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DOSSIER – Intranet et Extranet – les spécificités.

Vecteur de communication, au sein d’une entreprise ou entre partenaires, l’Intranet et l’ Extranet se transforment peu à peu en outils d’accès à un ensemble de ressources de manière standardisée et sécurisée. Pour simplifier, nous pourrions parler :
– d’application partagées,
– utilisables entre collaborateurs ou partenaires,
– de manières sécurisée,
– en s’appuyant sur les technologies du Web.

Qu’est ce qu’un Intranet ?

Un Intranet a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants). Un Intranet utilise donc les technologies du WEB pour faciliter ces échanges:

– Des outils d’échanges et de partage d’information (messagerie, carnet d’adresses, forums, …)
– Des applications communes (gestion de projet, bases documentaires, …)
– Des méthodes collaboratives (groupes de travail, work-flow, …)

Quelle est la différence entre Intranet et Extranet ?

Un Intranet constitue un réseau interne, et s’appuie sur les protocoles TCP/IP. Chaque utilisateur accède, de manière personnalisée ou non, aux informations et applications dont il a besoin et dont l’entreprise dispose. Ceci peut se limiter à la messagerie, à des informations d’entreprises, à des documents.

L’Extranet est la même configuration, mais extrene à l’entreprise. On pourarit dire que l’Extranet est une version et/ou une constitution de plusieurs Intranets auxquels des utilisateurs externes sont autorisés à se connecter. Il s’agit généralement de lier plusieurs sites appartenant à l’entreprise, ou de relier l’entreprise à ses partenaires ou clients privilégiés.

Exemple d’interface :

 

Les besoins des PME/PMI

La société ooPartners a identifié, dans son activité de conseil, des besoins innovants et a souhaité travailler sur une version opérationnelle traitant de ces différents aspects :

– Management des connaissances internes (Knowledge Management)
– Management du système documentaire
– Management des processus
– Capitalisation des connaissances et des expériences
– Veille stratégique et concurrentielle
– Management des projets, du système documentaire d’une filière

C’est donc à partir de ces besoins et difficultés que nous avons élaboré notre solution, tout en intégrant des fonctionnalités innovantes et opérationnelles.

Les fonctionnalités

Notre objectif est de vous permettre d’intégrer de manière itérative l’ensemble d’une solution adaptée à votre environnement :

– La gestion des moyens de l’entreprise
– La gestion des contacts de l’entreprise et des contacts personnels
– La gestion documentaire, les techniques de veille
– La gestion des projets et le suivi de tâches
– La gestion des tâches et des processus
– L’intégration d’un outil de formalisation des processus
– L’espace entreprise (trombinoscope, tableaux de bord, indicateurs, …)
– La messagerie
– Un accès aux agendas partagés
– Un outil de gestion des CV
– Un espace personnel
– Les mémos

Les gains que l’on peut attendre

Ces techniques font appel à celles de la veille, de la gestion de projet, de l’organisation et du Knowledge Management. Comme on va le voir à suivre, les gains peuvent être multiples :

– Gain en temps de recherche (10%)
– Gain en efficacité de travail (10% à 20%)
– Gain en terme d’efficience commerciale (10%)

Globalement, en en étant minimaliste, on peut estimer le gain d’un système complet et adapté à 1 heure par semaine pour 20% de la masse salariale. Soit une économie globale de 20.000 euros / an pour une entreprise de 100 personnes…

Avantages et gains

Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.

Diminution du temps de recherche

Une information bien structurée, organisée et mise à disposition d’un groupe d’individus permet de limiter les temps de recherche et ainsi d’optimiser l’organisation interne.

Temps gagné par semaine et par individu  : 30 minutes
Part des salariés concernés par ce gain : 20 %
Base 100 personnes : 520 heures
Quantification : 14.000 euros

Capitalisation et développement de la connaissance interne

Une information qui s’étoffe de manière itérative (au fur et à mesure du temps) par des individus ayant des compétences complémentaire est une véritable ressource essentielle de dynamisation de l’entreprise.

Temps gagné par semaine et par individu: 30 minutes
Part des salariés concernés par ce gain : 10 %
Base 100 personnes : 260 heures
Quantification : 7.000 euros

Optimisation de la démarche commerciale

Une information commerciale structurée et qui s’appuie sur un suivi opérationnel des contacts est force d’amélioration sensible des

Optimisation de la force commerciale : 10%
Base de Marge brute entreprise : 5 Meuros
Surplus de MB : 500.000 euros
%age de marge nette : 10%
Quantification : 50.000 euros

Le constat

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés à leur environnement sont aujourd’hui peu nombreuses.

