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DOSSIER – Mettre en place un Intranet – ce qu’il faut savoir

Un Intranet a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Mais mettre en place un Intranet n’est pas simple.

C’est pourquoi nous avons créé ce dossier à votre intention.

L’Intranet au carrefour des processus

L’Intranet peut ainsi devenir, s’il est bien conçu et adapté aux spécificités de l’entreprise, le carrefour privilégié de l’efficience au service des individus :
– Un outil d’optimisation et d’accélération de la communication,
– Un outil d’amélioration de la productivité et de l’organisation,
– Un outil de travail quotidien au service de la stratégie de l’entreprise.

Pour tenir compte de ces exigences, avant de développer notre solution Intranet en 2001, nous avons rencontré plus de 30 structures PME/PMI (services et industries) pour intégrer les besoins fondamentaux de besoins en terme :
– de partage d’informations
– d’optimisation des flux
– de ‘facilitation’ des échanges

Six règles fondamentales

Nous en sommes arrivés à identifier 6 règles essentielles :
– la démarche Intranet est avant tout une démarche stratégique d’organisation impliquant le management
– donc pas d’Intranet sans une forte implication de la direction
– la réflexion Intranet doit être couplée avec une réflexion sur les processus et sur le système de pilotage
– l’outil seul ne vaut rien sans une formation et une sensibilisation aux méthodes et possibilités
– chaque service doit être impliqué dans la démarche
– la démarche doit être itérative 

L’idéal est ainsi de commencer à mettre en place la solution light avec un groupe de 5 personnes. Cette solution light comprendra 3 ou 4 fonctionnalités et permettra de progressivement proposer l’ensemble de l’application aux individus concernés

Quelles fonctionnalités

Pour une structure de services ou industrielle moyenne, les fonctionnalités peuvent ainsi être :
– un outil de messagerie (du simple outlook au complexe lotus)
– des outils de gestion de la connaissance (veille – sgdt – expérience – indicateurs – profils)
– des outils d’optimisation (gestion de projet – gestion des processus – gestion des contacts – suivi d’actions) 

Pour exemple, la base documentaire ooPartners.com que vous utilisez en ce moment est la partie émergée (environ 10%) de l’Intranet que nous utilisons avec nos clients.

Les avantages

Permettre de gagner du temps en simplifiant les procédures et en décloisonnant les entreprises
– Gestion en workflow (flux)
– Gestion documentaire : une seule mise à jour en un seul lieu.
– Organisation de l’accès à l’information.
– Partage et capitalisation des connaissances.

Quelle plate-forme ?

Cela va dépendre de l’éloignement des interlocuteurs. Si les utilisateurs sont géographiquement proches, l’Intranet pourra aisément être mis en place sur le serveur de l’entreprise. 

Sinon, une plate-forme technique externe est souhaitable et permet de s’affranchir des problèmes techniques qu’exige ce type de matériel. Le choix de son fournisseur sera ainsi essentiel sur cette phase. En effet, un soft peut vite s’avérer lourd à utiliser si la machine ne suit pas.

En terme de solutions, 3 possibilités :
– Réaliser un développement spécifique via les SSII, ou web agency
– Intégrer un produit des SSII, des éditeurs ou des opérateurs (notre solution par exemple)
– Ou louer les applications en mode ASP

Partagez vos expériences

Nous sommes également intéressés par toute expérience (bonne ou mauvaise) sur ce sujet, ce qui permettrait de capitaliser les expériences et donc d’identifier les erreurs à ne pas commettre. N’hésitez pas à nous en faire part : contact@oopartners.com

Quelques fonctions classiques

Information 

Evènements – Visites – Revue de presse – Actualités – FAQ – Annuaires – Mailing list – …

Organisation

Gestion des contacts – e-learning – Gestion commerciale – Gestion de projets – Gestion des processus – Cartographie des flux – Méthodologies d’entreprise – Cartographie des compétences

Administratifs 

Notes de services – Procédures sociales – Trombinoscope – Alertes téléphoniques – Gestion des salles – Gestion du matériel – Notes de frais – Demandes de congés – Gestion des CVs

Partages

Agendas – Forum – Espaces suggestions – Messagerie – Chat – Votes

Six exemples concrets de réalisation

Voir dossier : Intranet – les exemples

Quelques conseils pour mettre en place un Intranet

Identifier les besoins
Quelles informations veut-on partager ?
Intranet collaboratif ou informatif ?
Quelle cible est concernée ?
Quelles sont les ressources informatiques ?
Faut-il se faire accompagner ? 

Désigner un responsable de projet
Ce responsable doit avoir une vision large et connaître TOUS les spécificités de services de l’entreprise. Idéalement, il ne doit pas être informaticien, l’aspect technique étant secondaire. Il sera l’interlocuteur des futurs utilisateurs, bâtira un cahier des charges, et sera également l’interlocuteur des prestataires externes pour revoir les spécifications détaillées et veiller aux finalités du projet. 

Identifier des indicateurs clé
Une stratégie Intranet s’accompagne d’enjeu et d’objectifs clairs. Pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre, il conviendra d’identifier des indicateurs clé qui permettront de savoir si la méthode est efficiente.

Idéalement : un retour sur investissement de 6 mois

Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.

Diminution du temps de recherche
Une information bien structurée, organisée et mise à disposition d’un groupe d’individus permet de limiter les temps de recherche et ainsi d’optimiser l’organisation interne.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

20 %

Base 100 personnes

520 heures

Quantification

14.000 euros

Capitalisation et développement de la connaissance interne
Une information qui s’étoffe de manière itérative (au fur et à mesure du temps) par des individus ayant des compétences complémentaire est une véritable ressource essentielle de dynamisation de l’entreprise.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

10 %

Base 100 personnes

260 heures

Quantification

7.000 euros

Optimisation de la démarche commerciale
Une information commerciale structurée et qui s’appuie sur un suivi opérationnel des contacts est force d’amélioration sensible de la marge nette.

Optimisation de la force commerciale

10%

Base de Marge brute entreprise

5 Meuros

Surplus de MB

500.000 euros

%age de marge nette

10%

Quantification

50.000 euros

La force de notre solution

Notre solution est le fruit de 3 ans de réflexion et de prise en compte des spécificités de 50 PME/PMI différentes. La force de notre solution :
– adaptée à vos besoins
– simple à mettre en œuvre
– retour sur investissement rapide
– technologies propriétaires –> indépendance

Pour définir votre besoin

Nous vous proposons un audit de votre système d’informations (rendez-vous de 2 heures) :
– Analyse sur 3 axes
– Plan d’action spécifique
– Nous vous expliquons les aides auxquelles vous avez droit