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Comprendre les typologies de sociétés informatiques

Une société informatique peut réaliser principalement 6 types de prestations :
– du développement à façon (développeur)
– un travail de développement pour édition de progiciel (éditeur)
– de l’installation matériel (PC, réseaux, serveurs, imprimantes)
– de l’intégration (intégrateur)
– de la formation informatique
– de l’assistance de niveau 1 (installation PC et imprimante, vente logiciel, formation bureautique)

La 6ème prestation étant légion et ne demandant pas de compétences très complexes, elle est relativement simple à identifier.

Différentes typologies

Développement à façon
– développement d’application de gestion pour PC ou gros systèmes (as400)
– développement de site web
– développement d’intranet
– développement d’extranet

Développement de progiciel pour édition
– développement de progiciel qui sera maintenu et aélioré
– une société peut développer plusieurs logiciels

Installation matérielle et réseau
– choix de la configuration et vente de matériel
– câblage
– installation
– formation administration réseau

Intégration
– analyse d’un système existant
– formalisation des besoins
– choix et installation des solutions adaptées
– développements spécifiques s’il y a lieu
– travail de maître d’oeuvre : il assemble des éléments différentes pour en faire un ensemble cohérent

Formation
– soit au progiciel
– soit au réseau
– soit à la maintenance de parc informatique
– soit au développement et à la programmation

Compléments et difficultés

La difficulté est que certaines SSII réalisent plusieurs prestations à la fois. Certaines sociétés développement des progiciels, d’autre pas. L’objectif est donc de décrire plus précisément leur type d’intervention afin de permettre au décideur de choisir plus librement et rapidement un interlocuteur.

On a donc 2 notions bien distinctes en présence : la société et le progiciel. La société informatique représente l’ensemble des compétences mises en oeuvre pour réaliser un produit informatique. Le progiciel est le produit informatique final qui sera diffusé en masse.

Exemple : le progiciel word ou access est diffusé par Microsoft

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Dossier : Le cahier des charges de progiciel

Lors de la révision de son système d’information, le décideur ou le responsable de ce projet est amené à se poser plusieurs question :
– Comment gérer ce projet
– Quelle démarche adopter
– Comment analyser et construire un cahier des charges de progiciel

Précisions

Les deux premiers points sont traités ailleurs dans la base documentaire. Nous vous proposons ici quelques éléments sur ce cahier des charges.

Au delà de l’information et de la connaissance sur les éléments de la démarche, nous vous invitons à prendre contact avec nous ou avec un de nos partenaire pour préciser certains points qui ne sont pas traités ici.

Généralités

Outre le contenu et la structure de ce cahier des charges, l’objectif final est de pouvoir choisir (et donc comparer) des progiciels entre eux sur des critères objectifs.

Ce document est donc un outil de communication, un trait d’union entre l’éditeur (société qui fabrique et commercialise le progiciel) et la société qui souhaite s’en équiper.

Structure

Comme tout document de communication et d’échange, il doit répondre à des règles simples :
– clair, aéré et lisible
– synthétique, rapide à analyser
– compréhensible par le groupe projet

Il doit indiquer l’objectif global, les délais de réalisation, l’environnement technique (réseau, mini, …) existant ou souhaité.

Il doit enfin faciliter l’analyse à posteriori.

Quelques fonctionnalités

Il est impossible de proposer un cahier des charges qui soit opérationnel pour toutes les situations. Par contre, certains éléments clé, certains domaines fonctionnes doivent apparaître. Nous vous proposons ici certains de ces éléments. Nous sommes à votre disposition pour vous fournir tout compléments et vous conseiller dans votre démarche.

Si un des points à suivre n’est pas envisagé, cela ne veut pas dire que l’outil n’est pas adapté. Par contre, il s’agit simplement d’en être conscient.
– La gestion financière
– La comptabilité générale
– Le suivi clients
– Le suivi fournisseurs
– La comptabilité analytique et budgétaire
– La gestion des immobilisations
– Le suivi de production
– La planification
– Le suivi des impayés
– La gestion des ressources humaines (paie et GRH)
– Le suivi d’activités
– La gestion commerciale
– Les achats
– Le contrôle de gestion
– Le suivi logistique
– L’analyse statistique

Compléments

Avant de démarre la rédaction d’un cahier des charges, il convient de bien s’imprégner des notions et des éléments de la démarche.