Que va vous apporter un Intranet ?

L’Intranet se destine aux collaborateurs de l’entreprise. Il a pour objectif principale d’améliorer la fluidité de l’information interne. Il a pour objectif complémentaire de rationaliser et d’améliorer toute production intellectuelle de l’entreprise. Quelques exemples :

– les équipes de design
– les équipes de recherche et développement
– les équipes projet transversales
– les planning et suivi de projet équipes d’informaticiens
– les équipes de veille et de marketing
– la gestion documentaire d’une société d’ingénierie ou bureau d’étude
– les équipes d’assistance ou de maintenance
– les travaux stratégiques
– les services hot-line de société
– …

 

– Il faut également prendre en compte les difficultés que l’utilisateur rencontre dans son travail quotidien face à l’outil informatique.
– Quelles sont les manipulations qui lui posent problème ?
– Quelle difficulté d’accès à l’information rencontre il ?
– Existe t il une base d’expérience, les personnes rencontrent elles souvent les mêmes problèmes
– Est il possible de chiffrer le temps perdu chaque semaine en recherche, absence de réponse, absence,…
– Lui arrive-t-il de ne pas trouver ce qu’il cherche parmi les ressources disponibles dans l’enteprise ?
– L’entreprise est elle gérée par processus? Ceux ci sont ils bien compris par l’ensemble des collaborateurs?
– Cette situation peut elle évoluer avec l’Intranet et les procédures nouvelles qui l’accompagneront ?
– …

Enfin, un Intranet implique des employés "consommateurs" (de ressources), et d’autres "producteurs" (de contenu).

Une véritable gestion du changement

Savoir mettre en oeuvre un Intranet consiste donc à savoir répondre à ces questions et détermine la politique de conduite du changement à adopter.

Quelles sont les évolutions passées et futures de l’Intranet ?

Savoir mettre en oeuvre un Intranet consiste donc à savoir répondre à ces questions et détermine la politique de conduite du changement à adopter.aOn peut distinguer trois générations d’Intranet, la première ayant émergé au milieu des années 1990, la seconde correspondant – en moyenne – aux Intranets actuels des (grandes) entreprises, et la troisième prenant corps dans (vraisemblablement) un ou deux ans. L’évolution de l’Intranet se traduit à la fois par plus de personnalisation et par un plus haut degré d’intégration.

L’Intranet de publication est la version la plus ancienne et donc la moins sophistiquée. Née avant l’an 2000, elle consistait globalement en une transition de l’information d’un support papier vers un support électronique. L’approche était plutôt horizontale, et les applications peu stratégiques.

Aujourd’hui, on se situe au stade de l’Intranet applicatif. Les applications, y compris les applications stratégiques, sont de plus en plus présentes sur le Web. On utilise des portails pour y accéder. L’approche est plus départementale.

L’Intranet du futur est qualifié par les analystes de Benchmark Group d’environnemental. Il est pleinement considéré comme une solution de productivité généralisée à l’ensemble des employés. On y favorise le point d’entrée unique vers le système d’information, tout en personnalisant l’environnement de travail, comme sur le nouveau portail de Beghin Say, par exemple. On passe aux applications collaboratives (notamment les espaces de réunion virtuels). On ouvre l’accès aux réseaux distants, donc cela nécessite des garanties de sécurité fortes.

Quels types d’Intranet sont implantés dans les entreprises ?

La gestion des connaissances (Knowledge Management, KM) est, de par sa nature même, une des principales finalités de l’implémentation de services Intranet / Extranet. Si certaines entreprises cherchent à rationaliser leurs bases documentaires en les unifiant, la plupart multiplie les bases en fonction des projets. C’est pourquoi le chantier du KM reste prioritaire devant celui du collaboratif ou même de l’intégration, et même quand il ne l’est pas, reste indispensable: chez Vivendi Universal Publishing, par exemple, un Intranet de publication servant d’outil de KM est prévu pour donner un coup de pouce à la récente initiative de portail collaboratif…

Par ailleurs, dans les grandes entreprises françaises, les grands axes d’intégration concernent en priorité les bases de données existantes, puis les applications client-serveur. Cela participe du phénomène de "webisation des systèmes d’informations", avec un navigateur en tant que client universel. Les ERP ont par exemple suivi ce mouvement en se dotant de volets web intégrables aux Intranets.

