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Le mail va-t-il tuer votre compétitivité?

Ou comment gagner plus de 10 % d’efficacité dans votre organisation !

La perte d’efficacité due au manque de méthodes, aux échanges d’informations, aux envois de mails, aux réunions peu productives, devient un véritable enjeu d’organisation. Cette perte est estimée, selon votre métier, entre 5 et 20%. Ce qui peut représenter pour une société d’ingénierie de 15 personnes plus de 50.000€ par an !

Nous avons demandé à Christian Caoudal, dirigeant de la société ooPartners et concepteur de la solution collaborative Intra’know de nous faire part de son retour d’expérience de près de 10 ans sur ce sujet.

Un constat dramatique !

Vous vous intéressez depuis 2005 aux problématiques de capitalisation. Pourquoi ?
Notre métier étant d’améliorer l’efficacité des organisations, nous avons constaté, dès 2002, que dès lors que l’on travaille dans la durée avec des équipes sur un projet, les pertes de réactivité et de connaissances se font sentir de manière très importante, d’autant plus si elles sont distantes géographiquement. Nous pilotions à cette époque un projet qui faisait interagir une vingtaine d’acteurs qui ne se rencontraient que tous les 3 mois, avec des contraintes fortes de délai et de réactivité.

Tout se passait par mail … avec tous les problèmes inhérents à ce type de fonctionnement. Nous avons ainsi conçu très rapidement une plateforme permettant de mieux piloter ce type de projets que nous confiaient nos clients. Nous avons ainsi construit un premier prototype pour nos clients, et la première version commercialisée d’Intra’Know est apparue dès 2005.

Le mail est devenu un outil incontournable mais très mal utilisé dites vous…
Cela fait maintenant près de 15 ans que les entreprises utilisent cet outil… qui est génial, mais qui a aussi ses contraintes et ses défauts. Il faut savoir aussi que, du fait de sa simplicité d’utilisation, moins de 10% des personnes ont appris à s’en servir correctement. Dans certaines organisations, tout passe ainsi par cet outil : les échanges, le stockage de documents, les validations, les espaces de travail, les réservations, la diffusion de consignes, notes, méthodes, procédures  …

Cette sur-utilisation peut ainsi provoquer désorganisation, démultiplication d’information déstructurée, baisse de concentration, développement de stress inutile, et surtout baisse dramatique d’efficacité ! En outre, au moment même où les entreprises, pour être plus agile sur leur marché, ont réellement besoin de plus de pro activité et de créativité de la part de leurs collaborateurs, ceux-ci ont, de la sorte, tendance à ne plus fonctionner qu’en mode «réactif ».

Vous annoncez une perte croissante d’efficacité dans les entreprises. C’est à dire ?

Selon l’étude menée par Mindjet en Angleterre, si on considère le temps perdu par les collaborateurs à chercher au quotidien des informations dont ils connaissent l’existence, mais qu’ils ne parviennent pas à retrouver, cela représenterait 21 minutes par jour … soit 1500 euros par an et par salarié.

 

D’autres études montrent aussi qu’un cadre reçoit en moyenne 120 mails par jour, dont près de la moitié avec une pièce jointe,. Cela correspond à plus de 30 minutes par jour rien que pour prendre connaissance et organiser cette information.

 

Mais il faut savoir que la baisse d’efficacité ne concerne pas que la réception d’information ou la recherche d’information. Si vous travaillez en mode projet,  ce mode de fonctionnement désorganisé peut ainsi devenir très perturbant et donc très couteux !

Comment le chiffrer : 3 exemples concrets

Vos expériences vous ont elle amené à chiffrer ce ROI chez des clients ?
Depuis que nous travaillons sur ces sujets, nous avons rencontré des exemples très variés. Pour étayer mes propos, je vais m’inspirer de 3 exemples concrets de PME que nous avons rencontrés.


1er cas : société de consulting – 9 personnes.

Cette société travaille sur des missions de longue durée (entre 12 et 24 mois) auprès d’une clientèle très exigeante. Elle fait intervenir sur les missions qu’elle pilote des partenaires technologiques dont elle a la responsabilité. Nous avons très vite mis en place pour cette société une plateforme collaborative lui permettant de piloter ses missions et de capitaliser l’ensemble des informations utiles. Le temps gagné par la mise en place de ces méthodes a été estimé à 1 poste, soit une économie annuelle de 80.000 euros.