Cet outil étant l’ossature du projet, il est INDISPENSABLE d’y consacrer le temps qu’il faut. Le choix du progiciel s’en trouvera facilité et simplifié.

C’est un travail difficile, essentiel. Notre expérience et notre réseau de compétences peuvent vous aider dans cette démarche.

Nous sommes à votre disposition pour tout complément sur le sujet, et pour vous apporter les précisions que vous souhaiteriez (02 99 55 15 03).

Pour plus d’information sur ces sujets, contactez nous : contact@oopartners.com

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DOSSIER : Pourquoi mettre en oeuvre un Intranet

Un Intranet est une formidable source d’optimisation des ressources et des flux de votre organisation.
Il a pour objectif d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs géographiquement distants. Cet éloignement peut être limité (bureaux éloignés) ou illimité (pays distants). Un Intranet utilise donc les technologies du web pour faciliter ces échanges. Il peut ainsi devenir, s’il est bien conçu, l’autoroute privilégiée de l’information de l’entreprise.

Un retour sur investissement de 6 mois

Globalement, une structure de 100 personnes peut attendre un retour financier annuel de 70.000 euros en marge nette, soit un retour sur investissement en moins de 6 mois.

Un Intranet adapté à votre structure va vous permettre de fluidifier les flux logiques et physiques et ainsi d’améliorer le fonctionnement de votre organisation.

– Diminution du temps de recherche
Une information bien structurée, organisée et mise à disposition d’un groupe d’individus permet de limiter les temps de recherche et ainsi d’optimiser l’organisation interne.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

20 %

Base 100 personnes

520 heures

Quantification

14.000 euros

– Capitalisation et développement de la connaissance interne
Une information qui s’étoffe de manière itérative (au fur et à mesure du temps) par des individus ayant des compétences complémentaire est une véritable ressource essentielle de dynamisation de l’entreprise.

Temps gagné par semaine et par individu

30 minutes

Part des salariés concernés par ce gain

10 %

Base 100 personnes

260 heures

Quantification

7.000 euros

– Optimisation de la démarche commerciale

Optimisation de la force commerciale

10%

Base de Marge brute entreprise

5 Meuros

Surplus de MB

500.000 euros

%age de marge nette

10%

Quantification

50.000 euros

Les besoins des PME/PMI

Les solutions permettant de rationaliser les flux logiques (informations, documentations, actions) en développant des pratiques innovantes de gestion de l’information qui intègrent des démarches et des outils opérationnels et adaptés à leur environnement sont aujourd’hui peu nombreuses.

La société ooPartners a identifié, dans son activité de conseil, des besoins innovants et a souhaité travailler sur une version opérationnelle traitant de ces différents aspects :
– Management des connaissances internes (Knowledge Management)
– Management du système documentaire
– Management des processus
– Capitalisation des connaissances et des expériences
– Veille stratégique et concurrentielle
– Management des projets, du système documentaire d’une filière

C’est donc à partir de ces besoins et difficultés que nous avons élaboré notre solution, tout en intégrant des fonctionnalités innovantes et opérationnelles.

Les fonctionnalités

Notre objectif est de vous permettre d’intégrer de manière itérative l’ensemble d’une solution adaptée à votre environnement :

Les fonctionnalités innovantes
– La gestion des moyens de l’entreprise
– La gestion des contacts de l’entreprise et des contacts personnels
– La gestion documentaire, les techniques de veille
– La gestion des projets et le suivi de tâches
– L’intégration d’un outil de formalisation des processus
– L’espace entreprise (trombinoscope, tableaux de bord, indicateurs, …)

Les fonctionnalités classiques
– La messagerie
– Un accès aux agendas partagés
– Un outil de gestion des CV
– Un espace personnel
– Les mémos

La force de notre solution

La force de notre solution
– adaptée à vos besoins
– simple à mettre en œuvre
– retour sur investissement rapide
– technologies propriétaires –> indépendance

Pour définir votre besoin

Nous vous proposons un audit de votre système d’informations (rendez-vous de 2 heures) :
– Nous analysons l’existant
– Nous mettons en place ensemble le plan d’action spécifique
– Nous vous expliquons les aides auxquelles vous avez droit
– Nous vous proposons des solutions techniques

N’hésitez pas à prendre contact avec nous !