Ressources humaines, département Finances, Achats (via des systèmes d’e-Procurement notamment), se dotent d’applications métier dans le cadre d’un Intranet ou d’un Extranet. L’Informatique n’est généralement pas en reste, bien entendu.

Origine de notre réflexion

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés sont aujourd’hui peu adaptées au monde des PME/PMI.

La société ooPartners solutions a identifié, dans son activité d’étude et de conseil (plus de 50 dirigeants d’entreprises entre 50 et 500 personnes interrogées sur le Grand Ouest), des besoins innovants et a souhaité proposer une version opérationnelle traitant de ces différentes nécessités :

Capitalisation des connaissances et des expériences

Knowledge Management (KM)

– stratégie
– Management du système documentaire
– iso 9001 version 2000

Management des processus

– méthode ABC/ABM
– indicateurs et tableaux de bord
– iso 9001 version 2000

Veille stratégique et concurrentielle

– avantage concurrentiel
– Management des projets
– optimisation et capitalisation des ressources humaines

Objectifs de l’Intranet ooPartners

L’objectif est donc de proposer une plate-forme évolutive d’outils permettant d’optimiser et de rationaliser l’organisation des PME/PMI. Les enjeux sont donc :

– de pouvoir améliorer le stockage et l’échange d’informations,
– dans un souci de simplicité et de lisibilité,
– à un prix abordable (version de base à 10.000 euros)
– et permettre ainsi aux PME/PMI d’intégrer une démarche itérative d’Intranet

Domaines d’intervention : veille, flux, processus, km, intelligence économique, méthode projet, work flow

Quelles technologies composent l’outil Intranet ?

Un projet d’Intranet est un projet stratégique d’entreprise. Il ne s’agit pas ici d’intégrer des outils informatiques classiques. Il s’agit au contraire de développer des démarches de partage d’informations. Quand on sait que l’information est souvent source de pouvoir…

De nombreux aspects technologiques rentrent en compte dans un tel projet: nous citons cinq des principaux enjeux techniques et logiciels dans ce qui suit.

Les serveurs d’application.

Leur rôle est prépondérant dans une architecture e-Business – ils jouent le rôle de "constructeurs d’application" à partir de composants hétérogènes – même si leur mise en place constitue généralement un projet important. IBM Websphere et BEA Weblogic viennent immédiatement à l’esprit. Citons également Oracle, iPlanet ou les serveurs d’application libres.

Les EAI (Intégration des Applications d’Entreprise).

Ces solutions sont essentielles pour un Intranet applicatif tirant véritablement parti de flux inter-applicatifs (et donc de processus métier complexes). L’offre de WebMethods (Integration Platform) est particulièrement bien positionnée sur le marché.

Les langages XML (eXtended Markup Language) et Java.

XML s’impose de plus en plus comme le langage standard pour la structuration de contenu. Néanmoins, sa (relative) jeunesse et paradoxalement sa souplesse (multiplicité de vocabulaires métier) freinent sa progression dans les entreprises. Le langage Java de Sun est quant à lui de plus en plus présent dans les entreprises, notamment par l’intermédiaire de J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition). Quand la technologie Java est utilisée, elle l’est généralement pour l’ensemble des développements Intranet, car elle est jugée très fiable.

Les Web Services.

L’objectif principal de cette très récente technologie est l’interopérabilité des applications. La technologie n’est pas encore assez connue et maîtrisée pour que les entreprises s’y lancent à corps perdu, mais suscite une importante curiosité. L’intérêt des Web Services (qui reviennent à la problématique de l’intégration XML) est particulièrement flagrant dans le cadre d’échanges B2B via un Extranet. Leur utilisation dans ce sens est pourtant encore marginale.

Comment prévoir les retombées de l’Intranet ?

Si techniquement, la mise au point d’un Intranet peut s’avérer relativement simple, il peut être difficile de mesurer le retour sur investissements (ROI) si les enjeux et besoins réels ont mal été définis.

En effet, l’Intranet – quand l’entreprise a su en assurer la promotion en interne (par des opérations de communication, une newsletter ou autre système allant au devant de l’utilisateur pour lui rappeler l’existence et l’utilité de l’outil Intranet) – change la manière de travailler de tous ses utilisateurs.

Comment mesurer financièrement ce changement ? Il est toutefois possible de comparer les coûts de l’ancienne et de la nouvelle architecture informatique. Par ailleurs, pour se faire une idée fidèle de ce que sera l’Intranet dans son entreprise, il est possible de faire des tests sur une population représentative de l’entreprise.

