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DOSSIER – Intranet et Extranet – les spécificités.

Vecteur de communication, au sein d’une entreprise ou entre partenaires, l’Intranet et l’ Extranet se transforment peu à peu en outils d’accès à un ensemble de ressources de manière standardisée et sécurisée. Pour simplifier, nous pourrions parler :
– d’application partagées,
– utilisables entre collaborateurs ou partenaires,
– de manières sécurisée,
– en s’appuyant sur les technologies du Web.

Qu’est ce qu’un Intranet ?

Un Intranet a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants). Un Intranet utilise donc les technologies du WEB pour faciliter ces échanges:

– Des outils d’échanges et de partage d’information (messagerie, carnet d’adresses, forums, …)
– Des applications communes (gestion de projet, bases documentaires, …)
– Des méthodes collaboratives (groupes de travail, work-flow, …)

Quelle est la différence entre Intranet et Extranet ?

Un Intranet constitue un réseau interne, et s’appuie sur les protocoles TCP/IP. Chaque utilisateur accède, de manière personnalisée ou non, aux informations et applications dont il a besoin et dont l’entreprise dispose. Ceci peut se limiter à la messagerie, à des informations d’entreprises, à des documents.

L’Extranet est la même configuration, mais extrene à l’entreprise. On pourarit dire que l’Extranet est une version et/ou une constitution de plusieurs Intranets auxquels des utilisateurs externes sont autorisés à se connecter. Il s’agit généralement de lier plusieurs sites appartenant à l’entreprise, ou de relier l’entreprise à ses partenaires ou clients privilégiés.

Exemple d’interface :

 

Les besoins des PME/PMI

La société ooPartners a identifié, dans son activité de conseil, des besoins innovants et a souhaité travailler sur une version opérationnelle traitant de ces différents aspects :

– Management des connaissances internes (Knowledge Management)
– Management du système documentaire
– Management des processus
– Capitalisation des connaissances et des expériences
– Veille stratégique et concurrentielle
– Management des projets, du système documentaire d’une filière

C’est donc à partir de ces besoins et difficultés que nous avons élaboré notre solution, tout en intégrant des fonctionnalités innovantes et opérationnelles.

Les fonctionnalités

Notre objectif est de vous permettre d’intégrer de manière itérative l’ensemble d’une solution adaptée à votre environnement :

– La gestion des moyens de l’entreprise
– La gestion des contacts de l’entreprise et des contacts personnels
– La gestion documentaire, les techniques de veille
– La gestion des projets et le suivi de tâches
– La gestion des tâches et des processus
– L’intégration d’un outil de formalisation des processus
– L’espace entreprise (trombinoscope, tableaux de bord, indicateurs, …)
– La messagerie
– Un accès aux agendas partagés
– Un outil de gestion des CV
– Un espace personnel
– Les mémos

Les gains que l’on peut attendre

Ces techniques font appel à celles de la veille, de la gestion de projet, de l’organisation et du Knowledge Management. Comme on va le voir à suivre, les gains peuvent être multiples :

– Gain en temps de recherche (10%)
– Gain en efficacité de travail (10% à 20%)
– Gain en terme d’efficience commerciale (10%)

Globalement, en en étant minimaliste, on peut estimer le gain d’un système complet et adapté à 1 heure par semaine pour 20% de la masse salariale. Soit une économie globale de 20.000 euros / an pour une entreprise de 100 personnes…

Avantages et gains

Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.

Diminution du temps de recherche

Une information bien structurée, organisée et mise à disposition d’un groupe d’individus permet de limiter les temps de recherche et ainsi d’optimiser l’organisation interne.

Temps gagné par semaine et par individu  : 30 minutes
Part des salariés concernés par ce gain : 20 %
Base 100 personnes : 520 heures
Quantification : 14.000 euros

Capitalisation et développement de la connaissance interne

Une information qui s’étoffe de manière itérative (au fur et à mesure du temps) par des individus ayant des compétences complémentaire est une véritable ressource essentielle de dynamisation de l’entreprise.

Temps gagné par semaine et par individu: 30 minutes
Part des salariés concernés par ce gain : 10 %
Base 100 personnes : 260 heures
Quantification : 7.000 euros

Optimisation de la démarche commerciale

Une information commerciale structurée et qui s’appuie sur un suivi opérationnel des contacts est force d’amélioration sensible des

Optimisation de la force commerciale : 10%
Base de Marge brute entreprise : 5 Meuros
Surplus de MB : 500.000 euros
%age de marge nette : 10%
Quantification : 50.000 euros

Le constat

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés à leur environnement sont aujourd’hui peu nombreuses.

