Les 7 étapes clé pour réussir un Projet

1- Je travaille le dossier de cadrage

 ... à partir de la lettre de mission. Un projet digne de ce nom doit démarrer par une lettre de mission correctement fromalisée. Mais force est de constater que ce document initiateur est souvent absent !

Il est donc fortement recommandé de structurer un dossier de cadrage en se posant toutes les bonnes questions à savoir :
- Les enjeux
- Les objectifs
- Les indicateurs
- Les opportunités
- Les moyens
- Les rôles 
- Les responsabilités
- Les clients internes / externes
- Les compétences à mettre en œuvre

2- Je sélectionne les compétences à mettre en action

 … et donc les acteurs ! Une fois le dossier de cadrage précisé il est indispensable de qualifier les compétences à mettre en œuvre. Cela permettra de constituer l’équipe projet… Et pas l’inverse !

Je constate ainsi souvent que l’équipe projet n’est pas directement corrélée aux compétences nécessaires ! Quelquefois il en manque une stratégique (30% des cas).

Donc se positionner en terme de compétences et non pas en terme d’individu permet d’éviter souvent des erreurs.

3- Je définie les outils collaboratif à utiliser

... en relation étroite avec l'équipe projet. Travailler efficacement en équipe projet sans avoir préalablement défini les outils, méthodes et environnements collaboratifs associés est aujourd’hui impensable.

Cela permet en effet de pouvoir gagner :
- en terme de planification
- en terme de communication
- en terme de traçabilité
- en terme de capitalisation

Celà permet surtout de ne pas perdre de temps à savoir où se trouve l'info ! Bref, on sait à tout moment qui doit faire quoi pour quand ... et c’est bien pratique !

Deux exemples d’environnement projet : www.ikpack.com et www.intraknow.com

4- Je définis un plan d'actions structuré

... et aussi un budget associé. 

L'environnement collaboratif doit ainsi aider le chef de projet mais aussi l'équipe projet à définir :
- le plan d'actions
- les objectifs poursuivis
- les coûts internes prévus
- les coûts externes prévus

Mais aussi les coûts réels ! 

Ainsi une traçabilité rigoureuse des actions permettra de puvoir faire un point rapide à à tout moment et aussi de pouvoir expliquer les écarts à postériori .. surtout pour les projets qui durent plus de 3/6 mois !

5- Je pilote ce projet avec l'équipe

... Et je fais un point régulier avec l'équipe projet ! Mais aussi avec la "cible" du projet.

Il est ainsi consternant de voir à quel point, au sein d'une même équipe projet, la cible n'est pas bien perçue par tous les acteurs (plus de 60% des cas).

Ainsi le pilotage est aussi bin interne à l'équipe que externe ! 

On peut ainsi avoir un très bon travail en interne et être à coté d'un point de vue client final .. Et vice versa.

Donc en assurant les 2 on garantie la fiabilité du résultat.

6- Je capitalise l'expérience sur ce projet

...Pour ne pas refaire les même erreurs !

Capitaliser c'est transformer le savoir en connaissance partageable ! 

Capitaliser sur un projet revient à organiser une réunion Bilan de 2 h avec l'équipe projet (les résultats / ce qui a marché / ce qui n'a pas marché) , afin d'en tirer des leçons pour le futur.

Cette action est presque systématiquement oubliée dans les entreprises.

Et donc il n'est pas rare (70% de scas), de voir se répéter des erreurs déjà commises sur des projets similaires "je vous avais déjà dit ! Ca se passe toujours comme ça".

Donc un manager d eprojet qui ne capitalise pas .. n'est pas un manager de projet.

7- Et je valorise le fuit de travail de l'équipe !

C'est bien de capitaliser. 

Mais c'est encore mieux de diffuser l'expérience et le savoir-faire résultant d'une réussite commune (oui, j'oubliais, la réussite d'un projet est la réussite de l'équipe projet, et pas du chef de projet .. hum hum..).

Celà permet (contrairement à ce qui est vécu dans de nombreuses entreprises) d'être disponibles pour des actions ou des projets plus ambitieux ! 

Et surtout de montrer sa capacité à manager des projets avec efficacité !

En savoir plus ...

.. Sur nos outils et nos méthodes de management de projet et de connaissance:

www.intraknow.com

www.ikpack.com