Conclusions

L’Intranet est une véritable révolution pour l’entreprise du 21ème siècle. Il va permettre d’envisager les échanges et relations entre partenaire de manière radicalement différente. Les entreprises qui auront réussi à gérer et à anticiper ce virage auront assuré un avantage concurrentiel déterminant.

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DOSSIER – La charte graphique d’un site WEB

Pour créer un site web, il faut tenir compte de nombreux éléments, notamment dans la charte graphique. Celle-ci, très importante doit contenir certains éléments indispensables.

Une partie sur la navigation et l’ergonomie du site

Définition du type de navigation utilisée dans le site. Rappel sur l’usage des cadres (frames) :

Aujourd’hui, l’usage des cadres ne pose plus de problèmes au niveau des navigateurs. Par contre, persiste le problème de référencement dans les moteurs de recherche des sites multi-cadres. Attention de ne pas créer une navigation trop compliquée pour permettre l’accès facile à tous les internautes, même aux novices. L’information doit être accessible pour la personne en moins de trois clics.

Une partie sur les choix techniques

Vous devez expliquer le choix des solutions techniques retenues pour les développeurs des pages web (Utilisation de Flash, shockwave ; java ; javascript).

Explication du choix des formats d’images (Jpeg, GIF). Les choix techniques dépendent souvent aussi de la cible visée : exemple : pour une « clientèle » assez jeune, on privilégiera des techniques surtout visuelles et donc attractives afin que la recherche d’informations sur le site se révèle être plus un plaisir qu’une contrainte.

La partie principale sur la charte graphique

Le choix des polices en harmonie avec le choix des couleurs. Le choix des formes (agressives ou formes élaborée). Le choix de l’image d’arrière plan ou de la couleur d’arrière plan (Utilisation des couleurs pastels ou vives…). Attention à ne pas altérer le visuel des images et photos avec une couleur trop vive ou pas assez visible.
Pour plus d’information sur ces sujets, contactez nous : contact@oopartners.com

Pour aller plus loin

Nous pouvons sur simple demande présenter des exemples concrets de réalisation de cette approche, tant dans des structures industrielles, commerciales, ou de service. Nous organisons également des sessions d’une journée permettant de découvrir les apports de ces méthodologies à des organisations spécifiques.

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Critères d’évaluation d’une politique sociale par vos collaborateurs !

Lors d’une conférence il y a quelques mois, j’évoquais la possibilité pour bientôt, et pour tout un chacun, d’évaluer son entreprise de manière totalement anonyme …. Et bien comme tout va très vite en ce moment … c’est déjà fait !

Objet de l’évaluation

L’objectif est de se baser sur dux critères organisés autour de 4 thèmes :
– La politique salariale de votre entreprise 
– La gestion du temps de travail dans votre entreprise
– La Gestion des ressources humaines
– Conditions de travail / Management

Méthode et critique

Le prinipe est intéressant. Il peut d’ailleurs etre réalisé en interne à titre d’étude. Ce qui est beaucoup plus génant c’est que cette évaluation est disponible en ligne

sur le site: http://www.meteosociale.com/ et est totalementanonyme.

Elle laisse donc la place à n’importe quelle rumeur ou mauvaises intention!

Les dix critères

Chaque critère est évalué de 0 à 5. Comme c’est totalement anonyme, il n’est pas exclu que le dirigeant note aussi sa boite … de manière totalement partiale bien entendu!

Compléments

Je pense qu’il est intéressant de faire une veille régulière sur ce type de site (1 fois par trimestre). Les autres informations sur l’entreprise étant erronées (j’ai fait le test pour 3 de mes clients) je vous invite à rectifier les données qui vous concernent.


Christian Caoudal – ooPartners solutions –
Aller plus loin- http://www.ajila-conseil.com

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DOSSIER : Pourquoi mettre en oeuvre un Intranet

Un Intranet est une formidable source d’optimisation des ressources et des flux de votre organisation.
Il a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants). Un Intranet utilise donc les technologies du web pour faciliter ces échanges. Il peut ainsi devenir, s’il est bien conçu, l’autoroute privilégiée de l’information de l’entreprise.

Un retour sur investissement de 6 mois

Globalement, une structure de 100 personnes peut attendre un retour financier annuel de 70.000 euros en marge nette, soit un retour sur investissement en moins de 6 mois.

Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.

