L’explosion des nouvelles technologies et de la nouvelle pensée stratégique ont remis en question la façon de travailler des entreprises.
L’éphémérité du support numérique comme l’accroissement du volume d’information disponible conduisent les professionnels à étudier la gestion des archives dès leur création. Or quel que soit le support des documents, gérer ses archives, ce n’est pas seulement conserver des preuves, c’est valoriser son patrimoine de références, organiser les traces que l’on va laisser.
Une bonne gestion des archives se fonde sur une bonne connaissance de ses besoins et de ses objectifs auxquels on a répondu de manière rationnelle. Le présent dossier s’attache à en rappeler les principes essentiels.
Où en sommes-nous ?
Les archives, c’est-à-dire l’ensemble des documents produits ou reçus par un organisme dans le cadre de son activité (cf. loi RF 79-3, article 1), sont conservées à des fins probatoires et historiques.
Avec l’essor des moyens de production, de duplication et de transmission de l’information, le volume d’information a crû de manière exponentielle tandis que les hommes ont souhaité accéder immédiatement à l’information qui les intéresse. Ce contexte implique la mise en place de procédures de tri tout au long du cycle de vie de l’information afin de ne conserver que les documents nécessaires.
Connaître ses archives – analyser ses besoins
La conservation des archives est motivée par des délais obligatoires légaux issus des textes officiels de l’État ou suggérés par les documents statutaires internes de l’organisme. Ils régissent par exemple les contrats, les polices d’assurances, les pièces comptables. À ce référentiel juridique s’ajoutent les besoins documentaires internes de l’organisme par rapport à son activité générale et à ses activités à forte valeur ajoutée ou apportant un avantage concurrentiel. Ce peut être les documents stratégiques, les dossiers clients, les dossiers de R & D par exemple.
C’est sur ces documents que les décideurs se fondent pour assurer la cohérence de leur politique. À partir de ces deux critères, l’organisme élabore une typologie qualitative des documents comprenant outre une description et un délai de conservation, des indices sur la gestion centralisée ou non de ces documents ainsi que leurs conditions d’accès.
Élaborer ses solutions en fonction de ses propres besoins
Il s’agit pour l’organisme d’être en mesure de préserver dans le temps ses archives tout en optimisant les conditions d’accès à celles-ci. La reproductibilité du document d’archives, la nécessité ou non de travailler sur le document original, le nombre d’utilisateurs potentiels du document sont autant d’aspects à prendre en compte pour élaborer sa procédure de gestion des archives comme de l’information en général.
Le choix de l’informatique : être responsable maintenant et pour l’éternité
Si l’utilisation du document est intense et nécessaire au travail d’acteurs multiples, l’option informatique répond à ce besoin d’immédiateté et d’accès tout en donnant l’opportunité d’utiliser des outils de description et d’extraction de l’information. Évaluer l’adéquation de la solution informatique aux contraintes et besoins exprimés dans l’immédiat et le long terme est une réflexion préalable à effectuer. Afin de ne pas se laisser dépasser, l’organisme doit identifier ses besoins immédiats en information : qui va y accéder (sécurité), comment (impacts sur les formats et les logiciels), de quelle manière (structure de l’information), durant combien de temps (obsolescence) et comment protéger son système de l’extérieur (firewall) comme de l’intérieur (backup). À cette prise en compte sur le court terme s’ajoute celle des nécessités du long terme : quelle conservation possible sur le long terme, est-ce que l’organisme a les moyens de gérer les évolutions informatiques qui pourraient avoir un impact sur la conservation des données ? Afin de limiter les coûts pour l’organisme qui n’est pas prêt à gérer la conservation définitive des données électroniques mais qui souhaite cependant profiter des nouvelles technologies pour optimiser la gestion de l’information, il existe de nombreuses solutions intermédiaires. Les exemples ci-après illustrent quelques-unes de ces possibilités.
