL, entreprise générale de bâtiment implantée dans l’Ouest de la France dont la principale activité est la construction d’ouvrages diversifiés (ex : immeubles d’habitation – plateformes industrielles – centres commerciaux …) pour des maîtres d’ouvrages privés ou publics.

 

Il est à noter que l’importance des moyens humains et matériels, mais aussi organisationnels et financiers, fait de CARDINAL une PME réactive et performante.

Quelle est la problématique à laquelle vous avez été confronté ?

Au delà de la recherche d’un outil collaboratif permettant le partage d’informations générales tels que des agendas ou des contacts, nous souhaitions disposer d’une solution logicielle permettant de structurer et de suivre les actions à mener par des intervenants internes sur chaque chantier.

 

De plus, dans le cadre de notre certification ISO 9001, nous souhaitions que cet outil intègre tous les aspects relatifs à la Qualité (Processus, Documentation, Suivi des actions es et des réclamations Clients).

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Nous avons choisi d’implémenter les modules suivants : Agendas partagés – Gestion des contacts professionnels (client / fournisseur / sous traitant) – Base Documentaire – Gestion de Projet et Gestion de la Qualité. Compte tenu de la spécificité de notre activité et de notre organisation, nous avons personnalisé le module Projet de manière à l’adapter à notre approche « chantier ».

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

La technologie intranet employée m’a rapidement plu car elle permet d’accéder à l’application depuis n’importe quels postes informatiques disposant d’un navigateur internet.

 

La possibilité d’adapter l’application à notre activité et à notre organisation a également été un facteur prépondérant dans ce choix.

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution et de l’équipe ooPartners ?

A moyen terme, je pense que la solution intra’know aura un impact réel sur l’efficacité de l’entreprise et qu’elle contribuera à l’amélioration permanente de notre organisation.

 

Quant aux membres de l’équipe Oopartners, nous avons particulièrement apprécié leur expertise, leur compétence et leur réactivité

Edition Logicielle – 15 personnes

Denis SCHIRRA – SCANPOINT

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Nous sommes éditeur de logiciel  dans le domaine de la gestion et l’intégration des documents papier pour l’entreprise et je suis tout particulièrement en charge des spécifications fonctionnelles et de la gestion des équipes de développement au quotidien.

Quelle est la problématique à laquelle vous avez été confronté  ?

Comme toute équipe de développement, nous courrons après le temps et les développements passent souvent avant les procédures organisationnelles internes de l’entreprise. Ce qui pose des problèmes de croissance et de maîtrise du savoir et des plannings liés à la croissance très rapide de l’entreprise et du nombre de salariés.
Nous cherchions avant tout une solution simple, adaptable à nos besoins d’éditeur qui pouvait se mettre en oeuvre en l’espace de quelques jours, sans alourdir les tâches administratives des collaborateurs, et sans la complexité de maîtrise et de maintenance des logiciels de type Microsoft Projet et MS Sharepoint en usage partagé réseau.

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Les modules que nous utilisons le plus sont la gestion de projets et des plannings,  la centralisation des Documents liés aux normes et développements, la gestion des processus pour les développements effectués en sous-traitance pour certains clients importants, et les contacts pour le suivi commercial qui remplace facilement une petite application CRM.

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

Le plus important : l’adoption unanime du produit par  les développeurs, ce qui n’a jamais été le cas des autres produits évalués dans le même objectif ces dernières années …

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution intra’know et de l’équipe ooPartners ?

L’ergonomie graphique, le concept 100% navigateur Web, la facilité de prise en main et la capacité d’adaptation de la solution à nos demandes spécifiques.

Bureau d’Etudes – 16 personnes

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Je dirige la société AGRIPLAN. Spécialisés dans l’ingénierie d’environnement nous intervenons dans le secteur agricole et les parcs animaliers, pour des missions de conseil agronomique, zootechnique et réglementaire.

Quelle est la problématique à laquelle vous avez été confronté ?

Notre société était confrontée à un développement important sur tout le grand Ouest et nous n’avions pour gérer notre clientèle et nos dossiers qu’un fichier Excel (multi-colonnes, multi- lignes…cela devait ingérable et surtout inexploitable tant en terme qualitatif que quantitatif. Nous avions le besoin de gérer et de visualiser les aspects de productions / productivité face aux besoins clients en y incluant le facteur temps.