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DOSSIER : Réaliser un cahier des charges pour une solution logicielle

« Un cahier des charges est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’oeuvre par le maître d’ouvrage. Il s’agit donc d’un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d’oeuvre doit répondre. » (source commentcamarche.net)

Un cahier des charges est un document contractuel qui permet aux différentes parties de se mettre d’accord quant à l’outil à réaliser. On distingue le cahier des charge fonctionnel (ce que l’outil doit faire) et le cahier des charges technique (comment l’outil doit être réalisé)

Dans la vraie vie, çà se passe comment ? 

Le maitre d’oeuvre identifie son besoin et rassemble l’ensemble des éléments dont il a besoin pour identifier le bon intervenant (appel d’offre, gré à gré, etc). Le maitre d’oeuvre attend les offres commerciales et techniques en retour. Il sélectionne l’équipe qui répond le mieux au besoin et entame une phase de spécification (technique par exemple pour une société d’informatique).

Consultant fonctionnel, un vrai métier !

Afin d’éviter les écueils, il est important de bien différencier les rôles de chacun des intervenants. Le chef de projet n’est pas un consultant fonctionnel, le développeur n’est pas un architecte, le commercial n’est pas le patron etc. Pour réaliser votre cahier des charges fonctionnel pensez à bien identifier le profil qui vous permettra de mener à bien votre entreprise. Cette étape de spécification est essentielle, surtout ne l’oubliez pas !

Quelques  éléments à ne pas oublier dans votre cahier des charges

Certains de ces éléments devront apparaître dans votre cahier des charges :

cahier des charges

Du fonctionnel au technique

Un bon cahier des charges est la base de la réussite de tout projet. Il vous permet de prendre des décisions. Le cahier des charges fonctionnel donne lieu à la rédaction du cahier des charges technique qui permettra au maître d’oeuvre de :
– évaluer la faisabilité technique et économique de la solution proposée,
– de définir les ressources dont il aura besoin,
– de définir les plannings de réalisation,
– d’établir la charte graphique de son outil et de proposer des règles ergonomiques (navigation etc.)
– etc.

S’ensuivront les différentes phases du développement du projet : Le développement d’un pilote, sa validation, le développement, la rédaction des documents associés (manuel utilisateur), les tests, la validation, la recette, les formations, etc.

Quelques règles de base pour assurer la qualité de votre projet

Les exigences de l’utilisateur final doivent être données par écrit, chaque exigence ayant une réponse dans les spécifications techniques :
– Laissez à disposition les spécifications techniques et leurs amendements successifs,
– Définissez les méthodes pour évaluer les livraisons (cahier de test etc.)
– Prévoyez une marge d’erreur dans vos estimations,
– Suivez les tâches/votre planning dans le temps, respectez au mieux les jalons.
– Partagez vos pratiques de gestion de projet
– Favorisez la communication entre les différents acteurs.

N’oubliez pas … 

– De valider votre enveloppe budgétaire avant le démarrage du projet
– Que de fonctionner en mode agile (démarche itérative) a parfois du bon, mais qu’il faut rester rigoureux
– De faire la différence entre les besoins nécessaires et les besoins de confort (ou accessoires).

Pour aller plus loin 

>> Sur le blog TPM : Introduction à la Gestion de projet
>> Sur le blog intra’know : Trois choses à savoir lorsqu’on se sert d’un outil de gestion de portefeuille projet 

TPM : Qui sommes-nous ?

Les rédacteurs de ce blog sont des consultants et des ingénieurs issus du monde l’entreprise, portés par une vision de l’excellence opérationnelle où la dynamique humaine, le partage de méthodes et l’apport des technologies numériques ont une valeur égale.

