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DOSSIER – Analyse des Systèmes d’Informations

Quelques éléments qui peuvent donner des idées en terme de démarche d’amélioration de votre système d’informations :

– Analyse de l’existant
– Détermination des préconisations
– Déroulement
– Organisation
– Le système d’informations
– Schéma directeur
– Etude préalable
– Analyse détaillée
– Analyse technique
– Réalisation
– Maintenance

Analyse de l’existant

– Rappel du positionnement de l’entreprise.

– Rappel de l’organisation interne de l’entreprise, notamment :
    o   mode de communication interne,
    o   système d’information sur les produits et les marchés,
    o   gestion des approvisionnements,
    o   organisation de la production,
    o   réception et traitement des commandes,
    o   organisation du service après-vente.

– Analyse des relations externes, notamment avec :
    o   les clients : politique marketing, prise de commandes, S.A.V…
    o   les fournisseurs : politique d’achats, émission des commandes;
    o   les sous-traitants : échange de données, émission des ordres;
    o   les organismes et administrations diverses.

– Diagnostic technologique :
    o   examen des équipements informatiques de l’entreprise,
    o   en particulier ses ressources disponibles,
    o   introduction des technologies Internet.

– Ressources humaines.

Détermination des préconisations

L’objectif est d’établir un certain nombre de préconisations, notamment pour chacun des domaines concernant l’objet de la mission.

Les précisions suivantes devront être apportées :
– les technologies d’informations susceptibles d’être mises en œuvre et application des fonctionnalités,
– les apports de ces technologies par rapport aux systèmes existants,
– la description des moyens nécessaires susceptibles à mettre en oeuvre,
– les conséquences, particulièrement en terme d’organisation de l’entreprise, telles que le traitement des demandes de renseignements des commandes, mode de distribution, …

Les préconisations devront être présentées de manière à mettre le dirigeant dans une position de choix en lui présentant plusieurs solutions.

Déroulement

Rencontre avec le dirigeant de l’entreprise et ses principaux responsables (informatique, commercial, achats, personnel, comptable, etc.) : apport d’informations et questionnement.
– Visite des installations et diagnostic technologique.
– Rédaction du plan d’action.
– Présentation du plan aux dirigeants et aux principaux responsables pour validation.
– Rédaction définitive.
– Planification.
– Mise en œuvre des solutions.
– Contrôles.
– Recette.
– Formation.
– Bilan.

Organisation

Les interventions en organisation sont précédées d’une étude de faisabilité.
La méthode se base sur l’implication du personnel.
La démarche utilisée coordonne les activités de toutes les fonctions de l’entreprise.
La maîtrise des processus, surtout opérationnels, complète la conformité du produit et le développement des compétences.

La méthode mise en œuvre est basée sur les points suivants :
– L’évaluation de l’entité
– La définition des objectifs stratégiques, puis opérationnels
– La détermination du schéma directeur du projet.
– L’analyse détaillée des fonctions et organisations
– Les gains et les avantages des solutions proposées
– La planification du projet
– La mise à niveau des actions retenues
– L’amélioration des performances.
– L’implication et formation du personnel
– Le contrôle des résultats.

Les objectifs visent à améliorer les performances de l’entreprise par :
– L’augmentation de la productivité
– La réduction des délais
– L’accroissement des parts de marché
– La diminution des coûts de production
– Les gains financiers
– La motivation du personnel
– Le développement des capacités d’innovation.

Ces objectifs sont maîtrisés par une planification précise des projets et par le contrôle des résultats.

La maîtrise du projet par l’entreprise se traduit par :
– La validation des objectifs par la direction
– La nomination d’un responsable de projet
– La mise en place d’un groupe pilote
– Le contrôle systématique des résultats par rapport à l’avancement du projet
– La validation par la direction de toutes les étapes planifiées.

Le Management

Le comité de Direction a pour vocation de donner une vision à l’entreprise, c’est à dire de décider de la stratégie et de la "direction" tout en définissant les moyens et les ressources (budget, contraintes…) pour atteindre les objectifs définis.

Le management est la clé de voûte de toute organisation.

Pourtant, sans une vision fédératrice et une direction claire et bien communiquée, le management a du mal à fonctionner.  Les valeurs fédératrices véhiculées par l’Equipe de Direction sont les suivantes :
– Optimiser la performance et la croissance de l’entreprise.
– Développer un esprit client (satisfaction permanente…).
– Satisfaire les attentes des actionnaires.
– Permettre le développement du personnel.

De telles missions nécessitent des capacités de leadership incontestables.