 

Nous cherchions avant tout une plate-forme conviviale, accessible à tous (accès partagé), évolutive. Nous souhaitions pourvoir intégrer dans cette solution nos caractéristiques métiers et des éléments propres à la culture de l’entreprise et de son histoire.

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Nous avons choisi les modules document, projet, client, agenda.

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

Nous avons apprécié l’adaptation aisée à nos besoins propres, la sécurité de l’externalisation et aussi la proximité géographique et la disponibilité de nos interlocuteurs. De plus la mise en place de la solution nous a permis de gagner en efficacité et d’améliorer notre  rentabilité interne.

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution intra’know et de l’équipe ooPartners ?

Un regard neuf sur nos process, une analyse objective du fonctionnement précédent l’installation et un accompagnement à la mise en place de l’outil (pour une perception positive des nouveaux utilisateurs), tout en proposant une ouverture sur les démarches qualités.

CCI – 200 personnes

Françoise CARISSIMO – CCI de Nouméa

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Je suis responsable Qualité au sein de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Nouméa (Nouvelle Calédonie). Nous intervenons au service des entreprises dans un contexte Semi-Public.

 

La structure concernée par l’application intra’know concerne les services habituels de la CCI ainsi que la gestion de l’aéroport international de Tontouta.

Quelle était la problématique à laquelle vous avez été confronté ?

Au départ, nous cherchions un logiciel qui vienne en support à la démarche qualité pour gérer la documentation et les incidents. Nous avions en même temps besoin de trouver une solution de remplacement au logiciel actuel de partage de document. Intra Know nous permettait donc de répondre à plusieurs de nos problématiques.

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Nous avons intégré les 3 modules :

– Document : pour structurer la gestion de connaissance inter-services

– Qualité : pour suivre les incidents (NC/RC et dysfonctionnements) et gérer toute la documentation qualité

– Projet : pour mettre en œuvre une démarche commune méthodologique de gestion de projet

 

Nous envisageons également de déployer à moyen terme le module Processus.

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

Les critères clé ont été les suivants :

– La réponse multiple à plusieurs de nos préoccupations.

– La technologie compatible avec nos plateformes internes (nous sommes en environnement Mac)

– Les adaptations possibles à nos besoins

– Le prix global de la solution

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution intra’know et aussi de l’équipe ooPartners ?

En ce qui concerne la solution : la modularité de celle-ci et l’adaptation à des PME et donc à des organisations de notre taille. En ce qui concerne l’équipe ooPartners : la connaissance du monde de l’entreprise, de ses contraintes et la qualité des échanges lors des demandes d’information et des démonstrations … Même à distance !

AGRO ALIMENTAIRE – 100 Pme/Pmi

Alain Facélina – Groupe Glon

Pouvez vous nous rappeler votre domaine d’activité et votre fonction ?

Je suis responsable de la gestion de projets et de l’accompagnement au changement sein du Groupe Glon, groupe agroalimentaire.

Quelle était la problématique ou la nature du besoin que vous aviez ?

Nous avions besoin de poser les fondations d’une culture projet qui soit commune au sein des entreprises du groupe du Groupe. Ceci pour répondre à des exigences de traçabilité, de pilotage des intervenants externes, de capitalisation sur nos expérience, de management des risques liés aux projets innovants.

Quels sont les modules fonctionnels que vous avez choisi d’installer ?

Nous avons choisi les modules projets, documents et processus que nous avons pu totalement adapter à nos méthodes et à notre culture interne.

Quels sont les aspects qui ont été décisifs dans le choix de la solution intra’know ?

La facilité d’appropriation de la solution, ses capacités d’évolution, la qualité de l’ergonomie, la culture méthodologique de l’équipe ooPartners qui leur a permis de comprendre rapidement quels étaient nos besoins et ainsi les adaptations à réaliser.

Quels sont à votre avis les atouts principaux de la solution intra’know et de l’équipe ooPartners ?

En plus des critères retenus ci-dessus, il faut préciser que l’efficacité et la réactivité de l’équipe ooPartners sont des atouts importants pour maintenir la solution dans le fil des besoins qui évoluent. Cette capacité d’évolution permet à la fois l’appropriation de la solution et sa pérénisation.

