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Dossier : Le cahier des charges de progiciel

Lors de la révision de son système d’information, le décideur ou le responsable de ce projet est amené à se poser plusieurs question :
– Comment gérer ce projet
– Quelle démarche adopter
– Comment analyser et construire un cahier des charges de progiciel

Précisions

Les deux premiers points sont traités ailleurs dans la base documentaire. Nous vous proposons ici quelques éléments sur ce cahier des charges.

Au delà de l’information et de la connaissance sur les éléments de la démarche, nous vous invitons à prendre contact avec nous ou avec un de nos partenaire pour préciser certains points qui ne sont pas traités ici.

Généralités

Outre le contenu et la structure de ce cahier des charges, l’objectif final est de pouvoir choisir (et donc comparer) des progiciels entre eux sur des critères objectifs.

Ce document est donc un outil de communication, un trait d’union entre l’éditeur (société qui fabrique et commercialise le progiciel) et la société qui souhaite s’en équiper.

Structure

Comme tout document de communication et d’échange, il doit répondre à des règles simples :
– clair, aéré et lisible
– synthétique, rapide à analyser
– compréhensible par le groupe projet

Il doit indiquer l’objectif global, les délais de réalisation, l’environnement technique (réseau, mini, …) existant ou souhaité.

Il doit enfin faciliter l’analyse à posteriori.

Quelques fonctionnalités

Il est impossible de proposer un cahier des charges qui soit opérationnel pour toutes les situations. Par contre, certains éléments clé, certains domaines fonctionnes doivent apparaître. Nous vous proposons ici certains de ces éléments. Nous sommes à votre disposition pour vous fournir tout compléments et vous conseiller dans votre démarche.

Si un des points à suivre n’est pas envisagé, cela ne veut pas dire que l’outil n’est pas adapté. Par contre, il s’agit simplement d’en être conscient.
– La gestion financière
– La comptabilité générale
– Le suivi clients
– Le suivi fournisseurs
– La comptabilité analytique et budgétaire
– La gestion des immobilisations
– Le suivi de production
– La planification
– Le suivi des impayés
– La gestion des ressources humaines (paie et GRH)
– Le suivi d’activités
– La gestion commerciale
– Les achats
– Le contrôle de gestion
– Le suivi logistique
– L’analyse statistique

Compléments

Avant de démarre la rédaction d’un cahier des charges, il convient de bien s’imprégner des notions et des éléments de la démarche.

Cet outil étant l’ossature du projet, il est INDISPENSABLE d’y consacrer le temps qu’il faut. Le choix du progiciel s’en trouvera facilité et simplifié.

C’est un travail difficile, essentiel. Notre expérience et notre réseau de compétences peuvent vous aider dans cette démarche.

Nous sommes à votre disposition pour tout complément sur le sujet, et pour vous apporter les précisions que vous souhaiteriez (02 99 55 15 03).

Pour plus d’information sur ces sujets, contactez nous : contact@oopartners.com

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AGRESSO Web Services

Les entreprises utilisatrices d’AGRESSO Web Services peuvent profiter d’Internet pour amener leurs clients, leurs fournisseurs, leurs décideurs et leurs salariés à utiliser les processus numériques colectifs de l’entreprise. Cette approche s’appuie sur une interface commune conviviale, où chaque utilisateur dispose d’un portail personnel accessible via un navigateur, ceci quelque soit l’endroit où il se trouve.

Fonctionnalités

Ces utilisateurs peuvent entre autres se servir du système pour:
– la communication d’informations et la présentation personnelle de tableaux de bord trouvés sur Internet ou sur l’intranet de l’entrerise
– le reporting et l’envoi de rapports
– la saisie des feuilles de temps, de notes de frais, d’absences et de demandes d’achats
– la validation des achats, des factures, des déplacements, des feuilles de temps, des absences et autres actualisations de données personnelles
– la consultation des formations et des compétences
– le suivi centralisé des affaires en cours

Compléments

L’accès par navigateur à toutes les fonctions d’AGRESSO Office
AGRESSO Web Service fonctionne dans un milieu sécurisé par les technologies de sécurisation de données les plus modernes du marché et rnforce naturellement la fonction sécurité déjà présente dans AGRESSO Office.

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DOSSIER – Les points clé du choix de Progiciel de Gestion (PGI et GPAO)

Le choix d’un progiciel de gestion n’est pas simple. Ce document permet d’identifier les éléments principaux à mettre en oeuvre dans le choix d’un Progiciel de Gestion (PGI ou GPAO). Il n’a pas pour objectif d’être exhaustif. Par contre, il met en avant les axes essentiels de la démarche (ERP, PGI, GPAO, informatique, système).

La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.

Avant toute chose : Créer un groupe projet interne

Même si vous faites appel à un cabinet spécialisé qui va vous accompagner dans cette démarche stratégique, un groupe de travail interne pluridisciplinaire et transversal vous permettra de limiter les erreurs d’aiguillage et surtout de traiter l’intégralité des fonctionnalités du nouveau système. Ce groupe, de par ses spécificités et son professionnalisme aura à coeur de choisir une solution totalement adaptée à ses besoins propres.