Exemple 1 – Circulation et préservation des archives
Un organisme d’une trentaine de personnes avec des experts effectuant fréquemment des missions de plusieurs semaines souffrait du manque de circulation de l’information et de sa préservation. Un bulletin d’information interne a été créé sous la forme d’une page web reçu par chaque membre dans sa boîte email chaque semaine. Ce bulletin contient la description et les liens aux rapports et documents à valeur ajoutée produits dans la semaine ainsi que les liens sur des thèmes de veille. Chaque document est décrit par un producteur, une date, un contexte et une description (souvent une table des matières). À partir de la description du document chaque membre du personnel a une idée de la production de l’organisme et sélectionne directement ce qui l’intéresse. L’accès aux documents mêmes est en ligne mais interne. Cependant la personne en mission peut demander à obtenir sur place la pièce qui l’intéresse et dont il apprend l’existence simultanément aux personnes qui sont sur le site. Sachant que l’utilisation de ces bulletins est intense dans les trois mois consécutifs à la publication, un index de chaque bulletin est accessible depuis la page du bulletin, tandis que l’ensemble est détruit au bout des trois mois. Le bulletin est conservé sous forme papier aux archives dans le secteur communication, tandis que les rapports et documents annexés sont archivés dans les dossiers thématiques correspondants. L’organisme a donc choisi d’utiliser une forme électronique à moindre coût pour assurer une diffusion optimale tout en conservant la forme papier pour les archives définitives, la conservation permanente de la forme électronique n’étant pas utile puisque c’est le contenu qui compte.
Exemple 2 – Base de références juridiques
Dans le cadre de règlements de litiges internationaux, plusieurs études d’avocats, les parties et le tribunal sont amenés à travailler sur les mêmes documents. Un système de gestion électronique de documents a été mis en place afin de faciliter le travail de chacun. Un organisme numérise les documents à insérer, et, tandis que toutes les parties peuvent accéder aux documents, chacune possède un droit particulier qui lui permet d’ajouter ses propres commentaires, modifier ceux qu’elle produit ou de partager et échanger des informations avec des tiers qui peuvent se trouver sur d’autres continents sans pour autant que la partie adverse puisse y accéder. Les archives du litige sont conservées sous forme papier de manière centralisée et sécurisée. À celles-ci s’ajoute l ‘ensemble des spécifications techniques caractérisant cette gestion documentaire.
Conclusion
Pour toutes ses activités, l’organisme se doit d’identifier les documents qui le reflètent et qu’il doit préserver définitivement. Pour chaque type de documents il élabore son cycle de vie selon les exigences juridiques et les besoins intrinsèques de l’organisme. Chaque document se caractérise par un support dont on doit comparer la durée de vie au temps de conservation du document. Chaque document se caractérise par une utilisation qui se fonde sur des acteurs, dont il faut définir le type et le nombre, sur une fréquence d’accès et sur une cible (quelle partie du document est consultée). Ces trois éléments évoluent généralement au cours du temps et il est nécessaire de les circonscrire pour optimiser sa gestion de l’information comme la préservation de ses archives. En fonction du support et de l’utilisation, les solutions s’ébauchent sur les modalités de conservation quel qu’en soit le terme.
Comme pour toute démarche de qualité, l’organisme se doit de consigner et préserver sa démarche et les procédures élaborées afin d’en assurer la compréhension et le suivi. L’organisme évolue et la remise en cause de ses pratiques documentaires est souvent nécessaire pour accompagner au mieux son mouvement. Quel que soit le support choisi, l’instrument de recherche, le catalogue, l’inventaire joue un rôle essentiel pour cibler au mieux l’information recherchée et y accéder aisément. Pour l’ensemble de ce travail de gestion documentaire qui exige de la minutie, la systématicité est un atout qui révèle la qualité du projet mené et facilite sa traçabilité.
Pistes bibliographiques
Document numérique, volume 3, gestion des documents et gestion des connaissances, Paris, Hermès, 2000, http://www.editions-hermes.fr
Document numérique, volume 4, archives d’entreprises, Paris, Hermès, 2001, http://www.editions-hermes.fr (à paraître)
Conseil International des Archives (références et normes), http://www.ica.org
Direction des Archives de France, http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/
Association des Archivistes Français, http://www.multimania.com/archivistes/index.html
Portail de l’UNESCO, http://www.unesco.org/webworld/portal_archives/
Voir aussi la rubrique : GESTION DOCUMENTAIRE et INTRANET