Cinq autres exemples concrets de réalisation

Filière agro
10 entreprises
5 sites
Notre Intranet nous a permis de développer une méthodologie efficace de travail collaboratif en mettant en commun nos moyens et ressources autour d’un processus stratégique de filière.
Il nous a ainsi permis, en développant la veille, la gestion de projet et les bases de connaissances d’optimiser nos actions sans nous déplacer (tous les sites sont éloignés de plus de 200 km) : gain de temps évident.
Il nous a ainsi permis de développer un projet en moins de 12 mois, et ainsi de gagner plus de 6 mois sur la durée totale de celui-ci.
Sté de Conseil
4 personnes
n sites
Nous utilisons notre Intranet pour développer les pratiques et les échanges dans notre petite équipe (veille, gestion de projet, …), mais aussi pour optimiser le travail avec nos clients.
Le consultant peut ainsi, sans être sur place, suivre en permanence l’avancement des travaux des équipes qu’il coache et ainsi gagner plus de 20% en efficacité.
Prestataire
90 personnes
1 site
Notre réflexion a débuté en 1997, date à laquelle, nos postes informatiques étaient en réseau. La certification ISO 9001 nous a imposé d’être très rigoureux dans la mise à jour des documents sur la qualité. Intranet s’est révélé être un bon moyen pour les centraliser et les mettre à disposition de tous les utilisateurs.
Aujourd’hui notre portail Intranet comporte trois grandes parties : l’information pratique, la communication d’entreprise, et les outils (dont la veille).
Développé avec nos propres ressources, ce portail représente un gain de temps considérable. Ainsi notre équipe de 90 personnes réparties sur 3000 m² a accès aux informations techniques et de sociétés en un seul clic. Nous utilisons les logiciels Dreamweaver et Frontpage pour la mise en page web et Java pour gérer le forum formation.
Site Industriel
4000 personnes
22 sites
Avec 22 usines réparties dans 9 pays, 5 centres techniques, cette société s’est logiquement tournée vers Intranet pour l’information disponible pour ses 4.000 collaborateurs répartis à travers le monde.
 
La solution est une ombrelle commune à l’ensemble de la division, abritant plusieurs intranets métiers accessibles depuis un point d’entrée unique. Au total près de 8 intranets métiers (marketing, achats, finance …) sont accessibles.
Chaque développement s’appuie sur le moteur capable de dupliquer à la demande un intranet selon les fonctions du créateur, ses besoins, et ses choix graphiques et ergonomiques, ceci sans coût supplémentaire.
 
Pour accompagner la mise en place d’intranet, un compte à rebours était visible sur les postes de chacun des salariés. Et le jour J, un mail Flash annonçait l’arrivée de l’outil.
SSII
50 personnes
2 sites
L’intranet nous évite d’être submergés de mails, il canalise et organise tous les flux d’information : gestion du temps, des appels téléphoniques, des candidatures spontanées, facturation, suivi de projet, informations pratiques …
Intranet est rapidement devenu indispensable à notre activité et permet de faire le lien entre nos deux sites, Rennes et Paris. Les 50 personnes de notre agence peuvent publier de l’information et personnaliser l’outil selon leurs besoins. 

Quelques conseils pour mettre en place un Intranet

Identifier les besoins
Identifier les  informations à partager
Définir entre un Intranet collaboratif ou informatif
Préciser les cibles d’utilisateurs
S’affranchir des ressources informatiques
Se faire accompagner par un cabinet (10% du coût total du projet)

Désigner un responsable de projet
Ce responsable doit avoir une vision large et connaître TOUS les spécificités de services de l’entreprise. Idéalement, il ne doit pas être informaticien, l’aspect technique étant secondaire.

Il sera l’interlocuteur des futurs utilisateurs, bâtira un cahier des charges, et sera également l’interlocuteur des prestataires externes pour revoir les spécifications détaillées et veiller aux finalités du projet.

Identifier des indicateurs clé
Une stratégie Intranet s’accompagne d’enjeu et d’objectifs clairs. Pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre, il conviendra d’identifier des indicateurs clé qui permettront de savoir si la méthode est efficiente.