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DOSSIER – Le journal d’entreprise au format électonique

Depuis quelques années les journaux d’entreprises se sont développés. Ceux ci permettent à la fois de développer des méthodes internes :
– communication et information
– démarches collaboratives et méthodologies de veille
– démarches commerciales et prospectives
– vitrine et image institutionnelles

Définir l’objectif de cet outil

Avec le développement des nouvelles technologies nous voyons se développer des déclinaisons électroniques de ces magazines. Mais pour en assurer le succès, certaines règles doivent être appliquées. Le développement des intranets et des extranets, la quasi-généralisation des adresses e-mail favorisent aujourd’hui, chez les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, une nouvelle formule de communication : le journal électronique ou e-journal. Ces magazines en ligne reprennent à leur compte les différentes publications au format standard adressées aux salariés, aux clients, aux distributeurs ou aux cibles de prescription. La conversion au format électronique permet en règle générale de réaliser  des économies de 20 à 50 %, grâce notamment :
– A la suppression des frais d’impression
– A la simplification des frais de conception
– A la suppression du routage

Ce type de démarche nécessite en revanche une méthodologie précise.

Définir la cible

Une conversion au format électronique ne se décrète pas. Le lancement passe à ce titre par une question élémentaire :
– Quelle est notre cible ?
– Quelles sont ses habitudes en terme d’Internet ?
– A-t-elle la possibilité matérielle d’accéder à la version électronique  ?

L’équipe projet devra donc étudier précisément les cibles touchées pour connaître le taux d’accès à l’intranet-extranet ou le taux d’équipement e-mail. Un seuil minimal de 50 à 70 % est nécessaire pour initier un tel projet.

Choisir le bon support : intranet et emailing

S’assurer de l’adéquation du format à la cible
Pour les lectorats disposant d’un haut niveau d’accessibilité internet, une bascule générale est à privilégier. Elle sera l’occasion de reformuler le magazine en l’adaptant à son nouveau support. Pour les seuils intermédiaires d’accessibilité, une période de transition pourra être aménagée, en permettant une information permanente de la mise à disposition du nouveau format (en savoir plus, …). Celle-ci ne doit en aucun cas se prolonger : éditer de front un magazine sur deux supports est une source de coûts supplémentaires et entrave l’évolutivité éditoriale. Dans le cas d’un magazine interne, les services de communication seront vigilants au fait qu’aucun des salariés ne se retrouve exclu de l’accès. Les bornes d’accès intranet sont une réponse possible.

Informer sur le nouveau format

Cette démarche requiert une opération de communication auprès des cibles. Elle se fera en amont pour prévenir du lancement avec une page d’information synthétique, une adresse Internet et mail permettant de s’inscrire à la version en ligne. Elle sera relayée par une opération de communication directe (phoning, mailing), par une opération d’e-mailing et par une insertion dans l’intranet-extranet.

S’assurer de la qualité et de la pertinence de l’information proposée

La mise en place d’un journal en ligne ne nécessite pas une réorganisation complète de l’équipe, notamment pour les services de communication déjà rodés à l’édition. L’arrivée de nouveaux outils pourra nécessiter en revanche l’intégration d’un webmaster dans l’équipe ou d’un partenariat externe (à privilégier). Les fournisseurs de contenu en ligne seront également une nouvelle source d’alimentation possible dans le cadre d’un projet. Il est ainsi nécessaire de bien intégrer toutes ces nouvelles sources de coûts dans l’étude d’investissement.

Cette conversion nécessite une refonte éditoriale. Les articles longs sont, d’une manière générale, à proscrire, le support électronique étant favorable à une lecture rapide. Les articles et rubriques, mis en avant au travers d’une page d’accueil, devront s’adapter au nouveau support selon un principe de navigation (du plus important au moins important) plutôt qu’une structure en sommaire.  

