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DOSSIER – Le journal d’entreprise au format électonique

Depuis quelques années les journaux d’entreprises se sont développés. Ceux ci permettent à la fois de développer des méthodes internes :
– communication et information
– démarches collaboratives et méthodologies de veille
– démarches commerciales et prospectives
– vitrine et image institutionnelles

Définir l’objectif de cet outil

Avec le développement des nouvelles technologies nous voyons se développer des déclinaisons électroniques de ces magazines. Mais pour en assurer le succès, certaines règles doivent être appliquées. Le développement des intranets et des extranets, la quasi-généralisation des adresses e-mail favorisent aujourd’hui, chez les entreprises, qu’elles soient petites ou grandes, une nouvelle formule de communication : le journal électronique ou e-journal. Ces magazines en ligne reprennent à leur compte les différentes publications au format standard adressées aux salariés, aux clients, aux distributeurs ou aux cibles de prescription. La conversion au format électronique permet en règle générale de réaliser  des économies de 20 à 50 %, grâce notamment :
– A la suppression des frais d’impression
– A la simplification des frais de conception
– A la suppression du routage

Ce type de démarche nécessite en revanche une méthodologie précise.

Définir la cible

Une conversion au format électronique ne se décrète pas. Le lancement passe à ce titre par une question élémentaire :
– Quelle est notre cible ?
– Quelles sont ses habitudes en terme d’Internet ?
– A-t-elle la possibilité matérielle d’accéder à la version électronique  ?

L’équipe projet devra donc étudier précisément les cibles touchées pour connaître le taux d’accès à l’intranet-extranet ou le taux d’équipement e-mail. Un seuil minimal de 50 à 70 % est nécessaire pour initier un tel projet.

Choisir le bon support : intranet et emailing

S’assurer de l’adéquation du format à la cible
Pour les lectorats disposant d’un haut niveau d’accessibilité internet, une bascule générale est à privilégier. Elle sera l’occasion de reformuler le magazine en l’adaptant à son nouveau support. Pour les seuils intermédiaires d’accessibilité, une période de transition pourra être aménagée, en permettant une information permanente de la mise à disposition du nouveau format (en savoir plus, …). Celle-ci ne doit en aucun cas se prolonger : éditer de front un magazine sur deux supports est une source de coûts supplémentaires et entrave l’évolutivité éditoriale. Dans le cas d’un magazine interne, les services de communication seront vigilants au fait qu’aucun des salariés ne se retrouve exclu de l’accès. Les bornes d’accès intranet sont une réponse possible.

Informer sur le nouveau format

Cette démarche requiert une opération de communication auprès des cibles. Elle se fera en amont pour prévenir du lancement avec une page d’information synthétique, une adresse Internet et mail permettant de s’inscrire à la version en ligne. Elle sera relayée par une opération de communication directe (phoning, mailing), par une opération d’e-mailing et par une insertion dans l’intranet-extranet.

S’assurer de la qualité et de la pertinence de l’information proposée

La mise en place d’un journal en ligne ne nécessite pas une réorganisation complète de l’équipe, notamment pour les services de communication déjà rodés à l’édition. L’arrivée de nouveaux outils pourra nécessiter en revanche l’intégration d’un webmaster dans l’équipe ou d’un partenariat externe (à privilégier). Les fournisseurs de contenu en ligne seront également une nouvelle source d’alimentation possible dans le cadre d’un projet. Il est ainsi nécessaire de bien intégrer toutes ces nouvelles sources de coûts dans l’étude d’investissement.

Cette conversion nécessite une refonte éditoriale. Les articles longs sont, d’une manière générale, à proscrire, le support électronique étant favorable à une lecture rapide. Les articles et rubriques, mis en avant au travers d’une page d’accueil, devront s’adapter au nouveau support selon un principe de navigation (du plus important au moins important) plutôt qu’une structure en sommaire.  

Les parutions trop régulières sont souvent contre productives. Cette fréquence doit être finement étudiée (souvent mensuelle). La transition est souvent l’occasion d’accentuer le rythme de parution (par exemple mensuel vers hebdomadaire) afin d’offrir un contenu plus concis et plus réactif. Cette réactivité fait d’ailleurs partie intégrante du concept Web : des événements importants pour l’entreprise pourront être relayés en quasi temps réel. S’ajoute à cette réactivité, l’évolutivité du support : les audiences de chaque élément de l’e-journal seront analysées régulièrement afin d’offrir une structure éditoriale en adéquation avec les attentes du lectorat.  ejournal et e-journal).