« Un cahier des charges est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’œuvre par le maître d’ouvrage. Il s’agit donc d’un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d’œuvre doit répondre. » (source commentcamarche.net)
Un cahier des charges est un document contractuel qui permet aux différentes parties de se mettre d’accord quant à l’outil à réaliser. On distingue le cahier des charge fonctionnel (ce que l’outil doit faire) et le cahier des charges technique (comment l’outil doit être réalisé)
Les questions à se poser pour rédiger votre cahier des charges
Certains de ces éléments devront apparaître dans votre cahier des charges. Nous les avons résumé dans cette infographie.
Dans la vraie vie, ça se passe comment ?
Le maitre d’œuvre identifie son besoin et rassemble l’ensemble des éléments dont il a besoin pour identifier le bon intervenant (appel d’offre, gré à gré, etc). Le maitre d’œuvre attend les offres commerciales et techniques en retour. Il sélectionne l’équipe qui répond le mieux au besoin et entame une phase de spécification (technique par exemple pour une société d’informatique).
Consultant fonctionnel, un vrai métier !
Afin d’éviter les écueils, il est important de bien différencier les rôles de chacun des intervenants. Le chef de projet n’est pas un consultant fonctionnel, le développeur n’est pas un architecte, le commercial n’est pas le patron etc. Pour réaliser votre cahier des charges fonctionnel pensez à bien identifier le profil qui vous permettra de mener à bien votre entreprise. Cette étape de spécification est essentielle, surtout ne l’oubliez pas !
Du cahier des charges fonctionnel au technique
Un bon cahier des charges est la base de la réussite de tout projet. Il vous permet de prendre des décisions. Le cahier des charges fonctionnel donne lieu à la rédaction du cahier des charges technique qui permettra au maître d’œuvre de :
– évaluer la faisabilité technique et économique de la solution proposée,
– de définir les ressources dont il aura besoin,
– de définir les plannings de réalisation,
– d’établir la charte graphique de son outil et de proposer des règles ergonomiques (navigation etc.)
– etc.
S’ensuivront les différentes phases du développement du projet : le développement d’un pilote, sa validation, le développement, la rédaction des documents associés (manuel utilisateur), les tests, la validation, la recette, les formations, etc.
Quelques règles de base pour assurer la qualité de votre projet
Les exigences de l’utilisateur final doivent être données par écrit, chaque exigence ayant une réponse dans les spécifications techniques :
– Laissez à disposition les spécifications techniques et leurs amendements successifs
– Définissez les méthodes pour évaluer les livraisons (cahier de test etc.)
– Prévoyez une marge d’erreur dans vos estimations
– Suivez les tâches/votre planning dans le temps, respectez au mieux les jalons
– Partagez vos pratiques de gestion de projet
– Favorisez la communication entre les différents acteurs.
N’oubliez pas …
– De valider votre enveloppe budgétaire avant le démarrage du projet
– Fonctionner en mode agile (démarche itérative) a parfois du bon, mais il faut rester rigoureux
– De faire la différence entre les besoins nécessaires et les besoins de confort (ou accessoires).
Pour aller plus loin
>> Sur le blog TPM : Introduction à la Gestion de projet
>> Sur le blog intra’know : Trois choses à savoir lorsqu’on se sert d’un outil de gestion de portefeuille projet
TPM : Qui sommes-nous ?
Les rédacteurs de ce blog sont des consultants et des ingénieurs issus du monde l’entreprise, portés par une vision de l’excellence opérationnelle où la dynamique humaine, le partage de méthodes et l’apport des technologies numériques ont une valeur égale.
Notre valeur ajoutée consiste à stimuler les organisations (entreprises privées ou publiques) en axant principalement nos efforts sur les activités transverses car c’est là qu’il y a, pour nous, un véritable gisement en termes de gain de productivité.