Les parutions trop régulières sont souvent contre productives. Cette fréquence doit être finement étudiée (souvent mensuelle). La transition est souvent l’occasion d’accentuer le rythme de parution (par exemple mensuel vers hebdomadaire) afin d’offrir un contenu plus concis et plus réactif. Cette réactivité fait d’ailleurs partie intégrante du concept Web : des événements importants pour l’entreprise pourront être relayés en quasi temps réel. S’ajoute à cette réactivité, l’évolutivité du support : les audiences de chaque élément de l’e-journal seront analysées régulièrement afin d’offrir une structure éditoriale en adéquation avec les attentes du lectorat.  ejournal et e-journal).

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DOSSIER : Réaliser un cahier des charges pour une solution logicielle

« Un cahier des charges est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’oeuvre par le maître d’ouvrage. Il s’agit donc d’un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d’oeuvre doit répondre. » (source commentcamarche.net)

Un cahier des charges est un document contractuel qui permet aux différentes parties de se mettre d’accord quant à l’outil à réaliser. On distingue le cahier des charge fonctionnel (ce que l’outil doit faire) et le cahier des charges technique (comment l’outil doit être réalisé)

Dans la vraie vie, çà se passe comment ? 

Le maitre d’oeuvre identifie son besoin et rassemble l’ensemble des éléments dont il a besoin pour identifier le bon intervenant (appel d’offre, gré à gré, etc). Le maitre d’oeuvre attend les offres commerciales et techniques en retour. Il sélectionne l’équipe qui répond le mieux au besoin et entame une phase de spécification (technique par exemple pour une société d’informatique).

Consultant fonctionnel, un vrai métier !

Afin d’éviter les écueils, il est important de bien différencier les rôles de chacun des intervenants. Le chef de projet n’est pas un consultant fonctionnel, le développeur n’est pas un architecte, le commercial n’est pas le patron etc. Pour réaliser votre cahier des charges fonctionnel pensez à bien identifier le profil qui vous permettra de mener à bien votre entreprise. Cette étape de spécification est essentielle, surtout ne l’oubliez pas !

Quelques  éléments à ne pas oublier dans votre cahier des charges

Certains de ces éléments devront apparaître dans votre cahier des charges :

cahier des charges

Du fonctionnel au technique

Un bon cahier des charges est la base de la réussite de tout projet. Il vous permet de prendre des décisions. Le cahier des charges fonctionnel donne lieu à la rédaction du cahier des charges technique qui permettra au maître d’oeuvre de :
– évaluer la faisabilité technique et économique de la solution proposée,
– de définir les ressources dont il aura besoin,
– de définir les plannings de réalisation,
– d’établir la charte graphique de son outil et de proposer des règles ergonomiques (navigation etc.)
– etc.

S’ensuivront les différentes phases du développement du projet : Le développement d’un pilote, sa validation, le développement, la rédaction des documents associés (manuel utilisateur), les tests, la validation, la recette, les formations, etc.

Quelques règles de base pour assurer la qualité de votre projet

Les exigences de l’utilisateur final doivent être données par écrit, chaque exigence ayant une réponse dans les spécifications techniques :
– Laissez à disposition les spécifications techniques et leurs amendements successifs,
– Définissez les méthodes pour évaluer les livraisons (cahier de test etc.)
– Prévoyez une marge d’erreur dans vos estimations,
– Suivez les tâches/votre planning dans le temps, respectez au mieux les jalons.
– Partagez vos pratiques de gestion de projet
– Favorisez la communication entre les différents acteurs.

N’oubliez pas … 

– De valider votre enveloppe budgétaire avant le démarrage du projet
– Que de fonctionner en mode agile (démarche itérative) a parfois du bon, mais qu’il faut rester rigoureux
– De faire la différence entre les besoins nécessaires et les besoins de confort (ou accessoires).

Pour aller plus loin 

>> Sur le blog TPM : Introduction à la Gestion de projet
>> Sur le blog intra’know : Trois choses à savoir lorsqu’on se sert d’un outil de gestion de portefeuille projet 

TPM : Qui sommes-nous ?

