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DOSSIER – Méthodes du pilotage (production de biens et services)

La mise en place du pilotage de la production nécessite une approche méthodique et structurée. Le risque principal du pilotage est en effet de créer une structure compliquée qui ne réponde pas aux besoins de l’organisme. Nous allons donc étudier la manière de définir les objectifs de ce pilotage puis voir comment mettre en place la structure nécessaire.

Objectifs d’un projet de pilotage de la production

Les organismes producteurs de biens ou services sont tous contraints de produire en consommant le moins de ressources possibles (matières, main d’œuvre et machines), avec la qualité requise, dans le délai le plus court possible.

Le pilotage de production doit donc permettre le suivi de ces paramètres.

Définir les objectifs selon les spécificités de l’organisme

C’est une étape clé du processus de mise en place du pilotage de production puisque les indicateurs mis en place en découleront directement.

Il existe deux manières distinctes, conjugables entre elles) de définir ces objectifs spécifiques : par les prix de revient (quels sont les postes principaux), par l’analyse des problèmes rencontrés.

Exemple n°1
L’organisme constate qu’elle rencontre un problème récurrent de délai de traitement des dossiers « clients ». Des objectifs du pilotage peuvent alors être le suivi et la maîtrise de ces délais.

Exemple n°2
Dans cette entreprise, les coûts de main d’œuvre représentent une part importante du coût de revient. L’entreprise peut se fixer comme objectif de maîtriser son coût main d’œuvre.

La plupart du temps, l’organismes se fixera plusieurs objectifs, qui seront presque toujours axés sur les notions de coût, de délai ou de qualité.

Définir des indicateurs

Une fois que les objectifs sont définis, il faut construire des indicateurs de suivi. Ces indicateurs doivent à la fois être fiables et résulter de mesures simples à mettre en oeuvre. Il doit également être facilement compréhensible et favoriser des réactions rapides en cas de dérive.

Dans l’exemple n°1 (problème récurrent de délai de traitement des dossiers « clients ») le choix de l’indicateur va conditionner la façon de traiter le problème, comme on le voit avec trois types d’indicateurs différents.

Indicateur n° 1 :
On peut déterminer que l’indicateur optimal serait le délai moyen de traitement des dossiers, c’est à dire la moyenne de durée de traitement de chaque dossier. Cet indicateur nécessite d’enregistrer pour chaque dossier sa date de réception et sa date de clôture, de calculer pour chaque dossier sa durée de traitement puis de faire la moyenne des durées, sur une période à définir. On voit bien que si ce traitement n’est pas entièrement informatisé, il nécessite des calculs complexes. Il a l’avantage d’être fiable et de permettre une analyse fine des causes de non-conformités.

Indicateur n° 2 :
Beaucoup plus simple à calculer, c’est la variation de stock des dossiers sur une période donnée. Il a l’inconvénient de mesurer le niveau de stock sans vraiment permettre d’en étudier les causes.

Indicateur n° 3 :
On pourrait également penser que le problème de délai n’est qu’une conséquence de l’irrégularité de la productivité du service et élaborer un indicateur qui mesurerait le nombre de dossier traité par heure de personnel. L’avantage de cet indicateur est qu’il mesure la performance à sa source et permet d’impliquer tout le personnel. L’inconvénient est qu’il ne permet pas la mesure de la qualité de service au client.

Communiquer

Les valeurs des indicateurs doivent être communiquées avec une périodicité connue à tout le personnel. Dans la plupart des cas, sa mesure est donnée en % par rapport à un objectif. l’idéal est de représenter les résultats sur un graphique qui permet de visualiser l’évolution des réalisations par rapport aux objectifs.

Conclusion

Le pilotage de production est souvent un préalable nécessaire à tous les projets d’optimisation du fonctionnement de l’entreprise ou de l’organisme. Il est nécessaire, comme dans un projet (voir gestion de projet) :
– de prendre du recul pour avoir un point de vue global,
– d’être organisé et méthodique pour gérer efficacement le projet,

Enfin, il peut être très bénéfique d’avoir recours à un accompagnement externe.

N’hésitez pas à me contacter pour avoir des informations complémentaires sur le pilotage et l’optimisation de la production.

Pour aller plus loin, un outil support http://www.intraknow.com/?portfolio=intrapilot