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DOSSIER – Knowledge management … de projet

Quelques soit l’ouvrage à réaliser, de nombreux documents, savoirs et savoir-faire sont mobilisés au cours d’un projet. Pour satisfaire aux contraintes en terme de qualité, de coût et de délai, et mener le projet au succès, il est devenu nécessaire de gérer la documentation et de faciliter le partage d’informations entre les différents acteurs du projet.

Malheureusement, ces actions ne sont pas toujours suffisantes. En effet, malgré les efforts entrepris pour faciliter le travail collaboratif, un certain nombre de projets se soldent par un échec. L’ « autopsie » de ces projets révèlent très souvent les mêmes causes d’échec : répétitions d’erreurs, mauvaises prises de décisions, inexistence de retour d’expérience, etc.

Heureusement, pour éviter ces problèmes récurrents et augmenter le taux de succès des projets tout en améliorant leur productivité, il existe une solution : le knowledge management.

L’objectif de cet article est de sensibiliser les lecteurs à la problématique primordiale de gestion des connaissances projet grâce au knowledge management.

Le knowledge management au service de la gestion de projet

Depuis maintenant plusieurs années, la gestion de projet est une réalité dans les organisations, aussi bien pour les projets au cœur des processus métiers que pour les activités de support. Le déroulement d’un projet s’accompagne de la production de différents documents. Il peut s’agir de documents de travail, de documents intermédiaires ou même de livrables.

En sus de cette production de documentation parfois très abondante, de nombreux savoirs et savoir-faire sont utilisés, échangés et combinés aux processus de gestion de projet pour la bonne marche de cet ouvrage collectif. Ces échanges et ce partage d’expériences qui interviennent tout au long du projet sont nécessaires pour pouvoir avancer dans les meilleures conditions et satisfaire aux diverses contraintes en termes de délais, de livrables et de budget.

Le knowledge management, qui est un mode de gestion systématique des savoirs et des savoir-faire, peut jouer un rôle déterminant dans le cadre de la gestion de projet. En effet, son but est de conserver, de transmettre et de développer les connaissances afin :

– d’améliorer la gestion des compétences,
– de faciliter l’activité des individus en terme de prise de décision,
– d’augmenter la productivité,
– de favoriser l’innovation et la créativité.

Le knowledge management est un véritable processus de valorisation du savoir impliquant tous les acteurs du projet (figure 1). Ce processus se décompose en différentes étapes de création, d’enrichissement, de validation, de capitalisation et de diffusion de la connaissance : tout ce dont une gestion de projet efficace a besoin.

Du réel besoin de gérer les connaissances projet

Plus précisément, ces besoins en terme de gestion des connaissances évoluent lors du déroulement du projet, depuis la phase de démarrage jusqu’à la clôture.

Au démarrage du projet, l’équipe doit acquérir un grand nombre de savoirs et de savoir-faire pour couvrir très rapidement le champ des compétences nécessaires à la bonne réalisation de l’ouvrage. Cette phase d’apprentissage peut considérablement être réduite si des expériences similaires ont été capitalisées et mises à disposition de l’équipe projet.

La phase de démarrage doit également se concentrer sur la mise en place d’un environnement propice à la capitalisation et l’échange d’information autour du projet. La mise en place de cet environnement est critique dans la mesure où elle va fortement conditionner les échanges d’information tout au long du déroulement du projet. Ces échanges tiennent une place centrale lors des différents processus de prises de décision qui jalonnent un projet.

Cependant, l’activité de capitalisation et d’échange d’information qui intervient au cours du projet doit être aussi simple qu’ergonomique. Cette activité ne doit en aucun cas venir perturber les tâches liées au projet même. Au contraire, elle doit les faciliter. Et c’est là un point essentiel et le défi majeur que doit relever le knowledge management.

De l’importance des expériences passées

Au-delà de ces besoins que nous pouvons qualifier d’opérationnels, le knowledge management permet de valoriser des connaissances au combien importantes dans le cadre de la gestion de projet : les acquis antérieurs.

