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DOSSIER – Comment appréhender l’outil ERP

Le sigle ERP signifie Enterprise Ressource Planning. On le traduit par Progiciel de Gestion Intégré. L’implémentation de ce type de progiciel est atypique. Son processus est très long, il est difficile de dégager des retours sur investissements fiables. On mesure ainsi difficilement le niveau d’investissement qui sera nécessaire, et les domaines fonctionnels de l’entreprise qui seront touchés.

Toutes ces zones d’ombre peuvent rebuter les équipes dirigeantes. Nous reprenons ici une série de questions sur ce sujet qui vous permettront d’y voir plus clair.

Quelle est la fonction exacte de l’ERP ?

C’est une solution permettant de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise. Elle doit normalement intégrer sur un unique système informatique toutes les fonctions de la société : la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, ou encore le commerce électronique.

Quels sont les objectifs de l’ERP ?

L’objectif principal d’un ERP est de simplifier les flux et processus d’une entreprise. Il doit ainsi permettre à l’entreprise d’être plus opérationnelle, plus réactive.

L’objectif complémentaire est de répondre aux nouveaux besoins des différents services. La difficulté principale réside dans le fait que chaque département fonctionne avec un système d’information spécialement adapté à son activité. Le progiciel devra cependant collecter des informations venant de différentes sources, donc sous différents formats. Il lui faut totalement paramétrer toutes les applications, définir les variables essentielles, personnaliser ces mêmes variables après les premières utilisations. Tout est ensuite réunit dans une unique base de données.

L’ERP doit ainsi permettre de diffuser l’information en interne de manière optimale. L’entreprise s’en trouve normalement plus réactive. Cette facilité de circulation de l’information permet d’élaborer des outils puissants de gestion et d’analyse, et donc d’aide à la décision.

Que va faire un ERP dans mon entreprise ?

L’ERP est sensé automatiser les tâches accomplies dans l’entreprise, en les faisant rentrer dans un processus particulier. Prenons l’exemple d’une commande client. Sa demande est prise en compte au département des commandes clients, qui utilise les informations présentes dans la base de données unique (historique du client, état des stocks…) pour traiter la demande. L’ERP fait ensuite transiter la commande jusqu’au prochain département concerné, et ainsi de suite.

Deux changements majeurs sont remarquables :

– Premièrement, chaque maillon de la chaîne formée par l’ERP possède toutes les informations nécessaires au moment où la balle est dans son camp. Par exemple, l’opérateur enregistrant une commande a accès aux informations financières concernant le client. Chaque personne possède plus d’informations, donc plus de responsabilités.
– Deuxièmement, il est à tout moment possible de vérifier l’état d’avancement de la commande. Il suffit d’interroger le progiciel.

Globalement, l’ERP confère deux types d’avantages :

– une vision d’ensemble de l’activité de l’entreprise – un dirigeant peut avoir accès à des statistiques et analyses lui permettant d’être aidé dans ses prises de décisions.
– la standardisation du fonctionnement interne – à une époque où les rachats, fusions et autres acquisitions sont monnaie courante, une grande entreprise ne peut que gagner en productivité si elle adopte un processus de fonctionnement unique.

Un ERP s’implémente-t-il aisément ?

Compte tenu des changements de fonctionnement évoqués dans la question précédente, il est évident que la mise en place d’un tel système peut s’avérer très complexe. En fait, plus l’entreprise est grande, plus elle souhaite élargir le domaine d’application de son ERP, et plus elle va devoir changer sa manière de fonctionner. Au delà de l’aspect technique et matériel, le changement concerne les hommes, d’une part, et la manière de fonctionner de l’entreprise dans sa globalité, d’autre part. C’est pourquoi l’implémentation d’un ERP peut prendre beaucoup de temps.

Dois-je opter pour l’ERP dans mon entreprise ?

L’ERP est un peu synonyme de remise en cause de la manière de fonctionner de l’entreprise. Plus l’implémentation est profonde, plus l’entreprise va transformer ses processus internes. Une entreprise qui ne constate pas de défaut majeur dans ses affaires (bonne productivité, clients et fournisseurs satisfaits…) ne gagnera peut-être pas grand chose à s’équiper.

Les détails techniques de l’implémentation doivent également être pris en compte. L’ERP prend-il en charge les processus de production vitaux de l’entreprise ? Si ce n’est pas le cas, deux cas de figure sont possibles. Soit il faudra changer les processus. Ce peut être long et coûteux, mais avantageux au bout du compte. Ou bien il faut modifier le progiciel : son implémentation risque de s’en trouver ralentie.

Pour réduire au minimum les risques d’échec, il faut bien préparer son implémentation en se posant les bonnes questions. Il est important de dégager les processus de productions les plus importants de l’entreprise. Ce sont eux qui vont dire où et comment doit s’implémenter l’ERP. On peut en déduire quels seront les principaux changements, informatiques et procéduraux. On en tire aussi une marge de progression probable et une estimation des coûts. Comparer les deux permet de dégager un indicateur essentiel pour la prise de ce genre de décision.

Quels sont (tous) les coûts de l’ERP ?

Un projet d’ERP a tellement d’ampleur qu’il est difficile de savoir avant de commencer où va devoir aller l’investissement. Voici les principales dépenses provoquées par une implémentation ERP :

La formation
Le coût est la plupart de temps sous estimé, n’oublions pas que plus profonde est l’implémentation, plus grand sera le nombre d’employés devant apprendre une nouvelle manière de travailler.

L’intégration et les tests
Le progiciel doit pouvoir prendre en charge les différents systèmes qu’il relie, et ces liens doivent être testés pour vérifier leur bon fonctionnement.

La conversion des données
Il s’agit ici de transformer de vieilles données pour les mettre à disposition du progiciel n’est pas toujours évident, il faut parfois les "nettoyer" pour ôter des informations inutiles.

Le recrutement
L’implémentation peut exiger des compétences techniques considérables, que l’entreprise ne possède pas forcément ; il ne s’agit pas d’une dépense ponctuelle, le besoin de compétences ne s’arrête pas à la fin de l’implémentation, bien au contraire.

Le manque de résultats
La période qui suit immédiatement la mise en place de l’ERP enregistrera probablement une baisse de l’activité de l’entreprise ; il ne faut pas oublier qu’un grand nombre d’employés va devoir trouver ses marques dans son nouvel environnement de travail.

L’implémentation d’un ERP est donc un projet logiciel hors normes, à la fois à cause du nombre de secteurs qu’il touche, mais aussi parce que le retour sur investissement peut-être très long. Malgré tout, il ne faut pas perdre de vue que le changement de mode de fonctionnement de l’entreprise doit la mener vers une plus grande unicité, et donc un fonctionnement bien plus efficace à long terme.