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Les emails sont-ils vraiment un frein à notre productivité ?

Les emails seraient-ils l’ennemi de notre productivité ? Le débat ne date pas d’hier et comment pourrait-on se passer du courrier électronique aujourd’hui ? Deux chercheurs, Shamsi T. Iqbal de l’université de l’Illinois et Eric Horvitz chez Microsoft, se sont pourtant à nouveau penchés sur la question. Leurs conclusions sont reprises dans un article récent de thenextweb.com (en anglais uniquement) et font apparaitre des chiffres particulièrement impressionnants : nous passerions 650 heures par an à vérifier nos emails ! Plus impressionnant encore que cette notion de « temps passé », la manière dont la réception d’un email influe sur notre comportement.

Frustration et distraction 

Chuck Klosterman, auteur au New York Times, compare la réception des emails à une attaque de zombies : quoi que vous fassiez, ils reviennent toujours. Même si ces emails ne vous « dévoreront » pas au sens premier du terme, ils nourrissent cependant une impression de perte de contrôle. Il a été montré qu’un salarié peut changer de tâche toutes les 3 minutes (changement induit principalement par l’utilisation des emails) soit 36 fois par heure. Devant tant d’information le salarié a même peur de ne pas pouvoir capter celles qui lui sont essentielles pour avancer dans son travail. Il en résulte un fort sentiment de frustration. 

Répondre à un email fait perdre plus de 25 minutes 

Shamsi T. Iqbal et Eric Horvitz ont modélisé le comportement d’un salarié qui reçoit un email et la manière dont la réception de ce dernier vient perturber son cycle de production.

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En résumé, les chercheurs ont démontré que le temps de moyen de « distraction » provoqué par un email est d’environ 9 minutes et 30 secondes (lecture, premières reflexions, etc). Il faut ensuite plus d’une quinzaine de minutes au salarié pour reprendre la tâche dont il s’était détourne. Soit presque 25 minutes d’interruption pour un seul email.  Non seulement les résultats montrent que notre productivité baisse en fonction du nombre et de la nature des emails que nous recevons pendant la journée, mais ces interruptions développent un sentiment de stress au travail. 

Motivation = performance = satisfaction

La motivation est un facteur clé pour être à la fois efficace et heureux au travail. L’explication en est assez simple. Plus nous sommes motivé, plus nous sommes concentrés. Plus nous sommes concentrés, moins il devient facile d’être perturbé (et donc de vérifier ses emails, d’être triste etc.) ! Alors comment renforcer sa motivation ? En acceptant le renouveau (apprendre, découvrir et essayer de nouveaux modes de fonctionnement, etc.) et en relevant des défis. En fait, lorsque nous devons faire face à un problème qui, à première vue, surpasse nos capacités intellectuelles, nous nous focalisons sur sa résolution. Du coup, notre stress baisse (en tout cas, nous avons moins conscience de sa présence car nous sommes concentrés sur autre chose !). À l’inverse, si le problème à résoudre est trop simple, nous nous ennuyons.

Peut-on trouver une motivation à tout ? Le psychologue Martin Selgiman affirme que c’est le cas, comme dans l’exemple suivant : Aux États-Unis, il n’est pas rare de trouver de jeunes gens pour vous aider à mettre vos courses dans des sacs. L’un d’entre eux décida un jour de faire sourire tout les clients qui passeraient à sa caisse. Le véritable objectif de cette démarche n’était pas d’avoir 100% de sourires (ce qu’il n’est jamais arrivé à faire) mais d’avoir plus d’interactions avec les autres. Quel que soit le contexte, trouver ce qui est important pour soi est source d’inspiration et de satisfaction.

Alors, quoi faire de l’email que l’on vient de recevoir de notre patron qui n’a pas lu toutes ces études ?

La Harvard Business Review conseille clairement de ne pas vérifier ses emails tant que le principal objectif de la journée n’a pas été achevé. Si l’email est votre tâche la plus importante, répondez d’abord à ceux qui ne vous prendrons pas plus de 2 ou 3 minutes. Vous répondrez au reste lorsque vous pourrez le faire sérieusement (lorsque votre todolist de la journée ou de la demi-journée sera vide par exemple).

Si nous ne pouvez pas vous empêcher de répondre à votre patron, ne vous culpabilisez pas non plus. Changer prend du temps et c’est peut-être là votre prochain défi à relever pour rester motivé au travail. Bon courage à tous !