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Réviser son système informatique

Une révolution silencieuse s’est mise en marche depuis de nombreux mois : celle des Progiciels de Gestion Intégrée (PGI) dont la mise en place s’est généralisée ces derniers mois. L’année 2001 sera celle des PME / PMI dans ce domaine.

Un constat

Les systèmes d’informations des PME/PMI (autrement appelés systèmes informatiques), ont énormément évolués depuis la fin des années 70. De systèmes très fermés, peu souples, gérés par des équipes informatiques sclérosantes (l’état dans l’état), on est passé à des systèmes ouverts et globaux.

Certaines entreprises se retrouvent ainsi après quelques années d’informatisation avec des empilages de logiciels (achetés tels quels ou développés en interne), qui manquent souvent de cohérence entre eux et rendant difficile l’adaptation à de nouveaux besoins.

Quels sont les enjeux

La transition est en marche. Les entreprises qui n’auront pas révolutionné leur système d’information dans les 2 années à venir risqueront de disparaître. Parce que le système d’information d’une entreprise est avant tout un axe stratégique de pérennité de celle ci.

Qu’entend on par système d’information

Par système d’information, nous entendons :

– les équipements informatiques
– les applications de gestion classique (comptabilité, paie, gestion commerciale)
– les applications de gestion plus élaborées (ordonnancement, gestion d’atelier, logistique, stocks, gestion de maintenance…),
– les applications d’informatique décisionnelles (tableaux de bord, reporting)
– les outils d’accompagnement (méthodes, procédures et outils de suivi, d’analyse, de prévision).

Comme on le voit, la notion de système d’information est transversale et nécessite bien une cohérence globale.

Quels gains en attendre

Des études ponctuelles ont été réalisées récemment permettant d’estimer les pertes de temps liées aux défauts de systèmes d’informations :

– doubles saisies
– contrôles de cohérences
–  mise en place de passerelles
– recherche complexes de certaines informations
– tensions inter services

Dans tous les cas, le constat est clair : les gains de temps, de productivité, de fiabilité et la rapidité d’obtention des informations de gestion essentielles permettent d’améliorer sensiblement l’organisation de l’entreprise.

Quelques conseils

Se faire accompagner : car ce type de projet ne peut être efficace qu’avec un soutien totalement objectif.

Bien choisir le conseil : une bonne connaissance des systèmes d’information, qualité de communication, de gestion de projet, et d’accompagnement aux changements

Impliquer le dirigeant : C’est un projet d’entreprise avant d’être un projet informatique. A l’instar de la démarche de certification, la qualité du projet sera fonction du niveau d’implication de la direction

Prendre le temps : Tôt ou tard, vous serez confrontés au problème de choix.

Démarrez au plus vite une réflexion sur ce sujet et regardez ce que font vos concurrents.