Notre valeur ajoutée consiste à stimuler les organisations (entreprises privées ou publiques) en axant principalement nos efforts sur les activités transverses car c’est là qu’il y a, pour nous, un véritable gisement en termes de gain de productivité. »

Cliquez sur ce lien pour nous contacter

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Les 7 étapes clé pour réussir un projet

Un projet est la mise en action rigoureuse de 7 étapes clés.
1- La préparation du projet et l’élaboration d’un dossier de cadrage
2- La sélection des compétences pour réaliser le projet
3- La sélection et la mise en place d’outils qui vont me permettre de collaborer avec mon équipe
4- La définition d’un plan d’action
5- Le pilotage du projet
6- La capitalisation (retour d’expérience, valorisation des connaissances, apprentissage commun etc.)
7- La valorisation de l’équipe

1- Le dossier de cadrage

Idéalement, un projet doit démarrer par une « lettre de mission » correctement formalisée. Force est de constater que ce document est souvent absent ! Il est donc fortement recommandé de structurer un dossier de cadrage en se posant toutes les bonnes questions pour savoir quel(le)s sont :

– Les enjeux
– Les objectifs
– Les indicateurs
– Les opportunités
– Les moyens
– Les rôles
– Les responsabilités
– Les clients internes / externes
– Les compétences à mettre en œuvre

2- Les compétences

Une fois le dossier de cadrage précisé il est indispensable de qualifier les compétences à mettre en œuvre pour constituer l’équipe projet. Attention à ne pas « manquer le coche » et oublier une compétence nécessaire au bon déroulement du projet (et çà arrive souvent !). N’oublier pas qu’une compétence, c’est aussi un homme i.e. quelqu’un avec qui il va falloir travailler tant dans les bons moments que dans les plus pénibles.

3- Les outils 

Travailler efficacement en équipe projet signifie avoir préalablement défini les outils, les méthodes et l’environnement collaboratif adéquat.

Cela permet en effet de pouvoir gagner en efficacité au niveau de la planification, de la communication de la traçabilité et de la capitalisation des connaissances. Vous n’allez pas  perdre de temps à savoir où se trouve l’info ! Bref, on sait à tout moment qui doit faire quoi pour quand … et c’est bien pratique !

4- La définition du plan d’action

A cette étape vous devez être capable de définir le plan d’actions, le budget associé, les objectifs, les coûts internes et externes du projet. Une traçabilité rigoureuse des actions permettra de pouvoir faire un point rapide à à tout moment et aussi de pouvoir expliquer les écarts à postériori .. surtout pour les projets qui durent plus de 3/6 mois !

5- La pilotage du projet

Prenez soin de régulièrement partager vos objectifs et l’état des réalisations avec votre équipe et vos clients. N’oubliez pas la cible ! Il est fréquent de voir qu’au sein d’une même équipe, les choses peuvent être perçues de manières radicalement opposées. Il va vous falloir répéter. N’oubliez pas non plus le client, même si, parfois, certaines choses sont difficiles à dire.

6- La capitalisation

… Pour ne pas refaire les même erreurs ! Capitaliser c’est transformer le savoir en connaissance partageable ! N’hésitez pas à organiser une réunion bilan de 2 h avec l’équipe projet (les résultats / ce qui a marché / ce qui n’a pas marché) , afin d’en tirer des leçons pour le futur et de les capitaliser.

Cette action est presque systématiquement oubliée dans les entreprises. Et donc il n’est pas rare (70% des cas), de voir se répéter des erreurs déjà commises sur des projets similaires « je vous avais déjà dit ! Ca se passe toujours comme ça ».

Un manager de projet qui ne capitalise pas .. n’est pas un manager.

7- Valoriser le fuit de travail de l’équipe !

S’il est important de capitaliser, il est primordial de valoriser votre équipe. Il es bon de diffuser l’expérience et le savoir-faire résultant d’une réussite commune. Cela permet d’être disponible pour des actions ou des projets plus ambitieux et de montrer sa capacité à manager des projets avec efficacité !

>> Pour en savoir plus : intra’know comme outil de gestion de projet