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DOSSIER – Mettre en oeuvre une GPAO, un PROGICIEL INTEGRE ou un PGI

Retrouvez ci après les éléments clé de cette démarche ou comment garantir le succès d’un projet stratégique de cet ordre (intranet) :
Une étude réalisée par le Standish Group auprès de 400 entreprises américaines met en avant les chiffres suivants :
– 31% des projets lancés n’aboutissent pas;
– 53% des projets dépassent leurs budgets initiaux,
– 16% seulement respectent les coûts et les délais

D’où l’importance de prendre quelques précautions avant de se lancer dans votre projet !

L’équipe

Une équipe projet devant conduire une démarche de sélection doit être composée :
– d’un responsable de projet, proche de la Direction Générale, pour piloter ce choix,
– d’utilisateurs, représentant chacun un domaine fonctionnel,
– de chefs de projet informatique et organisation qui se prononcent sur les domaines techniques et organisationnels.

Quelques règles

Choisissez vite
Le rythme de la phase de sélection va impulser son rythme à l’ensemble du projet.

La vitesse permet de rester concentré sur l’essentiel.
Il est important de mener parallèlement l’ensemble des tâches (contacts des éditeurs, _expression des besoins des utilisateurs, test des maquettes…)

Arbitrez dès le départ entre deux démarches de sélection
Tout au long de votre démarche, votre attention se portera sur des critères techniques et fonctionnels, ainsi que sur l’offre de service des éditeurs.
Si votre projet concerne des fonctions standard (comptabilité, achats simples…), les critères techniques du produit et la qualité de la proposition de l’éditeur seront les plus discriminants.
Si le périmètre retenu concerne des fonctions plus spécifiques (GPAO, administration des ventes…), concentrez-vous sur les critères fonctionnels.

Pilotez le processus de décision
Identifiez tous les acteurs associés à la décision : utilisateurs, responsables informatiques, direction …
Précisez les rôles de chacun dans la prise de décision.
Fixez des dates limites pour décider.
Assurez vous à l’avance d’avoir tous les éléments pertinents au moment de l’arbitrage.

Soyez pragmatique
Ayez un périmètre réaliste.
Choisissez une version de progiciel déjà opérationnelle
Ne croyez pas les éditeurs sur parole, demandez à voir des maquettes, des références ! 4

Choisissez un éditeur pérenne
Évaluez la pérennité logicielle : Si l’éditeur disparaît comment pouvez vous faire évoluer la solution ?
Évaluez la pérennité technique : Sur quelles bases de développement travaille t il ?
Prenez connaissance de sa stratégie : Quels types de partenariat est il en train de construire ?

Enchaînez immédiatement sur la suite du projet
Appuyez vous sur la mobilisation des premiers acteurs : ne laissez pas retomber le soufflé !

Avant toutes choses : évaluer avec précision l’existant

Pour choisir une solution de progiciel intégré, il faut être conscient des moyens dont on dispose, de leur utilité et de leurs limites.

Cette étape se fera obligatoirement avec un cabinet externe (entre 3 et 10 jours de conseil). Elle vous permettra de fiabiliser les zones fonctionnelles.

Il est important de connaître les forces de son système et ses faiblesses.
Quel est votre jugement sur la réponse fonctionnelle de votre système d’information ?
Quel est votre jugement sur le niveau technologique de votre système d’information ?
Existe-t-il des contraintes particulières auxquelles il faut savoir faire face (passage à l’an 2000…) ?

La maintenance du système d’information

Il s’agit là de s’interroger sur l’évolution de la fonction informatique au sein de votre entreprise.
Comment souhaitez-vous faire évoluer l’équipe informatique ?
Quelles compétences voulez-vous développer chez elle ?
Voulez-vous favoriser une externalisation de votre informatique ?

Conditions de mise en oeuvre du projet  
Il en va de la rentabilité d’une telle entreprise. Un progiciel n’est pas une solution miracle, il est coûteux et les risques d’échec existent.

Analyse de risques
Il faut être conscient de la complexité d’une telle entreprise.
Vous êtes-vous assuré de la cohérence de votre démarche avec les autres projets de votre entreprise, les refontes d’organisation en cours ?
Avez-vous évalué l’impact d’un projet de mise en place d’un progiciel intégré sur votre fonctionnement opérationnel ?
Avez-vous imaginé la mise en oeuvre des évolutions du progiciel ?
Avez-vous des moyens humains suffisants pour travailler à plein temps sur le projet ?
Réfléchir sur le Retour Sur Investissement (RSI)

Quels sont les coûts ?
Les coûts sont souvent sous-estimés : attention aux mauvaises surprises !
Il ne faut pas manquer de prendre en compte :
Les coûts existants : exploitation, maintenance, non qualité…
Les coûts du projet : investissements, ressources internes…
Les coûts de fonctionnement à venir : exploitation, maintenance, changements de version…
Quels sont les gains ?
Les surcoûts qui disparaissent : plus de saisies d’information redondantes…
Les gains techniques : qualitatifs, gains de productivité personnelle…
Les gains opérationnels : ce sont les plus difficiles à quantifier, mais il est indispensable de faire l’effort de les qualifier et de les quantifier. Cela permet de vraiment travailler sur les enjeux et de s’assurer un pilotage de qualité

Comment organiser le projet

Formuler et communiquer le sens du projet
Formulez en termes clairs et simples les enjeux puis déclinez-les en objectifs précis. Faites ensuite valider enjeux et objectifs par le management avant de les communiquer à l’ensemble des intéressés et mettez des indicateurs en place. (Illustration)

Organiser le projet autour d’acteurs garants des enjeux
Recherchez un directeur de projet porteur des enjeux et légitime. Portez attention au choix des acteurs de l’équipe projet. (Illustration)

Mettre en place un management par projet
Intégrez le projet dans la carrière personnelle du directeur de projet et des membres de l’équipe, par une valorisation du projet et une gestion de la reconversion. Détachez hiérarchiquement les principaux membres de l’équipe projet de leur service et rattachez-les à la Direction. Constituez aussi un "plateau de projet", à savoir un lieu physique réunissant tout les membres de l’équipe.

Construire à l’avance le dispositif d’instruction des points durs
Des divergences entre les souhaits des utilisateurs, les possibilités de l’outil et les changements voulus par la direction vont forcément mener à des situations de blocage. Selon l’importance de ces problèmes, ils devront être instruits et arbitrés à différents niveaux du projet (utilisateurs, instances de pilotage du projet ou direction générale, si nécessaire).