Faites connaître les composantes et les objectifs précis de ce groupe de travail interne : leurs actions seront ainsi facilitées. Car n’oubliez pas que l’on travaille ici sur le système d’informations, et que la rétention de la connaissance est souvent de mise.

Adopter une méthode et un calendrier précis

Avant de démarrer le projet, le chef de projet aura pris le soin de s’imprégner d’une méthode de conduite de projet informatique (de nombreux livres sur le sujet, voir les éditions organisation). Cette méthode devra être phasée, expliquée et intégrée dans un planning global connu et compris par les différents membres de l’équipe projet.

Attention aux limites fonctionnelles

Ne pas choisir un progiciel intégré sur un domaine fonctionnel très réduit

La valeur ajoutée d’un progiciel intégré est proportionnelle à l’étendue du champ fonctionnel qui lui est confié. A champ fonctionnel égal, un progiciel dédié a plus de chance de répondre à vos besoins précis et aura des coûts de mise en oeuvre bien inférieurs.

Ne pas se focaliser sur les coûts

Attention : croire que le moins cher est le plus simple est une erreur… l’inverse aussi

Il est admis que pour 100 de licence donne entre 100 et 200 F en services externes d’accompagnement au démarrage : formation, paramétrage, adaptation de l’outil informatique conduite du changement, perte de rentabilité, mobilisation des énergies…

En clair, un PGI (ou une GPAO) de 300 KF pourra nécessiter un accompagnement de 100 KF, une adaptation du réseau de 80 kf, des coûts de formation de 50 KF …. et une mise en oeuvre allant de 100 kf à … 500 kf si le projet est mal mené.

Un investissement dans un bon système d’information doit ainsi être envisagé pour 4-5 ans. Un investissement global de 800 kF pour une entreprise de 100 personnes revient à amortir 150-200 kf annuellement. Soit environ le salaire annuel chargé d’un technicien. C’est aussi équivalent au coût global annuel de la perte d’1/4 d’heure par jour pour un tiers du personnel. Ce coût global est ainsi à rapprocher de notions très concrètes :
– pertes de temps en recherche,
– postes supplémentaires,
– analyses inutiles,
– ressaisies,
– baisse de motivation,
– pertes de temps en transfert d’information,
– consommables inutiles, …

Pensez vous toujours qu’une réflexion de fond sur votre Système d’Information est à reporter à plus tard ?

Petite analyse de coûts

Prenons 2 exemple de mise en place de progiciels dans une PMI de 100 personnes : l’un à 500 kf, l’autre à 600 kf + 150 kf d’accompagnement par un cabinet (soir 750 kf).

Le premier met 10 mois à se mettre en place, nécessite des formations non prévues au programme, génère des mécontentements dans l’entreprise, est source de baisse de productivité.

Le deuxième est complètement installé en 6 mois, a impliqué l’ensemble du personnel sur la démarche, a bénéficié d’une approche globale et itérative, a nécessité un soutien dans la conduite du changement.

Dans le premier cas, le surcoût peut être évalué à :
– coûts supplémentaires directs (100 kf)
– suppléments de personnel pour faire face aux charges de travail : 100 kf
– baisse de rentabilité … parfois, entre 3 et 5% de la masse salariale… INESTIMABLE !!!

Quel est celui qui est le plus efficient, non pas a priori mais a posteriori?

Attention à la mode ERP

Il y a ERP et ERP (Enterprise Ressources Planning)!!!!

Opter pour un progiciel intégré parce que la concurrence en a installé un, ou parce que la pression d’une filière devient de plus en plus intense est dangereux. ne pas oublier que la démarche initiale essentielle est une bonne vision stratégique et la recherche de l’adéquation de l’outil aux besoins de l’entreprise.

C’est quoi un bon système d’information

Un bon système d’information doit répondre à plusieurs critères :
– il doit être proche des process de l’entreprise (de l’identification du prospect à l’analyse de gestion)
– il doit être global et non une succession d’applications avec des transferts et des intégrations dans tous les sens.
– il doit être simple à mettre en oeuvre, accepté par les opérateurs
– il doit être évolutif et intuitif
– il doit être validé par les acteurs utilisateurs

Quelques conseils… Une hésitation, une question sur les PGI ? Contactez nous.

Ne vous limitez jamais au discours du commercial représentant la solution GPAO/ERP. Etablissez une liste de 10/20 questions (disponibilités, archivage, hotline, …) et interrogez les utilisateurs actuels qui vous auront été communiquées par l’éditeur de la solution. C’est encore le meilleur moyen de veille à votre disposition à moindre frais. Au besoin, faites appel à un cabinet en communication pour réaliser ce test.

La réflexion sur le système d’information est une véritable étape stratégique. Elle nécessite souvent :
– une bonne vision globale,
– de la méthode,
– des compétences en gestion du changement,
– un accompagnement externe.

