Le choix d’un progiciel de gestion n’est pas simple. Ce document permet d’identifier les éléments principaux à mettre en œuvre dans le choix d’un Progiciel de Gestion (PGI ou GPAO). Il n’a pas pour objectif d’être exhaustif. Par contre, il met en avant les axes essentiels de la démarche (ERP, PGI, GPAO, informatique, système).
La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.
Avant toute chose : créer un groupe projet interne
Même si vous faites appel à un cabinet spécialisé qui va vous accompagner dans cette démarche stratégique, un groupe de travail interne pluridisciplinaire et transversal vous permettra de limiter les erreurs d’aiguillage et surtout de traiter l’intégralité des fonctionnalités du nouveau système. Ce groupe, de par ses spécificités et son professionnalisme aura à coeur de choisir une solution totalement adaptée à ses besoins propres.
Faites connaître les composantes et les objectifs précis de ce groupe de travail interne : leurs actions seront ainsi facilitées. Car n’oubliez pas que l’on travaille ici sur le système d’informations, et que la rétention de la connaissance est souvent de mise.
Adopter une méthode et un calendrier précis
Avant de démarrer le projet, le chef de projet aura pris le soin de s’imprégner d’une méthode de conduite de projet informatique (de nombreux livres sur le sujet, voir les éditions organisation). Cette méthode devra être phasée, expliquée et intégrée dans un planning global connu et compris par les différents membres de l’équipe projet.
Attention aux limites fonctionnelles
Ne pas choisir un progiciel intégré sur un domaine fonctionnel très réduit
La valeur ajoutée d’un progiciel intégré est proportionnelle à l’étendue du champ fonctionnel qui lui est confié. A champ fonctionnel égal, un progiciel dédié a plus de chance de répondre à vos besoins précis et aura des coûts de mise en oeuvre bien inférieurs.
Ne pas se focaliser sur les coûts
Attention : croire que le moins cher est le plus simple est une erreur… l’inverse aussi
Il est admis que pour 100 de licence donne entre 100 et 200 F en services externes d’accompagnement au démarrage : formation, paramétrage, adaptation de l’outil informatique conduite du changement, perte de rentabilité, mobilisation des énergies…
En clair, un PGI (ou une GPAO) de 300 KF pourra nécessiter un accompagnement de 100 KF, une adaptation du réseau de 80 kf, des coûts de formation de 50 KF …. et une mise en oeuvre allant de 100 kf à … 500 kf si le projet est mal mené.
Un investissement dans un bon système d’information doit ainsi être envisagé pour 4-5 ans. Un investissement global de 800 kF pour une entreprise de 100 personnes revient à amortir 150-200 kf annuellement. Soit environ le salaire annuel chargé d’un technicien. C’est aussi équivalent au coût global annuel de la perte d’1/4 d’heure par jour pour un tiers du personnel. Ce coût global est ainsi à rapprocher de notions très concrètes :
– pertes de temps en recherche,
– postes supplémentaires,
– analyses inutiles,
– ressaisies,
– baisse de motivation,
– pertes de temps en transfert d’information,
– consommables inutiles, …
Pensez vous toujours qu’une réflexion de fond sur votre Système d’Information est à reporter à plus tard ?
Petite analyse de coûts
Prenons 2 exemple de mise en place de progiciels dans une PMI de 100 personnes : l’un à 500 kf, l’autre à 600 kf + 150 kf d’accompagnement par un cabinet (soir 750 kf).
Le premier met 10 mois à se mettre en place, nécessite des formations non prévues au programme, génère des mécontentements dans l’entreprise, est source de baisse de productivité.
Le deuxième est complètement installé en 6 mois, a impliqué l’ensemble du personnel sur la démarche, a bénéficié d’une approche globale et itérative, a nécessité un soutien dans la conduite du changement.
Dans le premier cas, le surcoût peut être évalué à :
– coûts supplémentaires directs (100 kf)
– suppléments de personnel pour faire face aux charges de travail : 100 kf
– baisse de rentabilité … parfois, entre 3 et 5% de la masse salariale… INESTIMABLE !!!
Quel est celui qui est le plus efficient, non pas a priori mais a posteriori?
Attention à la mode ERP
Il y a ERP et ERP (Enterprise Ressources Planning)!!!!
Opter pour un progiciel intégré parce que la concurrence en a installé un, ou parce que la pression d’une filière devient de plus en plus intense est dangereux. ne pas oublier que la démarche initiale essentielle est une bonne vision stratégique et la recherche de l’adéquation de l’outil aux besoins de l’entreprise.
C’est quoi un bon système d’information ?
Un bon système d’information doit répondre à plusieurs critères :
– il doit être proche des process de l’entreprise (de l’identification du prospect à l’analyse de gestion)
– il doit être global et non une succession d’applications avec des transferts et des intégrations dans tous les sens.
– il doit être simple à mettre en oeuvre, accepté par les opérateurs
– il doit être évolutif et intuitif
– il doit être validé par les acteurs utilisateurs
Quelques conseils… Une hésitation, une question sur les PGI ?
Ne vous limitez jamais au discours du commercial représentant la solution GPAO/ERP. Etablissez une liste de 10/20 questions (disponibilités, archivage, hotline, …) et interrogez les utilisateurs actuels qui vous auront été communiqués par l’éditeur de la solution. C’est encore le meilleur moyen de veille à votre disposition à moindre frais. Au besoin, faites appel à un cabinet en communication pour réaliser ce test.
La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.
Et surtout : FAITES APPEL A DES SPECIALISTES.
ILS VOUS EVITERONT DE NOMBREUSES PERIPETIES !!!