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DOSSIER – Méthodologie de mise en place d’un Intranet

Après une première série de solutions Intranet, nous assistons aujourd’hui à une évolution des outils proposés aux PME/PMI. Mais pour bien prendre en compte ces évolutions, une méthodologie appropriée est nécessaire.

Qu’est ce qu’un Intranet ?

Un Intranet a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants). Un Intranet utilise donc les technologies du WEB pour faciliter ces échanges.

L’Intranet au carrefour des processus

L’Intranet peut ainsi devenir, s’il est bien conçu et adapté aux spécificités de l’entreprise, le carrefour privilégié de l’efficience au service des individus :
– Un outil d’optimisation et d’accélération de la communication,
– Un outil d’amélioration de la productivité et de l’organisation,
– Un outil de travail quotidien au service de la stratégie de l’entreprise.

Pour tenir compte de ces exigences, avant de développer notre solution Intranet en 2001, nous avons rencontré plus de 30 structures PME/PMI (services et industries) pour intégrer les besoins fondamentaux de besoins en terme :
– de partage d’informations
– d’optimisation des flux
– de ‘facilitation’ des échanges

Six règles fondamentales

Nous en sommes arrivés à identifier 6 règles essentielles :
– la démarche Intranet est avant tout une démarche stratégique impliquant le management
– donc pas d’Intranet sans une forte implication de la direction
– la réflexion Intranet doit être couplée avec une réflexion sur les processus et sur le pilotage
– l’outil seul ne vaut rien sans une formation et une intégration des méthodes
– chaque service doit être impliqué dans la démarche
– la démarche doit être transversale et itérative

L’idéal est ainsi de commencer à mettre en place la solution light avec un groupe de 5 personnes. Cette solution light comprendra 3 ou 4 fonctionnalités et permettra de progressivement proposer l’ensemble de l’application aux individus concernés

Quelles fonctionnalités

Pour une structure de services ou industrielle moyenne, les fonctionnalités peuvent ainsi être :
– un outil de messagerie (du simple outlook au complexe lotus)
– des outils de gestion de la connaissance (veille – sgdt – expérience – indicateurs – profils)
– des outils d’optimisation (gestion de projet – gestion des processus – contacts – km)

Les avantages

Permettre de gagner du temps en simplifiant les procédures et en décloisonnant les entreprises
– Gestion en workflow (flux)
– Gestion documentaire : une seule mise à jour en un seul lieu.
– Organisation de l’accès à l’information.
– Partage et capitalisation des connaissances.

Quelle plate-forme ?

Cela va dépendre de l’éloignement des interlocuteurs. Si les utilisateurs sont géographiquement proches, l’Intranet pourra aisément être mis en place sur le serveur de l’entreprise.

Sinon, une plate-forme technique externe est souhaitable et permet de s’affranchir des problèmes techniques qu’exige ce type de matériel. Le choix de son fournisseur sera ainsi essentiel sur cette phase. En effet, un soft peut vite s’avérer lourd à utiliser si la machine ne suit pas.

En terme de solutions, 3 possibilités :
– Réaliser un développement spécifique via les SSII
– Intégrer une solution intégrée (la solution IntraKnow par exemple)
– Ou louer les applications en mode ASP

Quelques conseils pour mettre en place un Intranet

Identifier les besoins
– Quelles informations veut-on partager ?
– Intranet collaboratif ou informatif ?
– Quelle cible est concernée ?
– Quelles sont les ressources informatiques ?
– Faut-il se faire accompagner ?

Désigner un responsable de projet
Ce responsable doit avoir une vision large et connaître TOUS les spécificités de services de l’entreprise. Idéalement, il ne doit pas être informaticien, l’aspect technique étant secondaire. Il sera l’interlocuteur des futurs utilisateurs, bâtira un cahier des charges, et sera également l’interlocuteur des prestataires externes pour revoir les spécifications détaillées et veiller aux finalités du projet.

Identifier des indicateurs clé
Une stratégie Intranet s’accompagne d’enjeu et d’objectifs clairs. Pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre, il conviendra d’identifier des indicateurs clé qui permettront de savoir si la méthode est efficiente.

Idéalement : un retour sur investissement de 6 mois
Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.
– Diminution du temps de recherche
– Capitalisation et développement de la connaissance interne
– Optimisation de la démarche commerciale
– Optimisation de votre R&D

Quatre exemples concrets de solution transversale

Une démarche de sécurité alimentaire – filière avicole – 10 acteurs industriels
La problématique
La solution
Développer une démarche stratégique avec un comité de pilotage qui évolue et dont les membres sont éloignés.
Une combinaison de modules classiques et des modules VEILLE et PROJET.
Une démarche de contrôle de gestion industrielle – négoce de fruits / légumes – 120 personnes
La problématique
La solution
Mettre en œuvre une organisation par processus et initier des méthodes de pilotage de projet.
Une combinaison de modules classiques et des modules PROJET, DOCUMENT et PROCESSUS.
Une démarche de gestion de connaissances – société d’ingénierie – 10 personnes
La problématique
La solution
S’assurer de la pérennité des développements tout en optimisant la réalisation des projets.
Une combinaison de modules classiques et des modules QUALITE, DOCUMENT et PROJET.
Une démarche d’optimisation des services – structure institutionnelle – 70 personnes
La problématique
La solution
Optimiser la réalisation des projets (trop longue et peu efficace), tout en simplifiant les circuits de décision.
Une combinaison de modules classiques et des modules CRM, PROJET et DOCUMENT.

La particularité de la solution IntraKnow

La solution que nous vous proposons est soutenue par la Région Bretagne et l’Anvar (développement de la performance des PME/PMI) :
– Une approche pragmatique et une connaissance approfondie du management des organisations
– Une plateforme très évolutive (d’un point de vue matériel et fonctionnel)
– Une solution simple d’utilisation, rapide à mettre en oeuvre et à paramétrer
– Une intégration itérative (chaque module est autonome et peut être ajouté à tout moment)