Et surtout : FAITES APPEL A DES SPECIALISTES.

ILS VOUS EVITERONT DE NOMBREUSES PERIPETIES !!!

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Abel e-procurement

Abel e-procurement est une application e-business, pour la gestion décentralisée des achats courants des biens d’équipements, de fonctionnement et les approvisionnements en consommables.

Développement en commun

Abel Guillemot a développé une application e-business, Abel e-procurement, pour la gestion décentralisée des achats courants des biens d’équipements, de fonctionnement et les approvisionnements en conommables. Abel e-procurement est installé sur le réseau intranet de l’entreprise et permet à l’utilisateur d’effectuer lui-même depuis son poste de travail ses demandes d’achats et d’approvisionnement sur la base d’un catalogue prédéfini par le service achats.

L’offre Abel e-procurement

La mise en place dans l’entreprise d’Abel e-procurement est une réponse au double objectif de rationalisation des achats hors production et de diminution des coûts administratifs attachés à ce type decommandes. Abel offre une plus grande autonomie aux collaborateurs, qui disposent d’une information toujours juste et immédiate. Abel e-procurement assure :
– La gestion d’un catalogue électronique par domaine d’achats et en fonction de profils utilisateurs.
– La gestion des contrats fournisseurs.
– L’automatisation du process achat
– L’automatisation du circuit d’approbation
– Le contrôle budgétaire dès la demande d’achat.
– Les relations avec les fournisseurs, grâce à des échanges de type fax, EDI, e-mail basés sur les technologies XML.
– Le suivi des demandes d’achats et des commandes et la gestion des réceptions de commandes

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WINPRO

Outil global de gestion, du devis à la gestion des stcoks, ce progiciel peut répondre à l’ensemble de vos besoins.

Devis et achats

Réalisation du devis
– Saisie de type traitement de texte.
– Appel direct des articles et des ouvrages pré-définis de la bibliothèque.
– Vision immédiate et précise du devis et de sa composition
– Consultation à partir d’un même écran de l’ensemble des infos techniques et commerciales (tarifs, coefficients, composition, prix de vente, feuille de métrés, libellés …).
– Editions pré-définies permettant une présentation du devis selon différents niveaux de détail.
– Lettre de présentation ainsi qu’un descriptif technique peuvent être édités.
– Générateur d’états autorise une personnalisation des éditions.

Le module gestion des achats permet, à partir de l’étude, de déclencher la consultation fournisseurs, le lancement des commandes et le suivi des livraisons.

Gestion des commandes

Assure la préparation des commandes et leurs réalisations
– Réservation des articles sur le stock en consultant tous les paramètres du stock (stock mini, maxi, physique, réservé, en commande fournissur, et les options de réservation pour une date ultérieure).
– Les besoins en articles sont totalisés pour le chantier ou par phase du chantier mais la consultation du détail des besoins par ouvrage est permise. · Affectation d’articles de remplacement .
– Consultation de l’historique des prix d’achats permet de sélectionner le meilleur fournisseur.
– Génération des commandes fournisseurs automatiquement.
– La saisie des articles à commander, à partir de la bibliothèque ou à partir de la préparation de chantier, en automatique ou en semi automatique.
– Statistiques sur les commandes et sur les articles commandés, suivi efficace des commandes réalisées ou en attente, par chantier et par date de livraison prévue.
– Bons de commande peuvent être transmis directement par fax.
– Les reliquats ou « reste à commander  » sont gérés.

Autres fonctionnalités

Le suivi des livraisons
– Suivi des écarts entre les commandes et les livraisons
– Saisie des livraisons directement à partir de la commande fournisseur ou de la bibliothèque articles.
– Les comandes partiellement livrées sont gérées. Les quantités restant àlivrer sont conservées en historique et peuvent être rapprochées d’une nouvelle livraison.
– Etats statistiques sur les articles livrés et les bons de livraisons selon différents critères (date, code article, fournisseur, chantier, …)
– Un bon de livraison peut être saisi à partir de plusieurs commandes fournisseurs.
– Ventilation d’un bon de livraison sur plusieurs chantiers.
Les factures fournisseurs
– Suivi des écarts entre les livraisons et la facturation fournisseurs.
– Rapprochement entre les bons de livraison et les factures fournisseurs.
– Les écarts entre les articles livrés et les articles facturés sont gérés.
– Récapitulatif des comptes fournisseurs indiquant les montants cumulés des achats pour chaque fournisseur.
Le suivi des stocks
– Gestion des stocks par le suivi de chantier ou par les ventes clients.
– Infos disponibles : quantité mini, quantité physique, quantité réservée chantier, quantité disponible, quantité commandée, quantité prévue.
– Valorisation àpartir du dernier prix d’achat ou bien àpartir du prix d’achat moyen pondéré.
– Les mouvements de stocks, départ chantier et retour chantier sont gérés.
– La situation de l’inventaire physique et sa valorisation sont disponibles en permanence.