Les rédacteurs de ce blog sont des consultants et des ingénieurs issus du monde l’entreprise, portés par une vision de l’excellence opérationnelle où la dynamique humaine, le partage de méthodes et l’apport des technologies numériques ont une valeur égale.

Notre valeur ajoutée consiste à stimuler les organisations (entreprises privées ou publiques) en axant principalement nos efforts sur les activités transverses car c’est là qu’il y a, pour nous, un véritable gisement en termes de gain de productivité. »

Cliquez sur ce lien pour nous contacter

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DOSSIER – Se faire représenter à Bruxelles

Ou comment s’y retrouver dans les arcanes des financements européens.
L’objet de cette note est de sensibiliser la région (ou zone, ville ou groupement… de…) à l’intérêt pour ses activités et son expansion de développer une antenne permanente de représentation dans la capitale de l’Europe, siège d’un des Parlements européens, de la Commission européenne, des Administration européennes, des organismes y rattachés, de nombreux Etats-Majors, grandes sociétés multinationales et de lobby de toute nature (politique, professionnel, syndicaux).

Pourquoi s’implanter à Bruxelles?

Bruxelles est devenu un des centres de décision politiques et économiques les plus importants de la planète.  Chacun d’entre nous aura noté que tant dans les milieux politiques que dans les milieux d’affaires, on parle "des décisions de Bruxelles".  Progressivement, avec l’élargissement qui est loin de s’arrêter de l’Union européenne, Bruxelles est devenue la plaque tournante de l’évolution de notre Continent dans les secteurs économiques, financiers, politiques, sociaux, culturels.  Ceci est irréversible.  Par ailleurs, pour ceux qui douteraient de l’intérêt de l’Europe, il n’est pas inutile de rappeler la phrase d’un de nos hommes politiques qui disait "Si vous ne vous interessez pas à l’Europe, l’Europe s’intéressera un jour à vous.

Qu’on le veuille ou non, le destin et la vie quotidienne des européens, tant au niveau privé qu’affaires, est pris en mains dorénavant par les Institutions européennes.  Il en va de même pour les non européens, qui peuvent être touchés par des mesures prises par Bruxelles dans bien de secteurs  d’activités.  Enfin, être présent à Bruxelles, c’est avoir les garanties de rencontrer régulièrement les dirigeants économiques et politiques du plus haut niveau, européens ou étrangers, de passage, ou résidant dans cette ville.

