Un système documentaire qualité est la pierre angulaire de la mise en place d’une démarche qualité. Il fait intervenir des outils, des méthodes, des pratiques spécifiques et intervient sur le métier même de l’organisation.
Ci après une méthode précisée par l’UHP de Nancy
Le recensement des documents et des données
Repérez l’ensemble des services susceptibles d’émettre des documents. Attention ! Votre entreprise ne vit pas en autarcie, ces documents (ou données diverses) proviennent aussi de vos clients, de vos fournisseurs, des banques, des administrations, …
Les différentes entités repérées, demandez un exemplaire de chaque type de document ou donnée. Attention, ils peuvent se présenter sous différents supports (papier, informatique, vidéo, audio, pièces types, échantillons, …)
Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_4_1.html
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La structure du système documentaire
Les documents sont généralement classés selon une pyramide à 4 niveaux. Cette représentation a deux avantages : schématiser la cohérence des niveaux de la documentation et donner un ordre d’idée du volume documentaire que représente chaque niveau
Afin d’avoir une vision globale des documents et données qui circulent dans votre entreprise, définissez pour chaque document :
Le type de support utilisé (papier, informatique, …)
– Son émetteur
– Son ou ses destinataires
– Son niveau dans la pyramide documentaire
– Son objet
Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_4_2.html
L’élaboration de nouveaux documents
Vous voilà maintenant comme le jardinier qui vient de défricher un bout de terrain en laissant les quelques arbres ni trop vieux, ni trop mal placés … Après avoir « débroussaillé » le système documentaire de votre entreprise, il va vous falloir construire (rédiger de nouveaux documents).
Outre les conseils de rédaction de ce guide, n’hésitez pas à vous inspirer des exemples de chapitres de manuels qualité, procédures et autres documents.
Pour éviter les redondances, les doubles emplois (même partiels) et afin que votre structure documentaire « n’enfle pas démesurément », il est nécessaire d’analyser préalablement les projets de création de documents. Cette analyse, menée par une personne (du service qualité par exemple) connaissant bien votre structure documentaire permet de vérifier si ces créations sont justifiées. Peut-être suffirait-il de modifier les documents existants ?
Votre système documentaire décrit les pratiques utilisées dans votre entreprise, alors écrivez au présent, pas au futur. En effet, vous devez décrire ce que vous faites et non pas ce que vous allez faire ni ce que vous aimeriez faire ! A vous ensuite d’accorder les faits avec les écrits (ou réciproquement). Evitez également les allocutions du type « devoir faire », « pouvoir faire ». En effet, l’important n’est pas de savoir ce que vous devez faire, ou ce que vous pouvez faire dans telle ou telle situation, mais ce que vous faites !
Détail : http://www.cyber.uhp-nancy.fr/demos/QUAL-004/cha_2/cha_2_4_3.html
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