– Diminution du temps de recherche
Une information bien structurée, organisée et mise à disposition d’un groupe d’individus permet de limiter les temps de recherche et ainsi d’optimiser l’organisation interne.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

20 %

Base 100 personnes

520 heures

Quantification

14.000 euros

– Capitalisation et développement de la connaissance interne
Une information qui s’étoffe de manière itérative (au fur et à mesure du temps) par des individus ayant des compétences complémentaire est une véritable ressource essentielle de dynamisation de l’entreprise.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

10 %

Base 100 personnes

260 heures

Quantification

7.000 euros

– Optimisation de la démarche commerciale

Optimisation de la force commerciale

10%

Base de Marge brute entreprise

5 Meuros

Surplus de MB

500.000 euros

%age de marge nette

10%

Quantification

50.000 euros

Les besoins des PME/PMI

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés à leur environnement sont aujourd’hui peu nombreuses.

La société ooPartners a identifié, dans son activité de conseil, des besoins innovants et a souhaité travailler sur une version opérationnelle traitant de ces différents aspects :
– Management des connaissances internes (Knowledge Management)
– Management du système documentaire
– Management des processus
– Capitalisation des connaissances et des expériences
– Veille stratégique et concurrentielle
– Management des projets, du système documentaire d’une filière

C’est donc à partir de ces besoins et difficultés que nous avons élaboré notre solution, tout en intégrant des fonctionnalités innovantes et opérationnelles.

Les fonctionnalités

Notre objectif est de vous permettre d’intégrer de manière itérative l’ensemble d’une solution adaptée à votre environnement :

Les fonctionnalités innovantes
– La gestion des moyens de l’entreprise
– La gestion des contacts de l’entreprise et des contacts personnels
– La gestion documentaire, les techniques de veille
– La gestion des projets et le suivi de tâches
– L’intégration d’un outil de formalisation des processus
– L’espace entreprise (trombinoscope, tableaux de bord, indicateurs, …)

Les fonctionnalités classiques
– La messagerie
– Un accès aux agendas partagés
– Un outil de gestion des CV
– Un espace personnel
– Les mémos

La force de notre solution

La force de notre solution
– adaptée à vos besoins
– simple à mettre en œuvre
– retour sur investissement rapide
– technologies propriétaires –> indépendance

Pour définir votre besoin

Nous vous proposons un audit de votre système d’informations (rendez-vous de 2 heures) :
– Nous analysons l’existant
– Nous mettons en place ensemble le plan d’action spécifique
– Nous vous expliquons les aides auxquelles vous avez droit
– Nous vous proposons des solutions techniques

N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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GESTION DES ACTIONS / RÉACTIONS STRATÉGIQUES & INNOVATION

Salma BORCHANI nous propose d’étudier ici le cas des enterprises tunisiennes leader dans le secteur TEXTILE / HABILLEMENT dans leur approche stratégique dans un contexte d’innovation

Quelques mots sur l’auteur de cet article

Cet article nous a été proposé par  
Salma BORCHANI – Doctorante
Université Paris 12 –France-
École Supérieure de Commerce de Sfa
BP. 1081 Sfax -Tunisie
E-Mail : salmaborchani@yahoo.fr

Résumé

L’essai exploratoire que nous avons entrepris au niveau théorique sur les courants de la dynamique concurrentielle et de l’évolutionnisme nous a permis d’identifier le processus d’évolution des comportements stratégiques des firmes aboutissant à l’innovation. 

L’examen de ce processus d’évolution a été effectué à travers une étude empirique exploratoire auprès quatre firmes tunisiennes leaders appartenant au secteur Textile-Habillement. Les résultats obtenus indiquent que les entreprises ont tendance à répéter des actions dans le domaine de l’innovation mêmes si elles ne réalisent pas toujours les performances escomptées parce que ce type d’action constitue un facteur clés de succès du secteur T-H. Cette répétition leur permet d’assimiler au mieux les méthodes de recherche pour aboutir à l’innovation et aux résultats escomptés. 

L’enquête révèle aussi que la reproduction des actions d’exploitation des ressources à travers les mouvements du personnel entre firmes est souvent l’affaire des entreprises de création récente qui cherchent à économiser les coûts de recherche. Cette reproduction qui peut n’avoir qu’un effet immédiat, peut donner lieu à une maîtrise des ressources dans la durée par les concurrents.

Accéder à l’étude complete

Pour obtenir le détail de cette étude, il vous suffit de cliquer sur le lien ci après

http://www.toutpourmanager.com/dossiers/Salma_article_071.pdf

Si vous utilisez cette étude, pensez à envoyer un petit mot de remerciement à Salma BORCHANI salmaborchani@yahoo.fr.

Quelques mots clé

Concurrence, actions / réactions stratégiques, apprentissage, tunisie, textile, innovation, habillement.