Champs d’intervention d’Europe

Ils sont multiples et leur énumération ne peut être que non exhaustive :
– Tout d’abord, l’Europe a un pouvoir légal supra national, et son droit est d’application immédiate, soit dans le cadre de directives de réglementations ou de recommandations et prend le pas ainsi sur les différentes législations nationales.  L’Europe peut également par voie de traité, d’accord, ou de décision unilatérale, infléchir les transactions commerciales migratoires, monétaires entre les autres continents et elle-même.
– l’Europe dispose de moyens financiers gigantesques provenant des cotisations des Etats membres, et les droits de TVA perçus dans les relations entre l’Extérieur et l’Europe.  Elle dispose également de revenus plus élevés qu’on ne le pense provenant d’amendes, souvent considérables appliquées à des sociétés ne respectant pas les différentes lois européennes, notamment en matière de concurrence (ces amendes sont également valables pour les pays non européens).  Les fonds européens les plus importants, et ce point interessera au plus haut point les régions, sont les Fonds Structurels, qui "recyclent" une partie du budget de l’Europe dans des projets intra-européens par pays, par région, par sous-région.  Ces fonds s’élèvent à plusieurs  dizaines de milliards d’euros par an.
– Toujours dans le secteur financier, l’Europe dispose de sa propre banque, la Banque Européenne d’Investissements, qui sert soit à alimenter les sous-régions, régions, pays de l’Europe ou à co-financer des programmes à établir entre l’Europe et les autres Continents.  Le capital de la BEI qui prête à des conditions "adoucies" est également considérable.
– L’Europe remplit également un rôle considérable dans les grands mouvements économiques au niveau de la planète.  Elle signe des conventions, des contrats, des programmes d’assistance financière ou technique avec les autres continents tels que l’Amérique Latine, l’Afrique, l’Asie, les pays de la zone méditerranéenne. Tant les régions que les Etats-Membres européens, que les pays concernés géographiquement et repris ci-dessus peuvent bénéficier de ses supports européens dont les montants sont également énormes et souvent doublés d’aide organisée par la BEI.  En matière de politique régionale, extra-européenne, on mentionnera également avec intérêt les conventions spéciales signées avec les pays de l’Est (convention de pré-adhésion, et des instruments financiers mis à leur disposition, ainsi qu’à celles des entreprises européennes, ou ayant leur siège en Europe.
– L’Europe met également à disposition de ses entrepreneurs, régions, sous-régions et pays, ainsi que certains pays non européens ou de la pré-adhésion, et bien sûr des sociétés qui y ont leur siège, des fonds considérables sous forme de don, soft loan, etc.  Il en est de même en matière de politique dans le secteur des Télécoms, de la haute technologie, de l’environnement, et du développement de l’Energie.
– L’Europe dispose également d’une politique très ferme, très complexe, très sévère en matière de concurrence et de régulation douanière (OMC, etc).

Rôle d’une représentation permanente à Bruxelles

De tout ce qui précède, et qui n’est qu’un bref résumé de la réalité, on aura compris qu’il est vain de réaliser à Bruxelles, des opérations "one shot".  La réalisation de dossiers implique une présence permanente physique à Bruxelles, et le maintien tout aussi permanent de contacts avec les différents commissaires, fonctionnaires, parlementaires, représentants permanents publics ou privés, responsables des Agences européennes, etc.

Ce n’est ainsi que l’on peut faire avancer un dossier en parfaite connaissance du know-how et du know-who requis par les Institutions, ou déjà utilisées par les compétiteurs.

Certes, il existe des représentations permanentes officielles de nombreux états non membres de l’Union européenne à Bruxelles, mais sans que il ne s’agisse ici d’une critique, ces représentations ne sont pas censées vous représenter commercialement, et encore moins faire de la prospection pour vous.  C’est pour cela que tant de régions, sous-régions, sociétés privées, syndicats et confédérations patronales sont déjà représentées à Bruxelles.

Votre principale ville, région ou société concurrente est sans doute déjà à Bruxelles.  A vous de vous y implanter.  Le but des promoteurs de ce projet et de vous assister dans cette implantation, et compte tenu de leurs compétences, de passer avec vous des conventions d’assistance et de monitoring pour des périodes à définir.

Budget

Comparé aux revenus directs ou indirects, qu’une telle antenne vous procurera, les budgets d’investissement et fonctionnement sont dérisoires.  Bruxelles est encore une ville bon marché, un détail complet de la structure budgétaire pourrait vous être soumis.

Les promoteurs du projet

Promoteurs de ce projet, un bureau spécialisé dans les relations internationales.  Il s’agit du groupe Willermain & Associés, constitué en 1999 par Robert Willermain, de nationalité belge, Ingénieur Commercial qui a réalisé plus de 20 ans de carrière dans les milieux internationaux européens, soit dans le secteur privé, soit dans le secteur publique. Mr Willermain, outre un enseignement de plus de 15 ans donné à l’Université de Bruxelles dans les matières de Financement International, Coopération au Développement a été nommé Directeur de Cabinet du Ministre belge du Commerce Extérieur, où il a eu à gérer notamment des rapports entre la Belgique et l’Union européenne et les différents autres continents.  Il a enfin été conseiller du Président d’un des plus grands groupes mondiaux spécialisés dans l’Energie. Pour plus d’information, voir http://membres.lycos.fr/willerass