La méthodologie concernant le management se fonde sur trois axes :
– Les dirigeants : développement des capacités et des potentiels de leader.
– L’équipe de direction : synergie d’équipe dirigeante.
– L’organisation : investissement dans la ressource humaine.

Le système d’informations

Dans toute organisation, la structure décisionnelle souhaite construire et faire vivre un système maîtrisé dans le fonctionnement duquel l’information joue un rôle prépondérant. Ce système dit "Système d’Information" est à l’origine de l’automatisation des activités.

Le système d’information est composé des moyens (humains et techniques) nécessaires au stockage et au traitement de l’information d’une organisation.

Le système d’information est abordé à travers l’organisation des systèmes constituants, dont il fait lui-même partie; il est un modèle de l’organisation couplé : d’une part au système opérant dont il est une représentation cohérente, complète, actuelle et structurée; d’autre part au système de pilotage dont il est le support.

La démarche pour l’établissement de systèmes d’information s’appuie sur 3 notions fondamentales :
– Vie du projet.
– Suivi du projet.
– Formalisation du projet.

La mise en place ou la révision d’un système d’information se décompose suivant les étapes suivantes :
– Schéma directeur
– Etude préalable
– Analyse détaillée
– Analyse technique
– Réalisation
– Maintenance

Schéma directeur

Le schéma directeur définit la politique globale en matière de système d’information sous la forme d’un plan sur plusieurs années. L’établissement du schéma directeur est une tâche permanente qui est alimentée par les différentes études des différents projets ainsi que par l’évolution des techniques et des organisations.

Le schéma directeur se décompose en quatre étapes successives :

Etape 1 – analyse de l’existant : l’organisation interne; le personnel; les possibilités économiques.
Etape 2 – bilan des besoins : objectifs recherchés; prise en compte des contraintes internes et externes, et de l’évolution de l’entreprise.
Etape 3 – construction des scénarios : définition des architectures techniques; décision d’études préalables
Etape 4 – définition des plans de mise en œuvre : rapport de schéma directeur détaillant la solution choisie, planifiant les études préalables et la réalisation des projets, formulant les plans d’action et les règles de mise en œuvre.

Etude préalable

Les actions à mener lors de l’étude préalable sont les suivantes :
– Référencer les moyens existants.
– Audit des différents acteurs de l’organisation pour définir les limites du système existant et leurs souhaits concernant le système futur.
– Synthétiser les besoins du système futur en se basant sur l’existant et les souhaits des différents intervenants. On peut utiliser pour cela une MCC (Modélisation Conceptuelle de Communication) qui permet de représenter les flux  d’informations circulant entre les différents acteurs intéressés.
– Au regard de cette ébauche du système futur, proposer divers scénarios.

Analyse détaillée

Les actions à mener lors de l’analyse détaillée sont les suivantes :

– Etablissement du MCD. Le MCD (Modèle Conceptuel de Données) permet d’établir une représentation claire des données du système d’information et définit les dépendances fonctionnelles de ces données entre elles. Les éléments utilisés pour la formalisation d’un MCD sont les suivants : entité type, relation type, propriété type, identifiant, cardinalité minimum, cardinalité maximum.

– Etablissement du MOT. Le MOT (Modèle Organisationnel de Traitement) permet de formaliser les traitements en fonction des événements extérieurs. La représentation d’un MOT utilise un tableau dont les colonnes sont les intervenants, acteurs et lieux, et où les lignes apportent la notion de temps.

Analyse technique

L’analyse technique a pour but de préparer la réalisation. Elle doit lever les dernières contraintes et établir les choix qui orienteront la réalisation. L’analyse technique doit indiquer comment les traitements et données décrits par l’analyse détaillée seront réalisés.

Etablissement du MPD (Modèle Physique des Données) qui prépare le système de gestion des données. Le MPD s’intéresse à l’optimisation de la gestion des données en fonction de l’outil choisi et des traitements qui utilisent ces données.

Réalisation

La réalisation comprend :
– La programmation.
– Les tests.
– La mise en exploitation.

Maintenance

La maintenance est structurée en 3 niveaux :
– Erreur de conception : elle est due à une incohérence dans l’analyse et nécessite de revoir cette dernière.
– Erreur de réalisation : elle est due à une mauvaise compréhension ou à un oubli lors de la réalisation.
– La maintenance évolutive : modifications impliquées par une évolution de l’organisation.

Pour aller plus loin

Nous pouvons sur simple demande présenter des exemples concrets de réalisation de cette approche, tant dans des structures industrielles, commerciales, ou de service. Nous organisons également des sessions d’une journée permettant de découvrir les apports de ces méthodologies à des organisations spécifiques. contact@oopartners.com