Que va vous apporter un Intranet ?

L’Intranet se destine aux collaborateurs de l’entreprise. Il a pour objectif principale d’améliorer la fluidité de l’information interne. Il a pour objectif complémentaire de rationaliser et d’améliorer toute production intellectuelle de l’entreprise. Quelques exemples :

– les équipes de design
– les équipes de recherche et développement
– les équipes projet transversales
– les planning et suivi de projet équipes d’informaticiens
– les équipes de veille et de marketing
– la gestion documentaire d’une société d’ingénierie ou bureau d’étude
– les équipes d’assistance ou de maintenance
– les travaux stratégiques
– les services hot-line de société
– …

 

– Il faut également prendre en compte les difficultés que l’utilisateur rencontre dans son travail quotidien face à l’outil informatique.
– Quelles sont les manipulations qui lui posent problème ?
– Quelle difficulté d’accès à l’information rencontre il ?
– Existe t il une base d’expérience, les personnes rencontrent elles souvent les mêmes problèmes
– Est il possible de chiffrer le temps perdu chaque semaine en recherche, absence de réponse, absence,…
– Lui arrive-t-il de ne pas trouver ce qu’il cherche parmi les ressources disponibles dans l’enteprise ?
– L’entreprise est elle gérée par processus? Ceux ci sont ils bien compris par l’ensemble des collaborateurs?
– Cette situation peut elle évoluer avec l’Intranet et les procédures nouvelles qui l’accompagneront ?
– …

Enfin, un Intranet implique des employés "consommateurs" (de ressources), et d’autres "producteurs" (de contenu).

Une véritable gestion du changement

Savoir mettre en oeuvre un Intranet consiste donc à savoir répondre à ces questions et détermine la politique de conduite du changement à adopter.

Quelles sont les évolutions passées et futures de l’Intranet ?

Savoir mettre en oeuvre un Intranet consiste donc à savoir répondre à ces questions et détermine la politique de conduite du changement à adopter.aOn peut distinguer trois générations d’Intranet, la première ayant émergé au milieu des années 1990, la seconde correspondant – en moyenne – aux Intranets actuels des (grandes) entreprises, et la troisième prenant corps dans (vraisemblablement) un ou deux ans. L’évolution de l’Intranet se traduit à la fois par plus de personnalisation et par un plus haut degré d’intégration.

L’Intranet de publication est la version la plus ancienne et donc la moins sophistiquée. Née avant l’an 2000, elle consistait globalement en une transition de l’information d’un support papier vers un support électronique. L’approche était plutôt horizontale, et les applications peu stratégiques.

Aujourd’hui, on se situe au stade de l’Intranet applicatif. Les applications, y compris les applications stratégiques, sont de plus en plus présentes sur le Web. On utilise des portails pour y accéder. L’approche est plus départementale.

L’Intranet du futur est qualifié par les analystes de Benchmark Group d’environnemental. Il est pleinement considéré comme une solution de productivité généralisée à l’ensemble des employés. On y favorise le point d’entrée unique vers le système d’information, tout en personnalisant l’environnement de travail, comme sur le nouveau portail de Beghin Say, par exemple. On passe aux applications collaboratives (notamment les espaces de réunion virtuels). On ouvre l’accès aux réseaux distants, donc cela nécessite des garanties de sécurité fortes.

Quels types d’Intranet sont implantés dans les entreprises ?

La gestion des connaissances (Knowledge Management, KM) est, de par sa nature même, une des principales finalités de l’implémentation de services Intranet / Extranet. Si certaines entreprises cherchent à rationaliser leurs bases documentaires en les unifiant, la plupart multiplie les bases en fonction des projets. C’est pourquoi le chantier du KM reste prioritaire devant celui du collaboratif ou même de l’intégration, et même quand il ne l’est pas, reste indispensable: chez Vivendi Universal Publishing, par exemple, un Intranet de publication servant d’outil de KM est prévu pour donner un coup de pouce à la récente initiative de portail collaboratif…

Par ailleurs, dans les grandes entreprises françaises, les grands axes d’intégration concernent en priorité les bases de données existantes, puis les applications client-serveur. Cela participe du phénomène de "webisation des systèmes d’informations", avec un navigateur en tant que client universel. Les ERP ont par exemple suivi ce mouvement en se dotant de volets web intégrables aux Intranets.

Ressources humaines, département Finances, Achats (via des systèmes d’e-Procurement notamment), se dotent d’applications métier dans le cadre d’un Intranet ou d’un Extranet. L’Informatique n’est généralement pas en reste, bien entendu.