 

2ème cas : société commerciale dans un contexte industriel – 28 personnes

Cette société en plein développement travaille à l’international sur la concrétisation de partenariats industriels pouvant durer entre 1 et 5 ans. Pour faire aboutir ces partenariats, elle doit organiser une veille permanente et avoir une très bonne connaissance, ainsi qu’un bon suivi de ses partenaires technologiques (environ 1200). Nous avons ainsi proposé une plateforme collaborative qui lui permet de piloter ces partenariats, d el’initialisation à l’animation, et de capitaliser l’ensemble des informations stratégiques associées. Avant la mise en œuvre, les équipes passaient une grosse partie de leur temps en réunion, en appels téléphoniques pour se passer des infos, en envoi et réception de mails, à suivre des actions déjà suivies par ailleurs, à refaire des choses déjà tentées dans le passé… Nous avons estimé le temps passé à ces actions peu productives à près de 20%. La mise en place de méthodes et d’outils chez ce client a ainsi permis de réaliser une économie annuelle de 250.000 euros.

 

3ème cas : société de R&D – 18 personnes

Cette société en plein développement travaille à l’international sur le développement de produits très technologiques donnant naissance à des brevets. La bonne connaissance partagée des marchés, des concurrents, des technologies adaptées et des acteurs hyper qualifiés est ainsi stratégique. La plateforme collaborative Intra’Know lui permet désormais de piloter ses projets de R&D, de suivre  de manière qualifiée tous ses échanges professionnels et de capitaliser l’ensemble de la connaissance métier. Nous n’avons pas pu évaluer le gain réalisé. Par contre ce qui est sûr c’est que cela s’est traduit par des avantages concurrentiels déterminants. Depuis la mise en oeuvre il y a 4 ans, cette société développe 3 fois plus de brevets, et a amélioré sa marge nette de 250%.

Des solutions éprouvées existent !





De nombreuses solutions existent sur le marché : comment se repérer ?

Pas si simple, en effet ! Nous vous recommandons de plutôt rechercher un partenaire capable de mettre en place de manière progressive des méthodes d’organisations basées sur des plateformes collaboratives … et pas l’inverse ! Ces plateformes doivent pouvoir intégrer plusieurs modules fonctionnels (connaissance, veille, contact, projet, qualité, processus, …) parmi lesquels vous pourrez choisir en fonction de vos besoins actuels, mais aussi de vos besoins futurs. Il s’agit ainsi de donner de la méthode (gain de 1 à 10%) pour retrouver l’information qualifiée plus facilement (gain de 1 à 10%) et permettre de gagner en efficacité (gain de 1 à 10%). Ce qui, dans le pire des cas, permet un gain minimum de 10%.

 

Celà ne s’adresse-t-il qu’aux grandes entreprises?

Certainement pas ! Il suffit pour cela de s’appuyer sur les 3 exemples décrits précédemment. Nous avons à ce jour mis en œuvre plus de 50 plateformes dans des contextes très différents (industrie, services, ingénierie, institutionnel, …). Et 80% de nos clients sont des organisations dont l’effectif est compris entre 20 et 200 personnes.

 

Ces méthodes s’adressent donc à tout type d’organisation qui cherche à gagner en productivité et à proposer à ses collaborateurs un outil pour améliorer la qualité et le confort de leur travail quotidien. A fortiori si vous avez un métier d’ingénierie, si vous oeuvrez dans un contexte de type Iso. Et si vous travaillez dans un contexte d’innovation ou de R&D, l’intérêt en sera d’autant plus grand!

 

Que conseillez-vous aux entreprises?

Dans un premier temps d’en prendre conscience ! Puis de bien intégrer qu’il s’agit ici d’un enjeu stratégique d’organisation (et pas un projet uniquement logiciel !).

 

Ensuite, que ces méthodes sont déjà éprouvées : environ 10% des organisations y sont déjà passées, et ce sont souvent des organisations leader dans leur domaine, car elles ont ainsi trouvé un angle pertinent pour accroitre leur avance concurrentielle.

 

Enfin, au-delà des gains en terme d’efficacité, d’intégrer des aspects positifs suivants plus difficilement chiffrables :

– intégration de méthodes très structurantes pour l’organisation

– capitalisation des connaissances et pérennisation des savoir-faire

– augmentation de la crédibilité interne comme externe

– amélioration de l’environnement de partage et des conditions de travail pour vos collaborateurs

 

Ce projet est donc un véritable projet d’organisation, et l’investissement sera un investissement très rentable : globalement nous considérons qu’1 € investi va en rapporter 10.

Aller plus loin

Pour aller plus loin sur ce sujet, comme par exemple :

découvrir 12 cas d’usages,
- voir des témoignages clients,
- participer à un séminaire de sensibilisation,
- bénéficier d'un audit gratuit de votre besoin
- découvrir la solution Intra’Know ! ==> Rendez vous sur http://www.intraknow.com/