Combien de projets répètent les erreurs déjà commises par le passé et se terminent par un échec ? Combien de tâches sont maintes fois répétées au travers des différents projets ? Combien de décisions sont prises sans connaissance des décisions passées relatives à des problématiques similaires ?

Mauvaises décisions, échecs, tâches redondantes, erreurs, autant de désagréments qui peuvent être évités par la capitalisation et la mobilisation des expériences passées.

Le knowledge management de projet se caractérise par un processus de transformation des connaissances acquises par l’expérience en règles et méthodologies génériques pouvant être réutilisées pour améliorer l’efficacité.

Mais bien plus que l’efficacité, le knowledge management de projet tente d’instaurer l’efficience, c’est-à-dire la réalisation des tâches en mobilisant le minimum de moyens grâce au partage et à la valorisation des  meilleures pratiques issues des expériences passées, qu’elles se soient terminées sur un succès ou bien sur un échec.

Briques fonctionnelles du KM de projet

Gérer au mieux la connaissance autour des projets et répondre aux besoins que nous venons de décrire nécessite la mise en place de différentes briques fonctionnelles (figure 2).

Tout d’abord l’indispensable référentiel projet. Celui-ci référence les modèles, les techniques et les logiciels à utiliser pour la gestion et la réalisation du projet. Résolument évolutif, le référentiel projet est fortement lié aux mécanismes de capitalisation des connaissances et de formalisation des meilleures pratiques.

L’espace de partage de documents et d’informations est un des éléments clés du KM de projet. Il permet non seulement aux personnes impliquées de partager des informations utiles à la bonne marche du projet mais il offre également la possibilité à plusieurs individus d’intervenir en même temps sur les documents grâce à des fonctionnalités d’édition partagée, de gestion des versions et de partage de fichiers.

L’espace de communication et de coordination constitue la brique qui gère la « socialisation » du projet, c’est-à-dire les échanges et les interactions sociales qui assurent la coopération entre les différents intervenants. Communication et coordination sont deux facteurs essentiels à la réussite d’un projet.

Enfin, la base de connaissances des meilleures pratiques qui permet la capitalisation, la diffusion et le partage des expériences projets passées. Cette base de connaissances est liée à l’ensemble des autres briques de la plateforme de knowledge management de projet pour constituer un ensemble vivant qui s’améliore et évolue au fur et à mesure des expériences acquises.

Des outils et des hommes

La problématique essentielle de ce type de collaboration réside dans le besoin, à un moment donné, d’organiser la circulation d’information entre plusieurs personnes. Ainsi, le knowledge management de projet nécessite de la part des outils à mettre en place des fonctionnalités simples.

La mise en œuvre informatique la plus répandue du knowledge management dans le cadre de la gestion de projet se fait au travers d’une plate-forme de travail collaboratif spécifiquement dédiée à la gestion de projet. Il s’agit d’un système qui permet à plusieurs utilisateurs de prendre en charge différentes tâches, autour d’un objectif commun, dans un environnement partagé.

Mais ce n’est pas l’infrastructure sur laquelle repose le système qui constitue l’élément le plus important. En effet, ce n’est certainement pas l’outil qui va décider de la réussite d’un projet, mais bien son usage et, par voie de conséquence, l’adhésion des différents acteurs à l’environnement dédié à la gestion des connaissances projet.

Qu’il s’agisse du projet même ou de la gestion des connaissances autour de celui-ci, ce sont les individus qui sont au centre de la création de valeur. Et ce sont eux, et eux seuls, qui, au travers de leurs compétences, leurs savoirs et leurs savoir-faire, détiennent les clés du succès d’un projet.

Des bénéfices indéniables

Grâce à une meilleure gestion du travail collaboratif, une capitalisation et une mobilisation systématique des expériences passées, un partage et une valorisation des meilleures pratiques, le knowledge management représente un véritable soutient pour les entreprises qui se sont lancées dans une politique de management par projets.

Au final, le knowledge management permet d’augmenter le taux de succès, tout en maintenant une réactivité et une efficacité élevée dans le cadre de la gestion de projet.

« Le knowledge management de projet, ce n’est pas obligatoire, c’est juste indispensable. »