Origine de notre réflexion

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés sont aujourd’hui peu adaptées au monde des PME/PMI.

La société ooPartners solutions a identifié, dans son activité d’étude et de conseil (plus de 50 dirigeants d’entreprises entre 50 et 500 personnes interrogées sur le Grand Ouest), des besoins innovants et a souhaité proposer une version opérationnelle traitant de ces différentes nécessités :

Capitalisation des connaissances et des expériences

Knowledge Management (KM)

– stratégie
– Management du système documentaire
– iso 9001 version 2000

Management des processus

– méthode ABC/ABM
– indicateurs et tableaux de bord
– iso 9001 version 2000

Veille stratégique et concurrentielle

– avantage concurrentiel
– Management des projets
– optimisation et capitalisation des ressources humaines

Objectifs de l’Intranet ooPartners

L’objectif est donc de proposer une plate-forme évolutive d’outils permettant d’optimiser et de rationaliser l’organisation des PME/PMI. Les enjeux sont donc :

– de pouvoir améliorer le stockage et l’échange d’informations,
– dans un souci de simplicité et de lisibilité,
– à un prix abordable (version de base à 10.000 euros)
– et permettre ainsi aux PME/PMI d’intégrer une démarche itérative d’Intranet

Domaines d’intervention : veille, flux, processus, km, intelligence économique, méthode projet, work flow

Quelles technologies composent l’outil Intranet ?

Un projet d’Intranet est un projet stratégique d’entreprise. Il ne s’agit pas ici d’intégrer des outils informatiques classiques. Il s’agit au contraire de développer des démarches de partage d’informations. Quand on sait que l’information est souvent source de pouvoir…

De nombreux aspects technologiques rentrent en compte dans un tel projet: nous citons cinq des principaux enjeux techniques et logiciels dans ce qui suit.

Les serveurs d’application.

Leur rôle est prépondérant dans une architecture e-Business – ils jouent le rôle de "constructeurs d’application" à partir de composants hétérogènes – même si leur mise en place constitue généralement un projet important. IBM Websphere et BEA Weblogic viennent immédiatement à l’esprit. Citons également Oracle, iPlanet ou les serveurs d’application libres.

Les EAI (Intégration des Applications d’Entreprise).

Ces solutions sont essentielles pour un Intranet applicatif tirant véritablement parti de flux inter-applicatifs (et donc de processus métier complexes). L’offre de WebMethods (Integration Platform) est particulièrement bien positionnée sur le marché.

Les langages XML (eXtended Markup Language) et Java.

XML s’impose de plus en plus comme le langage standard pour la structuration de contenu. Néanmoins, sa (relative) jeunesse et paradoxalement sa souplesse (multiplicité de vocabulaires métier) freinent sa progression dans les entreprises. Le langage Java de Sun est quant à lui de plus en plus présent dans les entreprises, notamment par l’intermédiaire de J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition). Quand la technologie Java est utilisée, elle l’est généralement pour l’ensemble des développements Intranet, car elle est jugée très fiable.

Les Web Services.

L’objectif principal de cette très récente technologie est l’interopérabilité des applications. La technologie n’est pas encore assez connue et maîtrisée pour que les entreprises s’y lancent à corps perdu, mais suscite une importante curiosité. L’intérêt des Web Services (qui reviennent à la problématique de l’intégration XML) est particulièrement flagrant dans le cadre d’échanges B2B via un Extranet. Leur utilisation dans ce sens est pourtant encore marginale.

Comment prévoir les retombées de l’Intranet ?

Si techniquement, la mise au point d’un Intranet peut s’avérer relativement simple, il peut être difficile de mesurer le retour sur investissements (ROI) si les enjeux et besoins réels ont mal été définis.

En effet, l’Intranet – quand l’entreprise a su en assurer la promotion en interne (par des opérations de communication, une newsletter ou autre système allant au devant de l’utilisateur pour lui rappeler l’existence et l’utilité de l’outil Intranet) – change la manière de travailler de tous ses utilisateurs.

Comment mesurer financièrement ce changement ? Il est toutefois possible de comparer les coûts de l’ancienne et de la nouvelle architecture informatique. Par ailleurs, pour se faire une idée fidèle de ce que sera l’Intranet dans son entreprise, il est possible de faire des tests sur une population représentative de l’entreprise.

Conclusions

L’Intranet est une véritable révolution pour l’entreprise du 21ème siècle. Il va permettre d’envisager les échanges et relations entre partenaire de manière radicalement différente. Les entreprises qui auront réussi à gérer et à anticiper ce virage auront assuré un avantage concurrentiel déterminant.