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Mettre en place une démarche collaborative de capitalisation des connaissances avec intra’know

L’entreprise est aujourd’hui confrontée à des difficultés croissantes d’organisation qui handicapent son efficacité interne et lui fait perdre des points cruciaux de compétitivité. Elle intervient dans un contexte mouvant combiné à une émergence régulière de nouvelles pratiques. La mise en place de ce type d’approche est nécessaire (et stratégique) dès lors que votre positionnement concurrentiel nécessite de déployer une culture de l’innovation.

1- L’innovation c’est quoi ? 

L’innovation n’est pas uniquement le résultat d’un processus technique. Une entreprise peut (et doit) innover dans ses méthodes de management, ses techniques commerciales, dans l’organisation de ses locaux (c.f. Google), dans la manière de communiquer en son sein, de faire confiance à ses collaborateurs ou encore en innovant quant au lieu de travail de chacun (nomadisme).

Se montrer plus innovant et favoriser la créativité dans l’entreprise est un levier de développement important. Cependant, pour qu’elles soient efficaces, ces pratiques doivent absolument être encadrées. Pour moi, le premier pas est une gestion efficace de la connaissance en entreprise.

>> Pour aller plus loin  :  Dan Pink et les piliers de la motivation

2 – La gestion de la connaissance (ou Knowledge Management) au service de l’innovation

Une démarche collaborative de capitalisation de la connaissance est la première étape vers la gestion de l’innovation. Elle permet de relever le premier défi de notre époque : la volatilité de la connaissance. En effet, on peut constater aujourd’hui un turn-over plus important qu’il y a encore 15 ans, une internationalisation de nos collaborateurs, une pyramide des âges mouvante, l’utilisation des réseaux de prestataires etc. Or la valeur d’une entreprise ne se mesure par uniquement à sa valeur produit, mais aussi à son capital intellectuel, humain, fournisseur, organisationnel, processus etc. Pour innover, rester agile et pour répondre aux besoin du clients, il faut donc pouvoir capitaliser cette connaissance (documents, savoir-faire, méthodes etc.)

Déployer l’outil intra’know est pour moi la première brique à mettre en place dans cette démarche.

>> Pour aller plus loin  : Les fonctionnalités d’intra’know en matère de KM

3 – Les bonnes pratiques à mettre en place autour de l’outil
Un outil c’est bien mais il ne fait pas tout. Sa pratique doit être correctement encadrée. Dans un premier temps, il faudra identifier et sélectionner les savoirs stratégiques. Il  faudra ensuite les structurer et les protéger. intra’know permet permet de centraliser l’ensemble des données. De plus l’outil est accessible de partout.

Il faudra enfin correctement le diffuser et faire contribuer vos collaborateurs. Le travail ne sera pas facile ! Il faudra trouver le moyen de motiver vos salariés pour qu’ils collaborent sur le long terme.

>> Pour aller plus loin : quatre bonnes pratiques pour dynamiser votre intranet

 4 – Les premiers sujets sur lesquels vous pourrez publier 

– Le Projet : Développez la stratégie de publication autour la dynamique de projet. Vous en verrez votre efficacité améliorée. Exemples de thèmes à traiter : le pilotage des projet, le cadrage, la méthodologie, la traçabilité, la gestion documentaire projet, la budgétisation, le contrôle …

– Les partenaires : Il s’agit ici de partager et d’assurer la continuité de connaissance et de qualification sur les partenaires externes (client / fournisseur / sous traitants, actionnaires, …). Exemples de thèmes : le partage collaboratif des informations, le suivi des évènements, la gestion des documents commerciaux, la qualification des acteurs, les zones de responsabilisation..

La Qualité : il s’agit ici de développer des méthodes collaboratives qui permettront de mettre la qualité au centre des activités et donc d’en assurer la pérennité. Les thèmes possibles : le traitement des non-conformités, des dysfonctionnements, des réclamations client, la gestion des documents normatifs, le suivi des plans d’actions, les workflows (traitement et validation) …

>> Pour aller plus loin : les fonctionnalités qualité dans intra’know

Les processus : Il s’agit ici de mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue centrée sur la connaissance et l’efficacité croissante des processus internes. Les thèmes traités seront : le management des processus, les tableaux de bord et indicateurs, la démarche d’amélioration continue, la responsabilisation, la capitalisation des savoir-faire…

processus

5 – Organisation sa veille
La veille regroupe tout type d’informations sur lesquelles on peut s’appuyer pour augmenter le socle de connaissance interne. Elle est plus dure à structurer car les contenus retenus sont très hétérogènes (sites Internet, études, documents, rapports d’étonnement, etc.). Exemple de type de veille

La veille commerciale: évaluation des pratiques commerciales d’une activité visée
La veille concurrentielle : suivi des concurrents et de leur positionnement
La veille environnementale : suivi de la réglementations sur l’environnement
La veille réglementaire et sociale : surveillance des nouveautés réglementaires
La veille stratégique : surveillance du jeu concurrentiel
La veille technologique : surveillance des technologies et des normes

>> Pour aller plus loin : Structurer sa veille concurrentielle avec intra’know (en cours)

6 – L’équipe intra’know

Nous intervenons principalement auprès de PME/PMI sur les 3 phase d’un éventuel déploiement :

Méthodologie : mise en place de méthodologies de KM
Logiciel : mise en œuvre de solutions collaboratives logicielles
Conseil : accompagnement à la mise en œuvre des méthodes

Nous répondons à vos questions…

Comment améliorer la circulation et la diffusion des informations ? Capitaliser sur vos expériences, votre savoir-faire et de contribuer au développement de l’intelligence collective? Structurer la connaissance interne et dynamiser la veille ? Pérenniser la mise en œuvre de la qualité ? Structurer votre démarche d’amélioration continue ? Piloter vos projets ou les actions de vos équipes ? Optimiser l’efficacité de votre organisation ?

… en outillant votre démarche avec intra’know

– une ergonomie sympa et appropriation simple
– Un outil qui centralise les informations, news d’entreprise, documents clés, veille, …
– Un outil pour planifier les plans d’actions et les tâches
– Une messagerie instantanée (moins de mail), forum de discussion
– Un annuaire enrichi pour mieux connaître les compétences de chacun

http://www.intraknow.com/fonctionnalites/gestion-documentaire-ged/